應(yīng)用文是機(jī)關(guān)團(tuán)體、單位或個人在日常工作、學(xué)習(xí)、生活中用以處理事務(wù)、溝通關(guān)系的具有一定的慣用格式的文體。它強(qiáng)調(diào)處理事務(wù)、溝通關(guān)系方面的直接的實(shí)用價值，因而在寫作上有其特定的要求。應(yīng)用文寫作的基本要求，可以概括為“明確、完備、合式、得體”八個字。一、明確，是說行文的主旨要明確?！爸鳌笔腔?、中心；“旨”是主張、宗旨。應(yīng)用文的主旨，就是一篇應(yīng)用文在提出問題、分析問題、解決問題的過程中所表達(dá)出來的基本內(nèi)容與中心觀點(diǎn)，是作者具體的行文目的的體現(xiàn)。寫一篇應(yīng)用文，不但自己要明確行文的目的與中心，明確為什么要寫這一篇應(yīng)用文，主要反映什么內(nèi)容；而且要讓讀者能迅捷而準(zhǔn)確地明了你行文的意圖，了解你的觀點(diǎn)、要求，了解你提出的主要問題，了解該文所涉及的事務(wù)與關(guān)系。不能讓讀者在讀了你的來文后仍不明不白，無法了解問題的主次輕重，甚至對發(fā)文者的意圖、觀點(diǎn)產(chǎn)生誤解。例如某校團(tuán)委為組織登山比賽活動向黨委申請活動經(jīng)費(fèi)所寫的一份《關(guān)于組織登山比賽活動的請示》，文中詳細(xì)地說明了組織該項(xiàng)活動的目的、比賽的時間、地點(diǎn)、活動的具體內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)開支情況等，卻沒有明確提出“請予撥款”的要求，加上標(biāo)題又沒有明確反映出申請經(jīng)費(fèi)的意思，這就使收文者看不出發(fā)文者是在申請經(jīng)費(fèi)、要求撥款，而理解為發(fā)文者已有這筆經(jīng)費(fèi)，只是行文請求黨委批準(zhǔn)他們使用這筆經(jīng)費(fèi)組織一次登山比賽活動。像這樣的應(yīng)用文，其主旨就是不明確的。行文要實(shí)現(xiàn)主旨明確，首先要求作者對發(fā)文的目的、意圖有清醒的認(rèn)識；其次要求作者對行文的中心、，內(nèi)容的基本方面、問題的主次輕重做到心中有數(shù)；再次，要求作者在行文時還要做到“立主腦，去枝蔓”，在確定主旨、中心以后，應(yīng)緊緊圍繞中心、主旨來選擇有關(guān)的材料，組織有關(guān)的內(nèi)容。二、完備，是說內(nèi)容要素要齊全。所謂內(nèi)容要素，指的是一篇應(yīng)用文在處理事務(wù)、溝通關(guān)系上必不可少的內(nèi)容因素。應(yīng)用文寫作總是直接地與具體的事務(wù)相聯(lián)系的，旨在解決工作、學(xué)習(xí)或生活中的某些具體問題，最講究現(xiàn)實(shí)的效益。內(nèi)容要素完備這一要求，正是應(yīng)用文實(shí)用性這一特點(diǎn)所決定的?？匆黄獞?yīng)用文的內(nèi)容要素是否齊全完備，關(guān)鍵就看其能否滿足處理事務(wù)、溝通關(guān)系的實(shí)際需要。一篇應(yīng)用文之所以缺乏實(shí)用價值，一個很主要的原因就是內(nèi)容要素不完備。例如，某單位向當(dāng)?shù)厥凸菊埱笤鰮苁?，理由講了不少，可到底要求增撥多少石油卻只字未提，以致石油公司無法作出答復(fù)與安排。內(nèi)容要素不完備，有時還會造成主旨不明，從而影響應(yīng)用文的實(shí)用價值。如上面談到的那份“請示”，就是由于缺少了“請予撥款”這一項(xiàng)內(nèi)容以致收文者對發(fā)文者的發(fā)文意圖作了別解，使該請示失去了實(shí)用價值。不同的應(yīng)用文體有其不同的內(nèi)容要素。例如，計劃，其內(nèi)容要素是制定計劃的“目的”、“依據(jù)”（這兩點(diǎn)雖不一定要見諸書面，卻是制定計劃時不可不加考慮的內(nèi)容）、“任務(wù)要求”、“方法措施”、“進(jìn)程與時序”；而經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的內(nèi)容要素則為“總的工作成績”、具體的“做法”、“效果”及“經(jīng)驗(yàn)、體會”等；經(jīng)濟(jì)合同則有“標(biāo)的”、“數(shù)量與質(zhì)量”、“價款或酬金”、“履行的期限、地點(diǎn)和方式”、“違約責(zé)任”等主要條款。即使是同一文體的應(yīng)用文，因其處理的具體事務(wù)不同、寫作目的不同等原因，其內(nèi)容要素也會有所不同。就拿經(jīng)濟(jì)合同來說，其主要條款，除上述五條外，“法律規(guī)定的或按合同性質(zhì)必須具備的條款，以及當(dāng)事人一方要求必須規(guī)定的條款，也是經(jīng)濟(jì)合同的主要條款”（見《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》第二章第十二條）?？梢娪糜诓煌聞?wù)的經(jīng)濟(jì)合同會有不同的條款，甚至因當(dāng)事人不同，同類合同也會有不同的條款。這些不同的條款，也就是不同的經(jīng)濟(jì)合同各自應(yīng)具備的內(nèi)容要素。再拿調(diào)查報告來說。即使是反映同一調(diào)查對象的調(diào)查報告，因報告的目的不同，其內(nèi)容要素也會有所不同。例如《上海市街道集體企事業(yè)的調(diào)查》（載1979年2月8日《文匯報》）。其旨在幫助上海市街道集體企事業(yè)排除障礙、健康發(fā)展，因此報告的重點(diǎn)就放在這兩個方面：一是上海市街道集體企事業(yè)的作用和貢獻(xiàn)；二是上海市街道集體企事業(yè)在繼續(xù)發(fā)展方面存在的障礙。前者寫出了該調(diào)查對象繼續(xù)發(fā)展的必要性，后者則寫出如何扶持其發(fā)展。沒有前者，看不出調(diào)查對象有無繼續(xù)發(fā)展的必要，這就很難激發(fā)有關(guān)部門對幫助其發(fā)展的興趣和積極性；無后者則看不出該對象在繼續(xù)發(fā)展上還存在哪些障礙，有關(guān)部門就難以有的放矢地去解決問題以保證其健康發(fā)展?？梢娺@兩點(diǎn)都是這篇調(diào)查報告的內(nèi)容要素，缺一不可。假如這篇調(diào)查報告的目的是為了給其他城市的同類企業(yè)樹立樣板以指導(dǎo)它們多作貢獻(xiàn)、健康發(fā)展，那么該調(diào)查報告就應(yīng)著重反映上海市街道集體企事業(yè)如何開展工作、取得成績，如何健康發(fā)展等方面，從而使該調(diào)查對象工作上的成績、做法、效果、經(jīng)驗(yàn)、體會等項(xiàng)成為這篇調(diào)查報告的內(nèi)容要素。因此我們寫作應(yīng)用文，一定要從實(shí)際出發(fā)，考慮該篇應(yīng)用文有何非寫不可、必不可少的內(nèi)容，努力做到內(nèi)容要素齊全完備。三、合式，是要求符合所用應(yīng)用文體的程式性要求。程式性是應(yīng)用文的又一大特點(diǎn)，它主表表現(xiàn)為具有一定的慣用格式。這一點(diǎn)，法定的行政公文與電報表現(xiàn)得極為突出。拿公文來說，標(biāo)題、發(fā)文字號、主送及抄送抄報機(jī)關(guān)名稱、正文、附件標(biāo)注、發(fā)文時間、秘密等級、緩急程度等項(xiàng)的寫法及其書寫位置等都有特定的要求，甚至連文字的書寫排印、用紙的規(guī)格及裝訂等都有嚴(yán)格的規(guī)定。有些應(yīng)用文雖無明確規(guī)定其書面格式、書寫體例，但一般都有其較常用的結(jié)構(gòu)形式。如調(diào)查報告，其寫法雖比較靈活，無固定的書寫格式，但在寫作中卻常常采用“三部式”的結(jié)構(gòu)方式：前言部分概述有關(guān)的基本情況（反映基本情況的調(diào)查報告多寫關(guān)于調(diào)查活動方面的基本情況，如調(diào)查的時間、地點(diǎn)、范圍方式、基本過程；調(diào)查的對象、目的、項(xiàng)目、總的調(diào)查結(jié)論等?？偨Y(jié)典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報告則著重寫關(guān)于調(diào)查對象方面的基本情況，如調(diào)查對象的歷史、現(xiàn)狀、組織結(jié)構(gòu)、基本的工作及成績、總的經(jīng)驗(yàn)體會等）；主文部分則根據(jù)報告的目的寫出調(diào)查中形成的有關(guān)觀點(diǎn)及說明這些觀點(diǎn)的具體的調(diào)查材料；結(jié)語部分則對主文部分作必要的概括、總結(jié)或補(bǔ)充。就一般的文章寫作而言，格式大致包括以下三個方面的內(nèi)容（或者說主要反映在三個方面）：一是行款格式，主要指文字的書寫排印的規(guī)定；標(biāo)點(diǎn)符號的書寫規(guī)定；標(biāo)題、署名等位置的規(guī)定等等。二是內(nèi)容表達(dá)的書面形式，如分條列項(xiàng)式、篇段合一式、分部切塊式、表格式等等。三是正文的組織結(jié)構(gòu)方式，包括行文順序、開頭結(jié)尾的安排等等。再具體到應(yīng)用文的格式來說，則還有一個重要的方面，即“結(jié)構(gòu)要素”方面。所胃結(jié)構(gòu)要素，指的是構(gòu)成一種應(yīng)用文體的各個部分和項(xiàng)目（它不同于內(nèi)容要素。內(nèi)容要素是就正文部分的內(nèi)容來說的，而結(jié)構(gòu)要素則是對于全文的結(jié)構(gòu)來說的。相對于內(nèi)容要素來說，結(jié)構(gòu)要素具有一定的直觀性與外部性。一篇應(yīng)用文的內(nèi)容要素是否完備，往往一眼看不出來，必須結(jié)合處理事務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要，深入到文章的內(nèi)部，通過對正文的內(nèi)容作認(rèn)真分析后才能了解。而一篇應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)要素是否完備，則一般可以從文章的外部形式上把握，往往可以一目了然）。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)要素，可以分為“一般結(jié)構(gòu)要素”與“特殊結(jié)構(gòu)要素”兩類?！耙话憬Y(jié)構(gòu)要素”指的是一種應(yīng)用文體中的所有篇章都必須具備的。例如公文中的“標(biāo)題”、“發(fā)文字號”、“主送機(jī)關(guān)名稱”、“正文”、“印章”、“發(fā)文時間”等等，這是每一篇公文都要具備的部分。至于“特殊結(jié)構(gòu)要素”則不是一種應(yīng)用文體中的所有篇章都必須具備的，而只是其中某些或某一篇章為了滿足某種特殊的需要所特別具備的。仍以公文為例，除了上述那些“一般結(jié)構(gòu)要素”外，秘密公文要標(biāo)明秘密等級；緊急公文要標(biāo)明緩急程度；有附件的公文要在正文之后注明附件名稱與順序；上報國務(wù)院的公文應(yīng)注明簽發(fā)人；會議通過的文件要在標(biāo)題之下、正文之前注明會議名稱與通過日期。這秘密等級、緩急程度、附件標(biāo)注、簽發(fā)人姓名、會議名稱與通過日期等等，便是公文的“特殊結(jié)構(gòu)要素”。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)要素，有如一部機(jī)器的零部件。少了一個零部件往往會影響機(jī)器的組裝與正常運(yùn)轉(zhuǎn)。一篇應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)要素殘缺不全，也會影響到結(jié)構(gòu)的完整，影響到應(yīng)用文正常的處理，會損害其現(xiàn)實(shí)效用。可以說，結(jié)構(gòu)要素乃是應(yīng)用文格式的主要方面。對應(yīng)用文的“一定的慣用格式”，應(yīng)著重從上述這幾個方面去了解把握，以便使自己寫出的用文達(dá)到“合式”的要求。應(yīng)用文的程式性也是由應(yīng)用文的實(shí)用性所決定的。應(yīng)用文作為信息的載體，其程式性掌握利用得好，有利于迅捷、準(zhǔn)確地傳遞、接收與處理信息，有利于穩(wěn)妥、及時地處理事務(wù)、溝通關(guān)系。否則容易影響接收者對信息的處理、貯存，甚至貽誤大事。例如一大學(xué)生去信國外，因不懂該國書寫信封的習(xí)慣、體例，照我們的習(xí)慣去寫，結(jié)果信給退了回來。因此，我們不能把應(yīng)用文的程式性理解為純屬形式主義的東西、而無視應(yīng)用文寫作“合式”的要求。四、得體。所謂得體，就是得當(dāng)、恰當(dāng)。得體對于應(yīng)用文來說顯得十分重要，因其往往直接影響到應(yīng)用文處理事務(wù)、溝通關(guān)系的現(xiàn)實(shí)效益。得體的要求是多方面的。就應(yīng)用文寫作而言，主要反映在三個方面：一是文體的選用方面。不同的應(yīng)用文體有不同的功用，反映了不同的行文目的和要求，有的還反映了收發(fā)雙方之間不同的身份關(guān)系。這就有一個使用文體是否得當(dāng)?shù)膯栴}。例如向非上下隸屬關(guān)系的有關(guān)部門請求批準(zhǔn)，就應(yīng)用“函”而不能用“請示”，否則便是“搞錯對象”，很不得體。又如向上級匯報工作、反映情況、提出建議就應(yīng)用“報告”而不是“請示”。又如辦學(xué)招生可用“啟事”、“廣告”而不宜用“通告”。二是行文方面。這里主要指表達(dá)方式的運(yùn)用與篇章結(jié)構(gòu)的安排。前者指的是要根據(jù)文體的特點(diǎn)來正確運(yùn)用表達(dá)方式。例如“會議通知”，具有告知性、規(guī)定性。就表達(dá)方式而言，主要是運(yùn)用敘述、說明，而不用或少用抒情、描寫。后者指的是篇章結(jié)構(gòu)應(yīng)適應(yīng)文體的特點(diǎn)與要求。就拿開頭來說，應(yīng)用文旨在應(yīng)用，要求“易見事”，其開頭一般應(yīng)開門見山、開宗明義，而不宜搞“曲徑通幽”、“烘云托月”之類。其他如層次、段落的安排，結(jié)尾的處理等方面，不同的應(yīng)用文體都各有其習(xí)慣的做法。三是語言的運(yùn)用方面。這是應(yīng)用文寫作“得體”的主要方面。我們說應(yīng)用文寫作要得體，主要也就是說其語言的運(yùn)用要得體。下面就著重談?wù)勥@一方面的問題。我們認(rèn)為，應(yīng)用文語言要得體，主要是要注意以下幾點(diǎn)：1．要符合作者在社會關(guān)系中的地位。即敘事論理、遣詞造句時要注意一定的身份，要能正確體現(xiàn)出收發(fā)雙方之間一定的關(guān)系?！段男牡颀垺洝贩Q“禰衡代書，親疏得宜”。這“親疏得宜”就是指正確體現(xiàn)了收發(fā)雙方間一定的關(guān)系。如公文中的傳送用語：“上報”、“呈報”用于上行，“印發(fā)”、“頒發(fā)”用于下行。倘用錯了便不符合作者在社會關(guān)系中的特定位置?！段男牡颀垺匪^“若夫尊長差序，則肅以節(jié)文”不能僅僅視為維護(hù)封建等級觀念，從處理事務(wù)求得實(shí)效而言，這還是有必要的。2．要注意特定的場合與氛圍，要做到和諧協(xié)調(diào)。如賀喜時不說喪氣話，嚴(yán)肅的場合不說俏皮話等。又如寫請柬，用于商店開張、會議開幕的可以寫“敬請光臨指導(dǎo)”，而用于結(jié)婚宴請的則不宜寫“指導(dǎo)”之類字眼。3．要注意讓對方樂于接受、易于接受。要分別對象，采用對方樂于接受、易于接受的言語。為了使對方樂于接受，有必要了解對方的個性、習(xí)慣、情緒、忌諱等等。如對比較幽默風(fēng)趣的人說點(diǎn)俏皮話還可以；對一貫嚴(yán)肅、不茍言笑的人就不要耍噱頭、說俏皮話。有的人很講究忌諱，同這種人說話在這方面就應(yīng)特別注意。一般人忌諱的話也要盡管少說。有一個儲蓄所的營業(yè)員，把“要存定期還是存活期”說成“要死的還是要活的”，結(jié)果把前來儲蓄的一個老人氣走了。這就是說話不得體的后果。同一個意思往往可以有不同的說法，其中有的說法人家樂于接受，有的說法則令人感到不堪入耳。這就要求我們在遣詞造句以表情達(dá)意時要十分慎重，要盡量做到讓對方樂于接受（在這方面可以說只有一個例外，那就是你是有意要激怒對方）。此外，還要注意適合對方的文化程度、專業(yè)水平等，使對方易于理解、易于接受。例如對文化程度不高的人，就宜盡量多用平易通俗的詞語，而不要使用古奧的詞語；對不熟悉某一專業(yè)的人，就不宜過多的使用該門類的專業(yè)術(shù)語。否則，“對牛彈琴”，于己于人都毫無益處。4．語言色彩要符合特定的行文目的及內(nèi)容性質(zhì)的要求。如頒布政令的要莊重嚴(yán)肅；通報錯誤的要說理嚴(yán)正、義正詞嚴(yán)；申請要求的要平和委婉；報喜祝捷的要熱烈歡快，等等?！段男牡颀垺ぴt策》里說：“故授官選賢，則義柄重離之輝；優(yōu)文封策，則氣含風(fēng)雨之潤；敕戒恒誥，則筆吐星漢之華；治戎燮伐，則聲有洊雷之威；眚?yàn)?zāi)肆赦，則文有春露之滋；明罰敕法，則辭有秋霜之烈，此詔策之大略也?！边@說的便是語言色彩與行文目的、內(nèi)容性質(zhì)的要求相符合的問題。5．要符合應(yīng)用文體的語體要求，體現(xiàn)所用語體的個性。應(yīng)用文主要使用事務(wù)語體，而事務(wù)語體最大的特點(diǎn)是“平實(shí)”，即通俗易懂，質(zhì)樸實(shí)在。這就要求我們在寫作中堅持“辭達(dá)而已矣”的古訓(xùn)，要堅決反對堆砌詞藻、生造詞語、半文不白、古奧難懂、追求含蓄而流于晦澀、肆意夸大其辭、說空話廢話等等現(xiàn)象。平實(shí)，是對應(yīng)用文語言的總的要求。在這個總的要求下，不同的應(yīng)用文體對語言的運(yùn)用還有其具體的要求。如公文，其語言除了平實(shí)這一點(diǎn)以外，就還要求簡明、莊重。因此在寫作應(yīng)用文時，語言的運(yùn)用要注意符合不同文體的要求，也就是要體現(xiàn)出所用語體的個性。寫作應(yīng)用文，說什么、不說什么、怎樣說、何時說等等，都要認(rèn)真考慮。語言得體將有利于處理事務(wù)、溝通關(guān)系，達(dá)到預(yù)期的效果。而是否有利于處理事務(wù)、溝通關(guān)系，達(dá)到預(yù)期的效果，也是衡量語言運(yùn)用是否得體的一把尺子。以上著重從四個方面來提出應(yīng)用文寫作的基本要求——主旨要明確、內(nèi)容要素要完備、行文要合式、語言要得體，可以說這是基本上符合應(yīng)用文實(shí)用性、程式性這兩大特點(diǎn)的客觀要求的。