時(shí)間管理管理者要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是很多的，時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財(cái)富。沒有時(shí)間，計(jì)劃再好，目標(biāo)再高，能力再?gòu)?qiáng)，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的―――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對(duì)于生產(chǎn)和商業(yè)活動(dòng)來(lái)，就是潛在的資本。在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導(dǎo)致一個(gè)企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。所以，不懂得利用時(shí)間就是最無(wú)能的管理者。浪費(fèi)時(shí)間就等于浪費(fèi)企業(yè)的財(cái)富。會(huì)不會(huì)利用時(shí)間不是單純地看工作時(shí)間內(nèi)是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時(shí)間內(nèi)擠滿了各種工作。而且還在工作時(shí)間以外尋找時(shí)間繼續(xù)工作。單純從這個(gè)現(xiàn)象看，并不能表明該管理人員會(huì)利用時(shí)間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經(jīng)理，也不能稱他是善于利用時(shí)間的能手。會(huì)不會(huì)利用時(shí)間，關(guān)鍵在于會(huì)不會(huì)制定完善的、合理的工作計(jì)劃。所謂工作計(jì)劃，就是填寫自己和企業(yè)的工作時(shí)間表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做°哪個(gè)時(shí)間內(nèi)以哪些事為重點(diǎn)；安排哪些時(shí)間內(nèi)做什么事售上都業(yè)的目標(biāo)何時(shí)達(dá)到；……等等。但是，所有計(jì)劃地利用工作時(shí)并不是要求管理人員把末來(lái)的工作時(shí)間全部地填滿工作內(nèi)容。有計(jì)劃地利用工作時(shí)間，主要是合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時(shí)和得當(dāng)，就會(huì)像機(jī)器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。因此，真正會(huì)利用時(shí)間的管理者，不是把大量時(shí)間花于忙亂的工作中，而是用在擬訂計(jì)劃中。能干的管理者，用很多時(shí)間去周密地考慮工作計(jì)劃―――確定工作目標(biāo)的手段和方法，預(yù)定出目標(biāo)的進(jìn)程及步驟。他不但在年初這樣做，在動(dòng)手做每件事以前也這樣做就是說，在這些能干的管理者看來(lái)，大的目標(biāo)有大的計(jì)劃，中等程度的工作有中等程度的計(jì)劃，小的工作則有小的計(jì)劃。總之，大事小事，都要事先周密考慮。一旦考慮出完整的計(jì)劃，執(zhí)行起來(lái)就很順利。表面看來(lái)，作計(jì)劃和考慮問題的時(shí)間占用得多了，但實(shí)際上，從總耗用時(shí)間量來(lái)計(jì)算，卻節(jié)省了許多寶貴的-----即壓縮時(shí)間的流程，充分利用了每個(gè)單位的時(shí)間。支配時(shí)間的方法一個(gè)成功的人，善用他的時(shí)間，是最大成功因素之一。企業(yè)發(fā)展到今天，一個(gè)業(yè)務(wù)主持者，時(shí)間不夠用，往往是普遍的現(xiàn)象，既然誰(shuí)也無(wú)法獲得比別人更多的時(shí)間，那么，唯一的辦法是如何計(jì)劃充分利用你的時(shí)間。（一）充分利用時(shí)間如果想要成功的配時(shí)間，你可以使用估計(jì)、分配與控制等方法，你還可以種用排定事件先后次序、工作時(shí)間表以及分配任務(wù)等方式，來(lái)在達(dá)到目的。只要低開始將所有的活動(dòng)按部就班的作成記錄時(shí)，工作效率自然就侍增高，介這必須在做完一伯事后，就盡快的記錄下來(lái)，而且，即使是小事，也不容忽略。（二）排定處理順序“對(duì)于各種不同的事，是否分配了恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間去做？”“是否將有限的，幾小時(shí)利用得有效？”要將這些問題放在咫思索，仔細(xì)地分析所有的活動(dòng)，然后，就必須決定何事應(yīng)先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開始做，結(jié)果很可能使堆在下面的舊公文“越陳越香“了。很多事，就是如被擱置以致成了無(wú)法解決的問題。要避免這種錯(cuò)誤，只有在每天晚上或早晨，坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西，花點(diǎn)時(shí)間瀏覽一番，并且歸類，分成數(shù)堆，再分別緩急依次排好，這樣，“陳年老酒”就可絕跡了。（三）分派工作當(dāng)你應(yīng)用這原則去處理事情時(shí)，一定會(huì)發(fā)覺有些已拖延了好幾天，甚至好幾個(gè)星期。如此一來(lái)，你就該去查明產(chǎn)生這種拖延現(xiàn)象的原因，相信你經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些職員，拿了薪水卻沒做他份內(nèi)的事。你是老板，那么就完全看你怎樣防止這類事重演了。通常這種情況下，是應(yīng)該實(shí)施企業(yè)管理上的分層負(fù)責(zé)制度。有人使用下列的方法來(lái)改進(jìn)：（1）決定那些事由秘書處理；（2）將一些工作分配給助手做；（3）然后看看其余的，再次決定那些仍可由秘書或助理“分憂”，此外，就該自己身下廚了。（四）分配時(shí)間當(dāng)你注意今天的每一件工作時(shí)，就必須決定該花多少時(shí)間在這上面，我們把這稱為“分配時(shí)間”。一大早，口述和筆錄大約要30分鐘，接下來(lái)30分鐘就該和老板討論了，也許你還得要15分鐘的時(shí)間去應(yīng)付求職者。如果你九點(diǎn)上班，現(xiàn)在已經(jīng)十點(diǎn)四十五分了。午餐前，也許要和采購(gòu)部門接角，而且說不定還得趕到市區(qū)去加扶輪襯的取會(huì)哩！這就是“時(shí)間分配”。它的秘訣是要確定你眼前的工作，到底要用多少時(shí)間，那也中只有“經(jīng)驗(yàn)”這位先生才能幫忙了。只要這樣做，你將會(huì)很快的發(fā)現(xiàn)不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會(huì)溜到你工作表上，這可替你濞掉不少的麻煩。有一位身任數(shù)家商業(yè)雜志社的總編輯，要求屬下把信件都送到他辦公室里，他必須拆信、看信，再把信件分成若干堆，決定分給屬下那位編輯處理，接著親自送到每人桌上。整個(gè)過程平均就了一個(gè)鐘頭，于是，他每天加班，要不然就帶著“家庭作業(yè)”下班，才有辦法把工作完成。除此以外，更壞的是他的編輯人員，不得不等他送信來(lái)，是整個(gè)編輯部門成天都是口述作業(yè)。這位總編輯之所以會(huì)這樣，就是他想知道下究竟是在做什么事。但終于，他覺悟到自己只是在虛耜時(shí)間。以后，他的編輯開始直收信，并做成新聞或新動(dòng)態(tài)的摘要呈給他了，事實(shí)證明以往他一直浪費(fèi)了大半的時(shí)間，因?yàn)閹缀跤?＼4的信件是向廢紙簍報(bào)到的。（五）排定時(shí)間表某大石油公司的一個(gè)訓(xùn)練主管，為推銷員設(shè)計(jì)了一個(gè)預(yù)估工業(yè)產(chǎn)品推銷方法，他給每人一張表格，并建議他們?cè)诿恐荛_始前將它填好。填表只要半個(gè)鐘頭，但在填完后每個(gè)人都找出訪問客戶的最佳途徑，而且每個(gè)停留點(diǎn)上所該做的事，也都記在上面，再不會(huì)被遺忘掉了。把事情依其重要性列成表，從最重要的開始做，完成后，核對(duì)一下，再?gòu)谋碇袃?cè)掉它。何時(shí)開始做記錄表并不重要，重要的是你心中必須經(jīng)常有時(shí)間表的觀念。這類表的說要作用是，你一次只能做一件事，如果一民兩用，做東做酌，那你就已經(jīng)消著落處理眼前事的能力。（六）應(yīng)付意外事件火車、飛機(jī)、公共汽車、輪船等依時(shí)間表運(yùn)行，但依然會(huì)有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時(shí)間，是很明智。某百貨公司的經(jīng)理，早計(jì)劃在星期一舉行大減價(jià)，而很不巧的，星期日恰好是該公司一年一度的員工野餐活動(dòng)。當(dāng)天艷陽(yáng)高照，是個(gè)很難得的好日子，結(jié)果星期一早晨，1＼4的職員因陽(yáng)光炙傷而請(qǐng)假，籌備已久的大減價(jià)就因而流產(chǎn)了。這就是末預(yù)留意處理外事件的時(shí)間的一個(gè)例子。聰明人有三個(gè)預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間。第二、努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計(jì)的工作。這并非不可能，事實(shí)上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三、另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。假使你為每件工作立下時(shí)間限制，你將發(fā)現(xiàn)，有三件事已民做成功了：（1） 迫使自己在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作。（2）對(duì)你自己能力有了信心。（3）你已仔細(xì)分析過將做的事了，而把它們分解成若干意境單元，是正確迅速完成它們的必要步驟。一旦擬定了目標(biāo)，計(jì)劃好時(shí)間表，剩下的關(guān)鍵就是快動(dòng)手去做了。（七）贏取時(shí)間的辦法1. 把該伏特的事，依重要性撫所排列，這件工作，你可以在周末，前一天晚上就安排妥當(dāng)。套名俗話說：“豫則立、不豫則壞”凡事要把握先機(jī)。2.每天早晨比規(guī)定時(shí)間早十五分鐘或半個(gè)小時(shí)開始工作，這樣，你非但立下好榜樣，而且有時(shí)間在全天工作正式開始前，好好計(jì)劃一下。3.開媽做一件工作前，應(yīng)先準(zhǔn)備好，把所有需要的資料、報(bào)告放在桌上，這樣將免得你為尋找遺忘東西浪費(fèi)時(shí)間。4.利用電話、電報(bào)、信件和像口述機(jī)一類的裝備，以節(jié)省時(shí)間。5. 購(gòu)買各種書籍、手冊(cè)，及錄求 客人問的服務(wù)，盡可能吸收及準(zhǔn)備知識(shí)，這樣可增進(jìn)你處事能力，減少時(shí)間浪費(fèi)。6. 把最困難的事擱在工作效率最高的時(shí)候做，例行公事，應(yīng)在精神較差的時(shí)候處理。7.養(yǎng)成將構(gòu)想、概念、賃據(jù)及資料，存放在檔案里的習(xí)慣，在會(huì)議、討論或重要談話之后，立即錄下午點(diǎn)，這樣，雖事過境遷，但仍會(huì)記憶猶新，因?yàn)闆]有比忘記履行諾言更的事了。8. 訓(xùn)練速讀：想想看，如果你的閱讀速度增快2－3倍，那么行事效率該有多高？這并不難做到，書店及外界都有增進(jìn)你這些能力的指導(dǎo)訓(xùn)練書籍。9. 讓閑聊浪旨你的時(shí)間，對(duì)于那些上班時(shí)間找你東拉西扯的人知道，你很愿意和他們談天，但卻應(yīng)在下班以后。10.利用空閑時(shí)間：它們應(yīng)被用來(lái)處理例行工作的，假如那位訪問者失約了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以順手找些工作來(lái)做。11.充分發(fā)揮你手提箱的功用：把文件有條不紊的排好，知道哪些東西在哪個(gè)位置上，這樣諒可避免費(fèi)是去找東西，更不會(huì)再有與人洽談時(shí)，翻箱倒柜的事。12. 瑣事纏身時(shí)：務(wù)必果斷地?cái)[脫它們。盡快地把事做完，以便專心一致地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作。口述時(shí)，只述重點(diǎn)，其余就讓秘書或助手來(lái)替你做，只要使他們知道你期待他們要做什么事就可以了。13. 管制你的電話：電話雖然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那這工具豈非像一個(gè)被埋沒掉的天才？還有，在拿起電話前，先準(zhǔn)備好每件要用的東西，如紙、筆、姓名、號(hào)碼及預(yù)定話題、資料等。14. 該做的事都放在桌上，以免遺漏。15. 晚上看報(bào)：除了業(yè)務(wù)上的需要外，盡可能在晚上看報(bào)，而將一日之計(jì)的寶貴光陰，用在讀信、看文件或思考業(yè)務(wù)狀況上，這樣將可使你每天工作更加順利。16. 開會(huì)時(shí)間最好選擇在午餐或下班以前，這樣你將分發(fā)現(xiàn)這段時(shí)間，每個(gè)人都會(huì)很快地做成決定。17. 當(dāng)你遇到一個(gè)健談的人來(lái)訪，最好站著接待他，奇怪嗎？這樣他就會(huì)打開窗子說亮話，很快就道出來(lái)意了。18. 將相關(guān)的工作列在一起，舉例說，你應(yīng)口述數(shù)小時(shí)，或該與屬下連串的討論，如此會(huì)使你較有概念。19. 休息片刻，來(lái)杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個(gè)懶腰，就中夠使你精神抖擻了。20. 沉思：每天花片刻時(shí)間思索一下你的工作，可尋求出各種增進(jìn)工作方法及滿意的靈感，受益匪淺。時(shí)間管理每一位經(jīng)營(yíng)者都會(huì)有一種時(shí)間不夠用的感覺，大部分的經(jīng)營(yíng)者發(fā)現(xiàn)有這個(gè)問題的時(shí)候，大都是以燕加人員（如秘書）分擔(dān)工作來(lái)解決，可是最后事實(shí)證明人員燕加之后工作不但不會(huì)減少，反而更加忙碌。這個(gè)問題使許多企業(yè)家感到因或。美國(guó)兩家著名的管理顧問機(jī)構(gòu)―――管理工程師聯(lián)合顧問所與史玫特顧問公司曾經(jīng)就這個(gè)問題做了一個(gè)調(diào)查，這個(gè)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者之所以感覺到時(shí)間不夠，主要就是浪費(fèi)太多時(shí)間在下列三方面：（1）打電（2）開會(huì)（3）處理信件。（一）電話干擾第一個(gè)問題是打電話，第一個(gè)經(jīng)營(yíng)者每天總要接到數(shù)個(gè)甚至數(shù)十個(gè)的電話，而他打出去的大概也在這個(gè)數(shù)目止下，這些電話通常都不能像其他公務(wù)一樣，集中處理，尤其是來(lái)電，究竟什么時(shí)個(gè)候會(huì)鈴響根本無(wú)從得知，因此許多工作常因接轉(zhuǎn)電話而被干擾中斷。根據(jù)心理學(xué)家的研究，當(dāng)我們正在專心做一件事情或思考某一項(xiàng)問題的時(shí)候，最好能夠一氣呵成，不要中途中斷，因?yàn)槭艿街袛嗟母蓴_之后，通常都要經(jīng)過一段相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能使精神或思緒再重新集中，根據(jù)研究，電放的干擾是打斷經(jīng)營(yíng)者思路和破壞其集中精神的最主要原因。為了解決這個(gè)問題，大部分的經(jīng)營(yíng)者都讓秘書先“過濾”電話，把一部分可以不敢親自處理的電話先行代為處理，只有重要事情非由經(jīng)營(yíng)者親自解決不可的才以轉(zhuǎn)接。這個(gè)辦法因然可以減少來(lái)電干擾的機(jī)會(huì)，但是仍然有限，因?yàn)榇蟛糠值拿貢紵o(wú)法做嚴(yán)格的“過濾”，而發(fā)生處理不當(dāng)?shù)米锟腿说那樾危瑳r且大部分來(lái)電的人都認(rèn)為事情很重要，非要經(jīng)營(yíng)者親自接聽不可（事實(shí)上可能只是芝麻綠豆大事件），在這 情形擔(dān)任過濾工作的秘書就難以再堅(jiān)持，只好矛以轉(zhuǎn)接，因此這種辦法并無(wú)竿見景這。（二）會(huì)而不議第二問題是“開會(huì)”，每一個(gè)企業(yè)每周總要開幾次會(huì)議，規(guī)模越大者，開會(huì)的次越頻繁，每次開會(huì)時(shí)間產(chǎn)者20分鐘，多者持續(xù)3－4小時(shí)，這些會(huì)議有些是“計(jì)劃“公司政事，有些是”檢討“業(yè)務(wù)成效，有些是”協(xié)調(diào)工作系其目的都是冠旬堂皇，但是根據(jù)上述兩家管理顧問機(jī)構(gòu)研究發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)內(nèi)所開的會(huì)議都患有“會(huì)而不議、議而不行”的手病，大家在會(huì)中信口開河或無(wú)的放，。說口沫橫飛，，聽者則是昏昏入睡，等到該說的都說完了以后，主席乃宣布散會(huì)，于是大家?guī)е荒樀目瞻?，打個(gè)哈欠，做鳥獸散，這是一般企業(yè)界開會(huì)的通病，也是造成經(jīng)營(yíng)者浪費(fèi)時(shí)間的第二個(gè)原因。（三）處理信件在第三個(gè)問題是寫信，處理公私信件是一件挺浪費(fèi)時(shí)間的事情，因?yàn)椤皩懶拧辈槐取罢f話”，總是比較費(fèi)時(shí)間，再加上字句的斟酌，一封普通信件寫下來(lái)，總要砂耗在辦公室的時(shí)間能有幾個(gè)半個(gè)鐘頭，能處理掉幾封信件？（四）時(shí)間管理要解決這三個(gè)問題，以增加可用于創(chuàng)造思考方面的時(shí)間，下列幾種方法值得參考：在處理電話方面：選擇一位能干的秘書，授予更大的權(quán)力，在某些之內(nèi)的電話，直接交給他去處理，不必轉(zhuǎn)接。如果非由經(jīng)營(yíng)者自行處理不可時(shí)，應(yīng)簡(jiǎn)短扼要，不要在電話中扯此與主題無(wú)關(guān)的事情，養(yǎng)成能在3分鐘內(nèi)把問題解決并掛掉電話的習(xí)慣。在參與會(huì)議方面：不參加沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，規(guī)定員工養(yǎng)成開會(huì)必須準(zhǔn)備，發(fā)言必須簡(jiǎn)短，內(nèi)容必須充實(shí)，會(huì)議必做“結(jié)論”的習(xí)慣。一方面減短會(huì)議的時(shí)間，一方面使會(huì)議不流于形式。除此之外經(jīng)營(yíng)者應(yīng)該視會(huì)議的性質(zhì)，盡量減少參加會(huì)議，有些會(huì)議末必要參加，只要在會(huì)議后批閱一下會(huì)議記錄即可了解全盤大要。在處理書信方面：能交由下級(jí)單位或必書處理的信件，可直接交給他們?nèi)ヌ幚?，必須自己回?fù)，或口授給秘書，經(jīng)記錄整理后，再簽字發(fā)出，這樣就可以節(jié)省許多時(shí)間。寫信時(shí)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短扼要，不要拖泥帶水；邱吉爾說過，不能在一張紙的范圍內(nèi)把想表達(dá)的意思完全表達(dá)出來(lái)的，就不能算精簡(jiǎn)扼要，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以讓經(jīng)營(yíng)者做為處理信件時(shí)參考。如果您常感到時(shí)間不夠用，不妨也試試這些方法。|