出納

出納,顧名思義:出就是支出,納就是收入。出納工作是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的重要組成部分,也是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。作為一名出納員,他的具體工作是:

一、辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算

(一)收款

1、銷售或營業(yè)收入(經(jīng)營收入)

出納人員要根據(jù)業(yè)務(wù)部門審核簽章的收款憑證(銷售單、收費(fèi)通知單)進(jìn)行復(fù)核,然后辦理收款。

對于來源不明的款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)拒絕收取,避免為違法違規(guī)活動(dòng)提供方便。

收取現(xiàn)金時(shí)要辨別真假,對于假鈔要立即更換(只有銀行有權(quán)沒收假幣),過后發(fā)現(xiàn)假鈔,要由出納員自己賠償。對于數(shù)額較多的現(xiàn)金收取,最好與交款人一同去銀行直接存入,出納員不要過手現(xiàn)金。

對于現(xiàn)金收入以及超過庫存限額的現(xiàn)金,出納員都要填寫現(xiàn)金繳款單存入銀行。

現(xiàn)金繳款單的填寫:(1)交款日期,是實(shí)際存款的當(dāng)天,用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。(2)收款單位名稱,填寫存款單位的全稱。(3)開戶銀行賬號(hào),填寫存款單位的賬號(hào)。(4)款項(xiàng)來源,填寫銷售或營業(yè)收入/客戶名稱。注意:一個(gè)付款單位填寫一份現(xiàn)金繳款單,這樣做的目的一是為了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來比較清楚,二是為了稅務(wù)、中介機(jī)構(gòu)查賬方便。

(5)金額大寫要緊靠左邊,小寫最前一位要用人民幣符號(hào)￥封住。(6)面值張數(shù),按實(shí)際繳款面值張數(shù)金額填寫,總合計(jì)金額等于上面的大小寫金額?，F(xiàn)金繳款單填寫完畢,連同需存的現(xiàn)金交銀行的出納員,蓋章后的第一聯(lián)拿回來,給付款人開具發(fā)票,并在提貨單上蓋章同意發(fā)貨。

收取轉(zhuǎn)賬支票,出納人員要進(jìn)行審核:(1)出票日期,是否大寫、是否正確、是否遠(yuǎn)期或過期。(2)收款人,是否為本單位。(3)金額,大小寫是否一致、正確。(4)用途,是否寫明。(5)印章,是否蓋好。(6)密碼,是否填寫。無誤后要在支票背面進(jìn)行背書。

背書是票據(jù)法上的一種制度。我們是委托自己單位的開戶銀行到對方銀行收款,就要做成委托收款背書。在被背書人欄里填寫我們的開戶銀行名稱;在背書人簽章欄里蓋上預(yù)留的印章并寫上“委托收款”四個(gè)字;然后是背書日期,這時(shí)可寫可不寫的,如果寫日期必須是支票到期前,不寫日期視同到期前背書。

支票審核背書后,下一步就是填寫進(jìn)賬單。進(jìn)賬單一式三聯(lián),填寫時(shí):(1)日期,是送交銀行的日期,用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。(2)出票人欄目的內(nèi)容,全稱:按支票上的印章單位填寫;賬號(hào):按支票上標(biāo)明的出票人賬號(hào)填寫;開戶銀行:按支票上標(biāo)明的付款行名稱填寫。

(3)收款人欄目的內(nèi)容,全稱、賬號(hào)、開戶銀行按自己單位實(shí)際情況填寫。(4)金額,應(yīng)與支票大小寫一致。(5)票據(jù)種類,填轉(zhuǎn)支。(6)票據(jù)張數(shù),填壹張。即1張支票填1份進(jìn)賬單,這樣做的目的與現(xiàn)金繳款單目的是一樣的。(7)票據(jù)號(hào)碼,填支票后四位尾數(shù)。

填寫完進(jìn)賬單后,將支票連同進(jìn)賬單送交銀行,銀行蓋章后將第1聯(lián)回單退給我們,這時(shí)不能開發(fā)票、發(fā)貨,必須等三天后,收到第3聯(lián)才可開發(fā)票、發(fā)貨。這樣做是為了保證企業(yè)不受損失。因?yàn)閷Ψ接锌赡苌埔饣驉阂獾亟o你簽發(fā)空頭支票、印鑒不符、錯(cuò)別字、密碼錯(cuò)誤的支票來拖延付款時(shí)間或者進(jìn)行詐騙。

2、銷售或營業(yè)以外的其他收款(非經(jīng)營收入)

企業(yè)收回客戶以前的欠款、預(yù)收定金押金、收回職工的借款都屬于這一類。

這些款項(xiàng)的收取也要根據(jù)會(huì)計(jì)簽章的收款憑證進(jìn)行收款,收款以后要給對方開具收據(jù)。如果對方是單位,有資金往來發(fā)票的開具資金往來發(fā)票(資金往來發(fā)票不能作為經(jīng)營費(fèi)用報(bào)銷,只起證明收到款項(xiàng)的作用);沒有資金往來發(fā)票的,開具收據(jù),交款人一定要在收據(jù)的交款人處簽章。

(二)付款

1、購物、支付費(fèi)用(經(jīng)營支出)

出納人員要根據(jù)會(huì)計(jì)人員審核簽章的付款憑證進(jìn)行復(fù)核:

(1)合法性復(fù)核:①發(fā)票的真?zhèn)?主要是手寫的發(fā)票。②制度不允許報(bào)銷的。③雖然制度允許報(bào)銷但有比例、定額限制,超過比例、定額的不能報(bào)銷。

(2)真實(shí)性復(fù)核:①經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)雙方當(dāng)事人或單位必須真實(shí)。②經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)是真實(shí)的。③經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容必須是真實(shí)的,購物必須標(biāo)明名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額,住宿必須標(biāo)明住宿起止日期等。

(3)完整性復(fù)核:①經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)雙方經(jīng)辦人是否簽字。

②物品需辦理驗(yàn)收入庫手續(xù),不需入庫的物品由使用證明人簽字。③是否有領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽字。

出納員復(fù)核無誤后方可辦理付款。

付現(xiàn)金時(shí)要讓領(lǐng)款人當(dāng)面點(diǎn)清,辨別真?zhèn)?并在支出憑單上簽字,付款以后要在支出憑單上加蓋付訖章,避免重復(fù)付款。

付轉(zhuǎn)賬支票,需用黑色簽字筆填寫,填寫方法與收取轉(zhuǎn)賬支票審核要求相同不贅述,轉(zhuǎn)賬支票簽發(fā)后,將支票從存根聯(lián)與正聯(lián)之間騎縫線剪開,正聯(lián)交給收款人辦理轉(zhuǎn)賬,存根聯(lián)由經(jīng)辦人簽字后留下作為記賬依據(jù)貼在支出憑單左上角并在支票簿上登記。

2、支付購物、費(fèi)用以外的款項(xiàng)(非經(jīng)營支出)

發(fā)放工資、預(yù)付貨款、支付定金押金、支付職工暫借款等都屬于這一類。支付這一類款項(xiàng)同樣要根據(jù)會(huì)計(jì)人員審核簽章的付款憑證進(jìn)行付款。預(yù)付貨款、支付定金押金要有對方開具的收據(jù)或資金往來發(fā)票;發(fā)放工資一定要有領(lǐng)取工資的職工本人親自簽字,因?yàn)楣べY的發(fā)放不僅涉及職工個(gè)人的工資,還涉及勞動(dòng)保險(xiǎn)、住房公積金以及個(gè)人所得稅。

對于企業(yè)重大的開支項(xiàng)目必須經(jīng)過企業(yè)最高層領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)主管人員審核簽章,方可辦理。

如果支付的現(xiàn)金不夠用,可以填寫現(xiàn)金支票到開戶銀行提取,現(xiàn)金支票的填寫與轉(zhuǎn)賬支票的填寫基本相同,不同點(diǎn)有以下幾方面:

(1)收款單位名稱要寫本單位的全稱。

(2)用途只能填寫備用金、差旅費(fèi)、工資,并帶齊相關(guān)資料。

(3)在現(xiàn)金支票背面收款人處加蓋預(yù)留銀行的印章。

出納員在存取現(xiàn)金或辦理其他重要業(yè)務(wù)時(shí)如果數(shù)額較大,一定要讓單位派車接送,以保證我們的人身和資金安全。

(三)現(xiàn)金管理規(guī)定

1、現(xiàn)金使用范圍的規(guī)定

(1)職工工資、津貼。

(2)個(gè)人勞務(wù)報(bào)酬。(3)根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個(gè)人的科學(xué)技術(shù)、文化藝術(shù)、體育等各項(xiàng)獎(jiǎng)金。(4)各種勞保、福利費(fèi)用以及國家規(guī)定的對個(gè)人的其他支出。(5)向個(gè)人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款。(6)出差人員必須隨身攜帶的差旅費(fèi)。(7)結(jié)算起點(diǎn)以下的零星支出。

(8)中國人民銀行確定需要支付現(xiàn)金的其他支出。

2、現(xiàn)金限額的規(guī)定

(1)庫存限額

開戶銀行一般都要根據(jù)開戶單位的實(shí)際需要,核定開戶單位3-5天的日常零星開支所需的庫存現(xiàn)金限額。庫存限額一經(jīng)核定,開戶單位必須嚴(yán)格遵守。對于每天超出核定的庫存限額的現(xiàn)金要及時(shí)存入銀行。

(2)大額現(xiàn)金支付登記備案

開戶銀行在核定庫存限額的同時(shí),根據(jù)開戶單位的業(yè)務(wù)量大小,核定每天除工資和農(nóng)副產(chǎn)品采購所用現(xiàn)金外最多提取現(xiàn)金數(shù)量限額,超過定額的要提前登記。作為出納員要注意提取現(xiàn)金的限額,不要影響使用現(xiàn)金。

3、現(xiàn)金收支的規(guī)定

(1)開戶單位取得現(xiàn)金收入或者超額備用金必須當(dāng)日送存銀行,當(dāng)日送存銀行確有困難的,由開戶銀行確定送存時(shí)間。

(2)開戶單位支付現(xiàn)金可以從本單位庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取,不得從本單位的現(xiàn)金收入中直接支付(即坐支)。

(3)因采購地點(diǎn)不固定,交通不便,生產(chǎn)或市場急需,搶險(xiǎn)救災(zāi)以及其他特殊情況必須使用現(xiàn)金的,開戶單位應(yīng)當(dāng)向開戶銀行提出申請,由本單位財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章,經(jīng)開戶銀行審核后,予以支付現(xiàn)金。

4、現(xiàn)金管理的內(nèi)部控制制度

(1)錢賬分管制度(2)現(xiàn)金開支審批制度(3)現(xiàn)金日清月結(jié)制度(4)現(xiàn)金保管制度

(四)銀行結(jié)算制度

銀行結(jié)算方式:

1、票據(jù)

(1)支票:①現(xiàn)金支票②轉(zhuǎn)賬支票③普通支票

(2)銀行本票

(3)銀行匯票

(4)商業(yè)匯票:①銀行承兌匯票②商業(yè)承兌匯票

2、結(jié)算憑證

(1)匯兌(2)委托收款(3)托收承付

3、信用憑證

(1)信用卡(2)信用證

支票結(jié)算方式的規(guī)定:

1、簽發(fā)支票應(yīng)使用碳素墨水或墨汁填寫。

2、簽發(fā)現(xiàn)金支票必須符合國家現(xiàn)金管理規(guī)定。

3、支票的出票人簽發(fā)支票的金額不得超過在銀行存款的余額,禁止簽發(fā)空頭支票。

4、銀行審核支票支付票款的依據(jù)是出票人預(yù)留銀行的簽章和支付密碼。

5、收款人通過銀行收款,應(yīng)作委托收款背書(收轉(zhuǎn)賬支票);直接向出票人開戶銀行提示付款,應(yīng)在支票背面簽章(用現(xiàn)金支票提現(xiàn));持票人為個(gè)人的還需交驗(yàn)本人身份證,并在支票背面注明證件名稱、號(hào)碼及發(fā)證機(jī)關(guān)。

6、出票人簽發(fā)空頭支票、簽章與預(yù)留銀行簽章不符的支票,支付密碼錯(cuò)誤的支票,銀行予以退票,并按票面金額處以5%但不低于1000元的罰款;收款人有權(quán)要求出票人賠償支票金額2%的賠償金。對屢次簽發(fā)的,銀行應(yīng)停止他簽發(fā)支票。

作為出納員,我們要遵守銀行結(jié)算規(guī)定,否則會(huì)給企業(yè)和個(gè)人帶來損失。

二、登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬

為了加強(qiáng)對現(xiàn)金和銀行存款的管理,隨時(shí)掌握現(xiàn)金和銀行存款的收付動(dòng)態(tài)和結(jié)存金額,保證現(xiàn)金的安全,企業(yè)必須設(shè)置現(xiàn)金和銀行日記賬。

現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須采用訂本式,目的是避免賬頁散失,防止非法抽換賬頁。訂本式也是三欄式。

(一)啟用規(guī)則

出納員啟用日記賬簿,要在扉頁上填寫啟用表,內(nèi)容包括:1、使用單位名稱2、單位財(cái)務(wù)印鑒3、賬簿編號(hào)4、起止日期5、責(zé)任人簽章6、交接記錄7、印花稅票。

(二)具體登記方法

出納員要根據(jù)審核無誤的記賬憑證用黑色簽字筆逐日逐筆順序登記,并寫在格下面一半地方。

其中:1、日期欄,根據(jù)記賬憑證日期第1筆寫了日期后面相同的日期可不再填寫。2、摘要欄,根據(jù)記賬憑證的摘要抄寫。3、借方欄,根據(jù)收款記賬憑證或統(tǒng)一的記賬憑證的借方登記,表示收入或者增加;貸方欄,根據(jù)付款記賬憑證或統(tǒng)一的記賬憑證的貸方登記,表示支出或者減少;每天登記完畢要計(jì)算出余額,余額應(yīng)當(dāng)是正數(shù),如果出現(xiàn)負(fù)數(shù)表明出現(xiàn)了錯(cuò)誤。

還要與庫存現(xiàn)金核對,如有不符,要及時(shí)查找原因。

銀行存款日記賬比現(xiàn)金日記賬多一項(xiàng)結(jié)算方式欄,在這個(gè)欄目里我們要把辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)的方式寫進(jìn)去,而不是填寫對方單位的結(jié)算方式,也不是填寫非結(jié)算方式,例如進(jìn)賬單,稅票等。結(jié)算方式填寫時(shí),是支票要在類別欄里填“現(xiàn)支”或“轉(zhuǎn)支”,在號(hào)碼欄里填寫支票的后四位尾數(shù),以此類推。

現(xiàn)金、銀行存款日記賬要求日清月結(jié),還要進(jìn)行年結(jié)。結(jié)賬前,現(xiàn)金要與庫存核對,銀行存款要與對賬單核對,這叫做賬實(shí)核對;同時(shí)還要和總分類賬核對,這叫做賬賬核對,核對無誤后才能結(jié)賬。結(jié)賬方法是根據(jù)賬戶金額四要素等式計(jì)算:

期末余額=期初余額+本期增加發(fā)生額(借方)-本期減少發(fā)生額(貸方)

日結(jié)=昨天的余額+今天的借方小計(jì)數(shù)-今天的貸方小計(jì)數(shù)

月結(jié)=上月末的余額+本月借方合計(jì)數(shù)-本月貸方合計(jì)數(shù)

年結(jié)=上年末的余額+本年12個(gè)月借方合計(jì)數(shù)-本年12個(gè)月貸方合計(jì)數(shù)

(二)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表

編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表是將企業(yè)的銀行存款日記賬的賬面余額與開戶銀行轉(zhuǎn)來的對賬單進(jìn)行核對,以查明賬實(shí)是否相等。

這種核對每月至少做一次。具體方法是:在同銀行核對賬目前,首先要詳細(xì)檢查本單位銀行存款日記賬的正確性和完整性,而后根據(jù)銀行轉(zhuǎn)來的對賬單逐筆核對。銀行對賬單的貸方登記的是企業(yè)存入的錢,借方登記的是企業(yè)支出的錢,恰好與企業(yè)的記錄方向相反。核對時(shí)用企業(yè)日記賬的借方與銀行對賬單的貸方核對,對上的在雙方這筆后面打?qū)︺^,沒對上的不作任何記號(hào),結(jié)果會(huì)產(chǎn)生四種情況:

1、企業(yè)的借方數(shù)字有沒打鉤的,說明企業(yè)已收款記賬,銀行未收款記賬;

2、企業(yè)的貸方數(shù)字有沒打鉤的,說明企業(yè)已付款記賬,銀行未付款記賬;

3、銀行的貸方數(shù)字有沒打鉤的,說明銀行已收款記賬,企業(yè)未收款記賬;

4、銀行的借方數(shù)字有沒打鉤的,說明銀行已付款記賬,企業(yè)未付款記賬。

這四種情況主要是由于企業(yè)與銀行的記賬時(shí)間不一致而產(chǎn)生的,這叫做“未達(dá)賬項(xiàng)”。對于未達(dá)賬項(xiàng)應(yīng)在查明后編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”。

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

單位:開戶銀行:賬號(hào):

年月日

企業(yè)日記賬的余額銀行對賬單的余額

加:銀行已收,企業(yè)未收加:企業(yè)已收,銀行未收

減:銀行已付,企業(yè)未付減:企業(yè)已付,銀行未付

調(diào)節(jié)后的余額調(diào)節(jié)后的余額。

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