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3月31日,財政部、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》財會[2020]6號 文。該文明確規(guī)定了電子憑證的范圍、保管方式和實施日期,現(xiàn)整理如下:1.電子憑證的范圍。電子憑證指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證,包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。注意:這些電子憑證即是電子形式的:發(fā)票、財政票據(jù)、客運票、海關(guān)繳款書、銀行回單。2.保管方式:單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。3月31日以前,你可能只保存了打印出來的紙質(zhì)憑證;從3月31日開始,財務(wù)部門不僅要保存紙質(zhì)憑證,還要保存電子版的憑證,也就是說:要多保存一份憑證,否則就違犯檔案保管的有關(guān)規(guī)定。3.本通知自發(fā)布之日起實施。該通知是3月31日發(fā)布,也就是說,該檔案保管從2020年3月31日期開始實施。4.適用范圍。該通知明確了適用各行政事業(yè)單位,團體和中央企業(yè),沒有明確其它企業(yè)是否適用。具體其它企業(yè)是否參照執(zhí)行,還有待具體實施細則的出臺。
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本通知所稱電子會計憑證,是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證,包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。二、來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力。三、除法律和行政法規(guī)另有規(guī)定外,同時滿足下列條件的,單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔:(一)接收的電子會計憑證經(jīng)查驗合法、真實;(二)電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠,對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn);(三)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù),能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù),能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù),設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,且能有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬;(四)電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局第79號令)等要求。四、單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。五、符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。六、單位和個人在電子會計憑證報銷入賬歸檔中存在違反本通知規(guī)定行為的,縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門應(yīng)當依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、行政法規(guī)處理處罰。七、本通知由財政部、國家檔案局負責解釋,并自發(fā)布之日起施行。
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1、新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力,電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。 2、新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存,同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度,完善銷毀流程,推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本,減少社會資源耗費,推動節(jié)能減排,有利于形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。 3、新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍,將大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用,為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。 4、新《管理辦法》共31條,與原《管理辦法》相比,主要作了以下調(diào)整:一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加并明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調(diào)整了會計檔案的定期保管期限,并延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。
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