會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)透視表排序
鬼鬼Jacky
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利用Excel，完全可以建立一個(gè)完整的財(cái)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)，下面我要討論的是關(guān)于EXCEL在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用。
EXCEL在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用
(一)數(shù)據(jù)處理與分析功能
1.財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用到的EXCEL的數(shù)據(jù)處理功能
Excel中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的操作一般有建立和使用數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖以及數(shù)據(jù)的合并計(jì)算。它們直接可以運(yùn)用Excel的菜單工具進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，而不需要運(yùn)用到公式及計(jì)算。
2.數(shù)據(jù)分析工具在EXCEL中的應(yīng)用
Excel提供了很多非常實(shí)用的數(shù)據(jù)分析工具，利用這些分析工具，可解決財(cái)務(wù)管理中許多復(fù)雜的問(wèn)題。在Excel中可以通過(guò)模擬運(yùn)算測(cè)試由一組替換值代替公式中的變量時(shí)對(duì)公式運(yùn)算結(jié)果的影響，也可以利用單變量求解工具解決許多財(cái)務(wù)管理中涉及到的只有一個(gè)變量的求解問(wèn)題。
(二)投資決策中的應(yīng)用
投資決策是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，投資者為了實(shí)現(xiàn)其預(yù)期的投資目標(biāo)，運(yùn)用—定的科學(xué)理論、方法和手段，通過(guò)一定的程序?qū)ν顿Y目標(biāo)、投資規(guī)模、投資成本與收益等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重大問(wèn)題進(jìn)行的分析、判斷和方案選擇。我們可以運(yùn)用Excel的圖表功能，把表格中的數(shù)據(jù)以圖表的方式展現(xiàn)出來(lái)，使財(cái)務(wù)管理人員能夠得到直觀清晰的數(shù)據(jù)結(jié)果。
(三)財(cái)務(wù)分析方面的應(yīng)用
財(cái)務(wù)分析指以企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料為依據(jù)和起點(diǎn)，采用專(zhuān)門(mén)的方法，分析和評(píng)價(jià)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果、財(cái)務(wù)狀況及其變動(dòng)情況，目的是了解過(guò)去、評(píng)價(jià)現(xiàn)在、預(yù)測(cè)未來(lái)，幫助利益關(guān)系集團(tuán)改善決策。在企業(yè)管理的循環(huán)中起著承上啟下的作用。在Excel中我們可以利用數(shù)據(jù)模型采用比率分析法、趨勢(shì)分析法和綜合分析法對(duì)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行分析。
(四)籌資決策中的應(yīng)用
籌資決策是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)的前提，又在很大程度上影響著企業(yè)的投資活動(dòng)等。運(yùn)用Excel進(jìn)行籌資決策分析可以迅捷地建立分析模型，使問(wèn)題變得容易解決。Excel提供了多種函數(shù)和工具，我們可以利用這些進(jìn)行定量分析，幫助管理者做出正確的決策。
EXCEL在財(cái)務(wù)管理中的適應(yīng)性及優(yōu)勢(shì)
(一)EXCEL在財(cái)務(wù)管理中存在的適應(yīng)性
1.功能強(qiáng)大。Excel不但可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的運(yùn)算，還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，其本身具有的財(cái)務(wù)函數(shù)可以輕松實(shí)現(xiàn)相關(guān)指標(biāo)的計(jì)算，并且其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能可以幫助用戶(hù)建立分析模型。
2.流通性強(qiáng)。Excel是目前應(yīng)用最廣泛的辦公軟件，易學(xué)易用，而且可以與絕大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，或者通過(guò)簡(jiǎn)單的方式就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，為財(cái)務(wù)分析提供了便利條件。
3.成本低，花費(fèi)少。Excel開(kāi)發(fā)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期短，費(fèi)用低，維護(hù)簡(jiǎn)單方便，可有效地推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程。Excel簡(jiǎn)單易學(xué)，操作靈活，可以削減財(cái)務(wù)軟件購(gòu)置成本和培訓(xùn)費(fèi)用。
4.適用性強(qiáng)。Excel既可以適用于財(cái)務(wù)管理工作方面，也可以應(yīng)用于非財(cái)務(wù)管理方面，而且它的適用對(duì)象既可以是決策層，也可以是管理層和事物層，這使得財(cái)務(wù)管理工作處理起來(lái)得心應(yīng)手。
(二)財(cái)務(wù)軟件和EXCEL相比所具有的局限性
1.較差的通用性。由于企業(yè)的實(shí)際情況差別較大，很難開(kāi)發(fā)一個(gè)普遍適用于各類(lèi)企業(yè)的財(cái)務(wù)分析模塊或軟件。而Excel就不用進(jìn)行初始系統(tǒng)設(shè)置，直接可以運(yùn)用，界面友好，操作簡(jiǎn)便，而且可以和各種軟件實(shí)行對(duì)接以及從各種數(shù)據(jù)源調(diào)入數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。
2.各模塊功能不匹配，與其他軟件難以對(duì)接。Excel可以和大部分的軟件實(shí)行對(duì)接，而且各個(gè)工作簿和工作表之間可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的鏈接操作。
3.昂貴的成本。Excel幾乎零成本，而且可以完成整體的財(cái)務(wù)管理分析，財(cái)務(wù)人員不許培訓(xùn)就可以操作，大大減輕了企業(yè)的成本壓力。
45度向上傾斜
1、給原始憑證分類(lèi)；↓2、填制會(huì)計(jì)憑證；↓3、登記會(huì)計(jì)賬簿↓4、記賬憑證匯總↓5、記總賬↓6、對(duì)賬結(jié)賬↓7、編制會(huì)計(jì)報(bào)表下面我按順序講?。?、給原始憑證分類(lèi)首先，拿來(lái)原始憑證后，要檢查是否合乎入賬手續(xù)。你們看到這些原始憑證后面的簽字，實(shí)際就是報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，這張票據(jù)最初拿到的人就是經(jīng)手人，他要先簽字，然后拿到財(cái)務(wù)部門(mén)鑒定這張票據(jù)是否正規(guī)，如果是發(fā)票，要檢查是否有稅務(wù)監(jiān)制章，然后看以下四點(diǎn)：1）付款單位的名稱(chēng)、填制憑證的日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單位、金額等要素是否完備；2）大小寫(xiě)金額是否一致，與剪口處是否相符；3）是否有開(kāi)發(fā)票單位的簽章；4）是否有相關(guān)人員的簽名。我們開(kāi)發(fā)票的時(shí)候也要注意這些，金額前要加人民幣符號(hào)“￥”封住。如果一次報(bào)銷(xiāo)的票據(jù)太多，比如飛機(jī)、車(chē)、船票，購(gòu)買(mǎi)機(jī)票、車(chē)票的延伸服務(wù)費(fèi)和手續(xù)費(fèi)，郵電手續(xù)費(fèi)，定額餐飲發(fā)票，過(guò)路過(guò)橋費(fèi)，停車(chē)、洗車(chē)費(fèi)等小型零散的發(fā)票，必須使用粘貼單。會(huì)計(jì)要復(fù)核經(jīng)手人填報(bào)的金額是否正確、票據(jù)是否合格，記著：不許用白條子入賬。白條子指的是什么呢？就是你購(gòu)貨或消費(fèi)的時(shí)候，收到的原始憑證是一些收據(jù)之類(lèi)的，不是稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制的，也就是沒(méi)有稅務(wù)監(jiān)制章，我們常說(shuō)不是正規(guī)發(fā)票，在本企業(yè)可以入賬算費(fèi)用，但是稅務(wù)部門(mén)不承認(rèn)，他不允許你當(dāng)作支出抵扣，計(jì)提所得稅的時(shí)候都要調(diào)整出去?！蹦憧梢詴?huì)問(wèn)了：稅務(wù)管那么寬啊？你想啊，你購(gòu)貨的時(shí)候?qū)Ψ綉?yīng)該開(kāi)發(fā)票而沒(méi)開(kāi)，那么他就逃稅了，稅務(wù)局找不到賣(mài)貨的人，他不找你算賬??？還有啊，白條子數(shù)額大了還要罰款呢。所以，我們記賬的時(shí)候一定要掌握好這一條：一切向稅務(wù)看齊，準(zhǔn)沒(méi)錯(cuò)。就像司機(jī)怕交警，會(huì)計(jì)怕的是稅管，但只要按規(guī)定記賬，誰(shuí)都不用怕。這些票據(jù)在財(cái)務(wù)這里檢查合格了，還要拿到同意這項(xiàng)支出的部門(mén)經(jīng)理簽字，然后總經(jīng)理簽字，最后再拿到財(cái)務(wù)部做賬務(wù)處理。企業(yè)自己都有自己的管理制度，也不盡相同，但正常的手續(xù)應(yīng)該是這樣的。會(huì)計(jì)拿來(lái)這些原始憑證后，按時(shí)間順序排好，再按會(huì)計(jì)要素分類(lèi)，就是分析出屬于哪類(lèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，然后確定會(huì)計(jì)科目，找準(zhǔn)借貸方，就可以做記賬憑證了。這些說(shuō)出來(lái)好像挺麻煩的，做起來(lái)就簡(jiǎn)單了，一過(guò)眼就知道怎么做了。2、編制記賬憑證：根據(jù)原始憑證的分類(lèi)，我們就可以做憑證了，憑證也叫傳票。我們拿到一張1 000元的借條，我們根據(jù)它做記賬憑證。先寫(xiě)日期，再寫(xiě)摘要，寫(xiě)上科目，寫(xiě)上金額，附憑證有幾張?jiān)紤{證，就填幾張。記賬憑證編寫(xiě)完畢，還要進(jìn)行審核，因?yàn)槎际亲约鹤龅?，一不留神可能就出錯(cuò)。3、登記賬簿：憑證審核無(wú)誤后，就應(yīng)該登記賬簿了。先給憑證按時(shí)間順序編號(hào)，再根據(jù)記賬憑證上的科目，逐筆登記到對(duì)應(yīng)的賬簿上，你看這是現(xiàn)金吧，就登記到現(xiàn)金賬上。賬簿中只有現(xiàn)金和銀行存款日記賬要做到日清月結(jié)，現(xiàn)金賬的余額要和庫(kù)存也就是保險(xiǎn)柜中的現(xiàn)金數(shù)目核對(duì)，銀行賬的余額要和銀行對(duì)賬單定期核對(duì)，其他的明細(xì)賬是每個(gè)月結(jié)一次就行了。記賬時(shí)和做憑證一樣，字體要工整，要讓別人也能認(rèn)出來(lái)，數(shù)字金額要斜著寫(xiě)，寫(xiě)在格的二分之一處，一是好看，二是為了改錯(cuò)留有余地。我們?cè)趯W(xué)校的時(shí)候，有專(zhuān)門(mén)的練習(xí)本，不知道現(xiàn)在有沒(méi)有了。記賬憑證做完了，記賬就是抄賬，把憑證上的內(nèi)容抄到賬簿上就完事了，很簡(jiǎn)單。4、記帳憑證匯總：就是把記賬憑證的科目和金額匯集到一起，我一般看積累的憑證有到看看夠兩三公分厚了，就進(jìn)行一次匯總。匯總的順序是：按憑證上的編號(hào)排好順序，然后根據(jù)憑證上的科目做丁字賬（表11），一個(gè)科目一個(gè)科目的抄寫(xiě)，最后合計(jì)，看借方總合計(jì)數(shù)是否等于貸方總合計(jì)數(shù)，相等了，說(shuō)明平了，然后把數(shù)據(jù)抄寫(xiě)在記賬憑證匯總表上。要是不相等說(shuō)明你做錯(cuò)了。你看這憑證，怎么做都是平的，匯總不平，不是抄寫(xiě)錯(cuò)了，就是數(shù)字打錯(cuò)了，或者借貸方寫(xiě)反了，一查就出來(lái)了，所以做會(huì)計(jì)的一定要細(xì)心，會(huì)省很多麻煩。這個(gè)錯(cuò)了還好找，賬記錯(cuò)了查起來(lái)才鬧心呢。不過(guò)現(xiàn)在都電算化了，點(diǎn)幾下鍵子就完事了。你可能又要問(wèn)了：我們還學(xué)手工賬干嘛呀？就像現(xiàn)在都能用電腦打字了，還學(xué)寫(xiě)字干嘛呀？學(xué)手工會(huì)計(jì)，學(xué)的是賬理，不懂這些，給你個(gè)財(cái)務(wù)軟件也不知道怎么用5、登記總賬：根據(jù)試算平衡的記賬憑證匯總表，登記總賬。登記總賬和明細(xì)賬有點(diǎn)不同，在明細(xì)賬上，借方、貸方各自記一行，而總賬是借貸方在一行上。還有，明細(xì)賬是按照憑證記的，總賬是按著匯總登記的。如果業(yè)務(wù)量小，一個(gè)月匯總一次，登記一次總賬就可以，這些都看具體的情況。順便說(shuō)一下總賬和明細(xì)賬的關(guān)系。它們是相互制約的關(guān)系。總賬，就是記各個(gè)明細(xì)賬總數(shù)的，明細(xì)賬，是總賬的細(xì)分類(lèi)?？傎~記的是會(huì)計(jì)的一級(jí)科目，而明細(xì)賬除了一級(jí)科目，還有二級(jí)科目，比如固定資產(chǎn)一級(jí)科目，固定資產(chǎn)的項(xiàng)目就是它的二級(jí)科目。還有費(fèi)用帳、低值易耗品賬、應(yīng)交稅金賬等等。到了月末，各個(gè)明細(xì)賬的余額必須等于相對(duì)應(yīng)的總賬余額，如果不等，那多半是明細(xì)賬記錯(cuò)了或記落了。造成的差錯(cuò)可能是記錯(cuò)借貸方了，或者記錯(cuò)科目了，或者數(shù)字寫(xiě)錯(cuò)了，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，很快就能找到，這一點(diǎn)也能衡量出會(huì)計(jì)對(duì)業(yè)務(wù)的熟練程度，都說(shuō)會(huì)計(jì)有經(jīng)驗(yàn)，也指的是這個(gè)，就像有經(jīng)驗(yàn)的老大夫，看一眼病人，大概就知道哪兒不對(duì)勁。6、對(duì)賬、結(jié)賬：記完總賬就該對(duì)賬和結(jié)賬了，只要憑證是正確的，登記完的賬也應(yīng)該是正確的，現(xiàn)在用財(cái)務(wù)軟件的，這個(gè)可以保證，但是手工記賬，就不保了，因此要經(jīng)常對(duì)賬，做到賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符。結(jié)賬就是結(jié)算出把一段時(shí)間內(nèi)本期的發(fā)生額合計(jì)和余額，然后將余額結(jié)轉(zhuǎn)下期或者轉(zhuǎn)入新賬。7、編制會(huì)計(jì)報(bào)表：記完總賬后，試算平衡了，就可以編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表了。就是我最初給你們看的那兩張報(bào)表，還有一張是現(xiàn)金流量表，因?yàn)樾∑髽I(yè)很少有要這張表的，而且制度上沒(méi)有硬性規(guī)定必須要報(bào)，所以我們先不學(xué)它，到了崗位，如果需要編報(bào)的話，那時(shí)候你們已經(jīng)可以獨(dú)立編制了，等學(xué)到報(bào)表的時(shí)候我們看情況定。整個(gè)流程就是這樣，這就是會(huì)計(jì)每個(gè)月要做的事情
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