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根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,會計檔案保管期限分為永久和定期兩類,會計檔案的定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五種。其中最短的保管期限為3年為:月、季度財務(wù)報告包括文字分析。
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會計檔案借閱各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
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1、 會計檔案為本公司提供利用,原則上不得外借。如有特殊需要,須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人或集團(tuán)相關(guān)負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會計主管)批準(zhǔn)方可借閱。
2、 公司以外的部門借閱會計檔案時,借閱人應(yīng)持有所屬單位正式介紹信,經(jīng)被借閱單位會計主管人員和公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。集團(tuán)總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時,應(yīng)經(jīng)集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、 財務(wù)部應(yīng)建立借閱登記清冊,所有借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。(詳見附表)
4、 借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記,不得拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件。如有特殊情況,須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)主管批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件。
5、 借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。 6、 所有內(nèi)外部會計檔案借閱,一律須被借閱單位財務(wù)部檔案管理員全程陪同,借閱地點(diǎn)僅限本單位檔案室或財務(wù)部。
(一)會計憑證類1.原始憑證、記帳憑證 15年 其中:涉及外來和對私改造的會計憑證 永久2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表 3年 學(xué)會計論壇
(二)會計帳簿類:1.日記帳 15年 其中:現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25年2.明細(xì)帳、總帳、輔助帳 15年 3.涉及外來和對私改造的會計帳簿 永久(三)會計報表類: 1.主要財務(wù)指標(biāo)報表 3年 2.月、季度會報表 15年 3.年度會計報表 永久 (四)其它類: 1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊 252.財務(wù)成本計劃 3年3.主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議 永久
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會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn),分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起?!稌嫏n案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限,該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,具體規(guī)定如下:1、需要永久保存的會計檔案有:年度決算財務(wù)會計報告; 資本金、股金及股權(quán)明細(xì); 開銷戶登記簿; 客戶掛失申請書、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)憑單(卡)收據(jù); 賬銷案存的清單或資料; 會計檔案保管登記簿、銷毀清冊; 7有價單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊; 機(jī)構(gòu)變動交接清冊; 有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會計檔案; 會計初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。2、保管期限為25年的會計檔案有:現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。3、保管期限為15年的會計檔案有:會計憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會計移交清冊。4、保管期限為10年的會計檔案有:國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)撥貨款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。5、保管期限為5年的會計檔案有:下級行上報的中期財務(wù)會計報告(月度、季度、半年度 報表及附件、說明);聯(lián)行往來清單及查詢查復(fù)書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位余額對賬回單; 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理后卡片;客戶申請辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議; 其他需要保管五年的會計檔案。6、保管期限為3年的會計檔案有:各級行本身及匯總?cè)牭娜沼嫳?;會計系統(tǒng)運(yùn)行日志; 不定期報表;會計檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會計檔案。
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