一、會計檔案

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)?！兑?guī)范》第四十五條對會計檔案管理問題作出了規(guī)定。

（一）會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。

（1）會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（2）會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互連接的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（3）會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、資金流量表財務(wù)情況說明書等。

（4）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財物數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財物清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位儲存在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并保管。

（二）會計檔案的裝訂與保管

1.會計檔案的整理立卷

會計年度終了后，對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

（1）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般講財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

（2）檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。

（3）管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計檔案簿、檔案資料目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

2.會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

（1）會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

（2）會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理、裝訂立卷。

（3）會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。

3.會計檔案的保管

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位檔案部門保管。”根據(jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：

（1）會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：①開列清冊，填寫移交清單；②在賬簿使用日期欄填寫移交日期；③交接人員按移交清冊和交接清單核查無誤后簽章。

（2）會計檔案的保管要求。①會計檔案應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；②采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；③會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；④會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；⑤設(shè)置歸檔登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；⑥會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

（3）會計檔案的借閱。①會計檔案為本單位提供使用，原則上不得借出，有特殊情況需要借出須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)；②外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理節(jié)約手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將節(jié)約人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等情況登記清楚；③借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）；④借出的會計檔案，會計檔案管理人員要如期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

（4）會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩種。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如2013年點終了日為12月31日，保管期限應(yīng)從2014年元月1日開始計算。

（三）會計檔案的銷毀

（1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。

（2）機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)后銷毀。

（3）會計當(dāng)保管期滿，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

（4）銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，各級主管部門會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員參加銷毀；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人員在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。

二、會計工作交接

會計工作交接是會計工作中的一項重要制度，也是會計基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容。辦理好會計工作交接，有助于分清移交人員和接管人員的責(zé)任，可使會計工作前后銜接，保證會計工作順利進(jìn)行，防止賬目不清、財務(wù)混亂。為此《規(guī)范》第二十五條至第三十五條對會計工作交接問題做出了具體規(guī)定。

（一）交接前的準(zhǔn)備工作

會計人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的不得調(diào)動或離職。根據(jù)《規(guī)范》第二十七條規(guī)定，會計人員辦理移交必須做好以下準(zhǔn)備工作：

（1）已經(jīng)受理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)尚未填制會計憑證的應(yīng)當(dāng)填制完畢。

（2）尚未登記賬目應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤叄Y(jié)出余額，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。

（3）整理應(yīng)該移交的各項資料，對未了事項和遺留問題要寫出書面說明文件。

（4）編制移交清冊，列明移交憑證、賬簿、會計報表、公章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會計資料和物品等內(nèi)容；實行會計電算化的單位，從事該項工作的移交人員應(yīng)在移交清冊上列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)盤、磁帶（盤）等內(nèi)容。

（5）會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員移交時，應(yīng)將財務(wù)會計工作、重大財務(wù)收支問題和會計人員的情況等向接替人介紹清楚。

（二）交接的基本程序

1.移交點收

移交人員離職前必須將本人經(jīng)管的會計工作，在規(guī)定的期限內(nèi)，全部向接替人員移交清楚。接替人員應(yīng)認(rèn)真按照移交清冊逐項點收。具體要求是：

（1）現(xiàn)金要根據(jù)會計賬簿記錄余額進(jìn)行當(dāng)面點交，不得短缺，接替人員發(fā)現(xiàn)不一致或“白條抵庫”現(xiàn)象時，移交人員在規(guī)定期限內(nèi)負(fù)責(zé)查清處理。

（2）有價證券的數(shù)量要與會計賬簿記錄一致，有價證券面額與發(fā)行價不一致時，按照會計賬簿月交接。

（3）會計憑證、賬簿、報表和其他會計資料必須完整無缺，不得遺漏。如有短缺，必須查明原因，并在移交清冊上注明，由移交人負(fù)責(zé)。

（4）銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對一致，如有未達(dá)賬項，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符；各種財產(chǎn)物資和債權(quán)債務(wù)的明細(xì)賬戶要與總賬有關(guān)賬戶余額核對相符；對重要實物要實地盤點，對余額較大的往來賬戶要與往來單位、個人核對。

（5）公章、收據(jù)、空白支票、發(fā)票、科目印章以及其他物品等必須交接清楚。

（6）實行會計電算化的單位，交接雙方應(yīng)在電子計算機(jī)上對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行實際操作，確認(rèn)有關(guān)數(shù)字正確無誤后，方可交接。

2.專人監(jiān)督

《規(guī)范》第二十八條規(guī)定，會計人員在辦理交接手續(xù)時，必須有人監(jiān)交，以起督促、公正作用。對監(jiān)交的具體要求是：

（1）一般會計人員辦理交接手續(xù)，由單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。

（2）會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員辦理交接手續(xù)，由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

3.交接后的有關(guān)事宜

（1）會計工作交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清冊上簽名蓋章，并在移交清冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù)及需要說明的問題和意見等。

（2）接管人員應(yīng)繼續(xù)使用移交前的賬簿，不得擅自另立賬簿，以保證會計記錄前后銜接，內(nèi)容完整。

（3）移交清冊填制一式三份，交接雙方各持一份，歸檔一份。

（三）會計工作臨時交接

《規(guī)范》第三十三條規(guī)定，會計人員臨時離職或因其他原因暫時不能工作的，都要辦理臨時交接手續(xù)。

（1）臨時離職或因病不能工作需要接替或代理的，會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人必須指定專人接替或者代理，并辦理會計工作交接手續(xù)。

（2）臨時離職或因病不能工作的會計人員恢復(fù)工作時，應(yīng)當(dāng)與接替或代理人員辦理交接手續(xù)。

（3）移交人員因病或其他特殊原因不能親自辦理移交手續(xù)的，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可由移交人員委托他人代辦交接，但委托人應(yīng)當(dāng)對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關(guān)資料的合法性、真實性承擔(dān)法律責(zé)任。

（四）移交后的責(zé)任

《規(guī)范》第三十五條規(guī)定：“移交人員對移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料的合法性、真實性承擔(dān)法律責(zé)任”。這是對會計工作交接后，交接雙方責(zé)任的具體確定。移交人員所移交的會計資料是在其經(jīng)辦會計工作期間內(nèi)發(fā)生的，應(yīng)當(dāng)對這些會計資料的合法性、真實性負(fù)責(zé)，即便接替人員在交接時因疏忽沒有發(fā)現(xiàn)所接會計資料在合法性、真實性方面的問題，如事后發(fā)現(xiàn)，仍應(yīng)由原移交人員負(fù)責(zé)，原移交人員不應(yīng)以會計資料已移交而推脫責(zé)任。