采購部是公司最為特殊的一個部門――――負責公司所經營商品的開發(fā)、采購、定價、利潤及促銷品的決策，在公司整個營運體系中具有舉足輕重的作用。其主要工作流程有以下幾個方面：1、初級培訓流程2、采購開店流程3、采購談判流程4、采購促銷DM流程5、采購電腦系統(tǒng)培訓6、采購日常工作流程7、采購數(shù)據(jù)考核每家超市的采購部或商品處都有自己的采購工作流程，但是歸根到底，卻大同小異，其基本理念是基本一致的。公司對整個采購部的人員的綜合素質要求是最高的，所有的采購經理不僅要熟練掌握商品專業(yè)知識，還要具有精益求精、勤奮努力、踏踏實實、嚴密細致的職業(yè)道德精神。而開店對一個采購主管的考驗也是嚴峻的，他猶如大海中的操舵手，決定了整個公司的一個發(fā)展方向。超市籌備期間，采購部首先考慮的是如何建立商品資源的優(yōu)勢，即所謂的供應商優(yōu)勢。因為商品資源是公司開拓銷售市場的前提，也是推動企業(yè)發(fā)展壯大的決定因素之一。因此企業(yè)要在開業(yè)前奠定自身的經營優(yōu)勢，就必須強化采購的業(yè)務管理，如何建立一支高素質和高效率的采購隊伍，是超市經營者首要考慮的問題。而對采購隊伍進行專業(yè)培訓，熟悉本公司的企業(yè)宗旨和規(guī)章制度則是第一步工作：采購培訓及商品結構的確定一、 公司制度培訓。（詳見員工手冊）時間為3天左右二、 商品專業(yè)知識培訓要做一名優(yōu)秀的采購經理必須熟悉自己所要經營的商品，你只有自己是商品的行家，才能很明確的確定自己部門所經營商品的明細情況，才能做到主次分明，才能與你的合作伙伴有商品上的“共同語言”。時間需要為7天或更多。三、 詳細的商圈競爭對手的市調工作。通過市場調查，分析競爭對手的商品結構，根據(jù)競爭對手的商品陳列及促銷情況，確定自己柜組的主營商品。寫出詳細地采購經理市調報告，并上報采購處長。這個過程是不間斷的進行的，一直到超市開業(yè)之后。時間需要為7天――15天附采購經理市調報告要求四、 超市貨架商品陳列圖紙的制作這項工作是整個商品談判的基礎工作，也是體現(xiàn)采購經理前段工作業(yè)績的體現(xiàn)，每個采購經理都要認真的分析自己部門的貨架資源，結合自己的商品類別表，綜合自己市調的結果，進行商品資源的分配，直到細化到每個單品。（由采購處長對商品的正常貨架和端架、堆頭進行部門分配）時間為7天此階段需要1個月的時間供應商談判流程所有采購經理的綜合素質都將在談判桌上得到完全、充分地體現(xiàn)。而與廠家的談判工作又是非常艱苦的，特別是KA談判。所以采購經理必須把談判前的準備工作做到百分之百的完善。一、 根據(jù)公司總經理室的年度銷售計劃和財務部預算的理論毛利及費用支出和資金使用計劃，采購部來確定整個公司經營商品的綜合毛利率和資金使用天數(shù)及各項通道費指標。企劃部制定本公司的年度DM促銷計劃，并把DM商品的收費標準由總經理室簽署后轉到采購部。二、由采購部的部長、處長對采購領取的指標和年度DM促銷計劃進行明細的分配，并與財務共同商議結算方式和通道費項目，具體明細詳見采購手冊。三、商品與供應商的對應根據(jù)市場調查報告和商品貨架圖，進行商品與供應商的對應工作，并同時對供應商的資料進行初步了解。四、每個采購經理根據(jù)上級下達的結算和通道費指標，進行層層分解，根據(jù)自己部門經營商品的具體情況并落實到供應商上。（包括端架和堆頭的分配）五、與供應商進行初步談判，并做好談判記錄1、談判的原則：平等互利原則、信用原則、相容原則。2、談判的準備：準備好本公司的宣傳圖冊及其他的一些宣傳材料。3、談判目的：讓對方了解自己的超市狀況及發(fā)展方向；了解供應商在當?shù)嘏c其他競爭對手的合作情況，及他的一些企業(yè)和商品的情況。最初的談判時間不要過長，最好控制在15---20分鐘。六、KA談判資料的整理對初步的供應商進行分類，可以分為A\B\C三類A、即所謂的KA,(重點供應商)采購經理要對KA要單獨進行詳細地調查和分析 ，主要包括以下幾個方面：1、 KA經營商品的商品價格2、 與其它競爭對手的主要合作條件（包括帳期、返利和其它促銷費用）3、 對方年度促銷計劃的基本內容4、 其它的情況（經濟勢力、配送能力、售后服務等）實際上正是這些KA,確保了超市80％的銷售業(yè)績。B、一般的供應商，即所謂的“綠葉”型企業(yè)，是公司的供應商資料庫中不可缺少的一部分，這類供應商的業(yè)績不會太大，但是所經營商品的門類很多，對這部分的供應商整理工作比KA的困難度要小一點，但是也需要采購經理充分重視。C、備用供應商，即合作條件不是很成熟的的廠家，只要求采購經理充分熟悉，要于對方進行不間斷的交流，但是暫不做簽約準備，只是作為備用供應商。七、KA談判要點：1、 談判對象：要于對方的主要負責人進行直接談判，不要與其它的非決策人員進行不必要的溝通，以免過早的泄漏自己的談判目的。2、 談判心理：采購經理要保持心態(tài)的絕對平衡，永遠不能在談判對手面前明確表現(xiàn)自己的具體態(tài)度。（特別在與規(guī)模比較大的廠家談判時，如可口可樂、百事等）3、 談判時間：35分鐘之內4、 談判內容：1、 簽約合同的涉及內容（結算方式和返利政策及銷售獎勵政策、商品服務等）2、 年度促銷計劃的制定（有的超市可以為6個月）3、 通道費的談判。（明確雙方的交易條件如進場費、DM費、新品費、堆頭費、燈箱費等）4、 DM促銷的具體規(guī)定。（一定要向對方解釋的清清楚楚，否則會引起不必要的麻煩，詳見DM操作流程。）5、 談判方式：1、 首先作一名忠實的聆聽者，并仔細地分析對方的闡述，抓住其要點和漏洞。適當?shù)赜枰詫Ψ降穆┒催M行含蓄地反擊。2、 向對方明確表示本公司的經營優(yōu)勢及雄厚的經濟勢力和強大的投資背景。3、 盡量不要讓談判冷場，在具體問題僵持不下時，適當?shù)剞D換話題或明確表示此次談判時間已到，改天再繼續(xù)進行談判。4、 盡量多地讓廠商進行具體表態(tài)。5、 談判不能進入死角。6、 采購經理可以適當?shù)匕褜Ψ绞袌鲋饕偁帉κ峙c我公司的談判結果，略帶夸張的透露給對方，給予對方適當?shù)恼勁袎毫Α?、 作好談判記錄，并對分歧比較大的KA作單獨記錄。6、 對于經過多次談判，分歧還是比較大的KA，采購經理必須將談判的具體情況如實向采購處長匯報，然后由采購處長與采購經理共同分析談判紀要，適當?shù)匦薷淖约旱恼勁杏媱潱档妥约阂徊糠植皇呛苤匾恼勁幸?，以便雙方能共同讓步，達成共識。7、 B類的供應商談判請效仿KA。八、采購經理所有的談判工作都要定期地向上級匯報，以便公司領導能隨時掌握采購進度，采取適當?shù)拇胧獙σ馔馇闆r地出現(xiàn)。前期逐步談判為7天一次，進入KA談判，要求每日匯報。九、所有的供應商的基本協(xié)議已經與對方達成共識之后，各采購經理需要把本部門談判的結果匯總上報至采購處長，并取得采購處長的認可，方可進入實際簽約進程。此階段需要3個月的時間采購簽約一、 建立供應商簽約進度表，匯總需要簽約的供應商數(shù)量并落實到每個采購大類。二、向采購經理下達簽約時間限制，明確最后地簽約期限。三、采購處長做為部門領導人，要隨時跟蹤采購經理簽約進度，并對其提出指導意見。四、采購內勤確保簽約廠家的電腦信息資料的及時錄入。注意：所有的商品的條形碼均已實際包裝條碼為準掃描輸入電腦。五、采購部安排專人負責采購檔案的保管工作。六、采購經理隨時關注本部門的簽約進度并參照自己的類別，確認已簽約廠家電腦信息維護的正確性。（包括商品資料的正確性及定貨周期、起訂量等等問題）七、其他情況：1、 廠家中途推出導致合同無法正常簽約，對于此種情況，采購經理必須及時尋找替代商品，啟動C類供應商。2、 廠家的談判條件有所變更，采購經理應盡量了解對方的變更原因，并進行客觀的分析研究，盡量與供應商達成共識，最后報采購處長批準。3、 有一部分廠家為了爭取更優(yōu)惠的條件，會盡量地拖延合同地簽字，對待此部分供應商，采購經理必須反復強調由于延期簽約而造成后果的嚴重性，并對之進行適當?shù)厣虡I(yè)威脅，暗示他這種做法會在以后的合作中付出相應的代價。八、所有的采購經理必須無條件地在采購合同簽約最后截止期限之前，把所有需要引進的供應商的合同簽署完畢。這個過程最重要的就是采購經理的時時跟進自己的工作?？傊?，一句話：跟進、跟進、再跟進?。?！此階段需要1個月的時間采購訂單（或總部訂單）一、 新開店的商品陳列貨架圖由采購制作，采購經理根據(jù)自己的談判結果，結合電腦系統(tǒng)中的商品明細資料，確定自己前期制作的商品貨架陳列圖的準確性，如有修改，請在圖紙上做出詳細地標注，并報采購處長批準。二、采購經理對本部門的電腦維護信息再次進行確認，把商品信息維護的出錯率降到零。三、新開店所有商品的第一單均有采購經理來簽署下達，（包括許多地方專賣品）采購經理在下商品訂單時，一定要合理安排各個供應商送貨的具體時間，防止供應商送貨過于集中而引起的其它不利問題。四、非食品的訂單一般在開業(yè)前40天向供應商下達，商品實物必須在開業(yè)前30天到達門店，綜合到貨率必須達到90％（DM商品為100％）；食品的訂單必須在開業(yè)前30天向供應商下達，商品實物必須開業(yè)前20天到達門店，綜合到貨率必須達到95％（DM商品為100％）；生鮮食品比較特殊（果蔬、水產、肉品為開業(yè)前的1天；熟食、面包為提前10天，并進行試制。）注：綜合到貨率包括品種到貨率、數(shù)量到貨率和金額到貨率。五、所有訂單向供應商下達后，每個采購經理要密切注意自己部門商品的綜合到貨率，并隨時向供應商了解商品貨源情況，確保訂單商品的及時到貨。六、由于生鮮商品的特殊性，決定了它的突發(fā)因素也最多，所以生鮮采購經理必須對自己的貨源加倍的重視，與供應商的聯(lián)系應天天進行，甚至在開店前夕，要與營運部人員共同在店面進行工作，防止意外情況的發(fā)生。