狂睡不醒
會計檔案管理辦法是為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案而制定的法規(guī)，2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。1、全文共五大章，分為內(nèi)容解讀，文件發(fā)布，政策全文，辦法解讀和信息化應用。2、會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其中鑒定銷毀工作是檔案銷毀的前提和基礎(chǔ)。原《管理辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責任，這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人。在實際工作中，為避免可能發(fā)生的風險，對于遠遠超過最低保管期限且符合銷毀條件的會計檔案，單位負責人一般也不愿銷毀，大量已失去保存價值的會計檔案占據(jù)了儲存空間，造成了資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀?！薄痉煞ㄒ?guī)】《會計檔案管理辦法》第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。第十二條 單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
華鑫綠創(chuàng)
財務部負責檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部臨時保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)檔案管理部同意。財務部臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，出納人員不得兼管會計檔案。
1.會計核算電子賬套應設置自動備份功能，每天在服務器上進行自動備份，并且一周最少一次將備份帳套拷貝至移動硬盤。年度賬套應刻制成光盤，以利于長期保存；2.會計憑證需在次月20日前完善附件，整理裝訂完畢；會計賬簿需在會計年度結(jié)束1個月內(nèi)打印完畢，裝訂成冊，整理歸檔；單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。3.財務報告、管理性報表等會計核算資料的保管分紙質(zhì)和電子文檔兩種，紙質(zhì)部分需在次月20日前整理歸檔，電子文檔需妥善備份，避免丟失；4.納稅申報資料（包括紙質(zhì)申報表、納稅輔助說明資料及其他稅務局要求報送資料、統(tǒng)計局報送資料等）需在次月20日前整理歸檔，并于年度結(jié)束3個月內(nèi)整理裝訂成冊，以便于長期保存；5.發(fā)票應將未開具發(fā)票及作廢發(fā)票全聯(lián)分別保管，作廢發(fā)票必須各聯(lián)齊全；發(fā)票的存放和保管嚴格按照稅務機關(guān)的規(guī)定辦理，不得丟失和擅自損毀，如有丟失當日書面報告主管稅務機關(guān)；需建立發(fā)票領(lǐng)用制度，設“發(fā)票領(lǐng)用登記本”，領(lǐng)取時要記載領(lǐng)用日期、發(fā)票號碼、開具項目、金額，并由領(lǐng)取人簽字。收據(jù)保管參照發(fā)票保管的辦法執(zhí)行。6.審計報告、稅審報告、評估報告、內(nèi)審報告等外部鑒證、咨詢資料，應將紙質(zhì)部分按類別、年限歸檔，妥善保管；各類鑒證、咨詢資料應取得電子版本，妥善存儲；7.會計人員工作交接需編制會計移交清單，會計移交清單應作為會計檔案的一部分，存檔保管；8.各類檔案的保管需建立子檔案目錄清單，并且打印一份粘貼在檔案盒上，以方便查找。9.同時滿足下列條件的，公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。公司從外部接收的電子會計資料符合上述條件，且附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。財務部向檔案管理部辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，辦理檔案移交手續(xù)。
羋修羋修
張秀娟
(河南省有色金屬地質(zhì)礦產(chǎn)局)
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內(nèi)容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規(guī)范》中規(guī)定:
(1)電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
(2)對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
(3)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。
(4)通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、目前電算化下會計檔案管理存在的問題
(1)電算化會計檔案本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計算機的硬盤上，實際工作中常有以下幾種不當情況發(fā)生:一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習慣，機器一旦出現(xiàn)故障，則部分賬務數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復上易出現(xiàn)麻煩。
(2)會計檔案管理制度不完善。準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟活動的質(zhì)的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟業(yè)務的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證;再者，電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)?？梢?，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內(nèi)容。
(3)缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結(jié)果與損失也非同小可。一般會計人員業(yè)務經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務工作。他們在使用微機處理業(yè)務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟件之外，對微機的軟硬件知識了解甚少，一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都做了系統(tǒng)的培訓，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導致系統(tǒng)崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
(1)對會計電算化本身理解的偏差。我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。同時，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，以及注冊自己的網(wǎng)站，根本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運作效率。
(2)尚未引起有關(guān)部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
(3)缺乏明確的規(guī)章制度。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。從而只突出強調(diào)了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
(4)電算化會計軟件升級快。由于會計電算化軟件近年來頻繁更換和升級，原相關(guān)的會計軟件和文檔資料也容易出現(xiàn)不相兼容的情況，如果處理不當這部分會計資料不僅得不到有效的保管和發(fā)揮應有作用，同時也不符合內(nèi)部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善電算化下會計檔案管理各項制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎(chǔ)工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應的管理制度。實施電算化后應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是:
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經(jīng)濟合同、開發(fā)設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存儲于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關(guān)稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規(guī)定立卷歸檔保管。會計相關(guān)職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內(nèi)容，根據(jù)國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。一般情況下，企業(yè)每一至兩年應對會計檔案進行一次大的清理，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞要進行修補，而對磁性介質(zhì)檔案每年應進行一次復制，以防磁盤等介質(zhì)損壞造成會計數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后，將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長(超過15年)，完全能夠滿足一般會計賬簿保管的需要而且一次刻錄后，光盤不再能重復擦寫，可以有效防止數(shù)據(jù)被非法修改或病毒破壞。
(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度。要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導批準證明，經(jīng)財務經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
2.提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ);同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。
會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業(yè)務素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應立足于國際水準，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
3.重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務于會計工作，以實現(xiàn)會計電算化的效益原則。
實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。
與此同時加大會計法規(guī)實施力度，強化單位負責人的第一負責人意識，增強法紀觀念，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，從而使會計違規(guī)違法行為無立足之地。
六、結(jié)論
電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。
參考文獻
張前.2001.電算化環(huán)境對會計檔案的影響及管理要求.
李新惠.2002.電算化會計檔案應注意的問題.
郭利萍.2002.電算化會計檔案制度的建立.
一個人淋著雨
新《管理辦法》在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規(guī)定，主要包括：1、將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2、規(guī)定滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。3、要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。4、要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
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