一、會計軟件的功能要求

《工作規(guī)范》第六條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)保障企業(yè)按照國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度開展會計核算，不得有違背國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的功能設(shè)計”，這是對會計軟件功能的總體原則性要求。同時在工作規(guī)范中對于會計軟件的功能做了許多具體規(guī)定。

（一）必須使用中文及對中文處理的支持

《工作規(guī)范》第七條規(guī)定：“會計軟件的界面應(yīng)當(dāng)使用中文并且提供對中文處理的支持，可以同時提供外國或少數(shù)民族文字界面對照和處理支持”。第七條規(guī)定要同時滿足兩個條件：一是軟件界面要使用中文，也就是軟件的功能菜單、操作導(dǎo)向、表單格式、提示信息、幫助文件等都要使用中文；二是要有對中文處理的支持，也就是要有符合中國國家標(biāo)準(zhǔn)的漢字編碼支持能力，使?jié)h字能在系統(tǒng)中正確輸入、顯示和打印。第三十七條也規(guī)定“企業(yè)會計資料中對經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的描述應(yīng)當(dāng)使用中文，可以同時使用外國或者少數(shù)民族文字對照”。

（二）必須有符合制度規(guī)定的會計科目分類和編碼功能

《工作規(guī)范》第八條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的會計科目和編碼功能”。第八條規(guī)定主要是要求會計軟件具有與會計準(zhǔn)則制度相符合的科目分類和編碼方式，也就是說，會計科目應(yīng)當(dāng)按照資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、費用、損益等劃分一級科目，同時科目編碼也應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字，通過首位數(shù)區(qū)分科目所屬類型。

（三）必須具有會計憑證、賬簿和報表的顯示和打印功能

《工作規(guī)范》第九條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度的會計憑證、賬簿和報表的顯示和打印功能”。第九條規(guī)定主要是保證會計軟件按照會計人員及會計監(jiān)督人員易于理解的形式呈現(xiàn)會計資料，還原會計核算過程。在我國會計實務(wù)中，憑證和賬簿有約定俗成的格式，這種約定俗成的憑證、賬簿一直以來得到會計制度的默認(rèn)，也是會計制度的有機組成部分。因此，會計軟件顯示和打印的憑證、賬簿，應(yīng)當(dāng)符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定的內(nèi)容和行業(yè)約定俗成的格式。

（四）應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能

《工作規(guī)范》第十條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人員的修改功能”。第十條主要規(guī)范三個方面：一是不可逆的記賬功能。這里的記賬，強調(diào)的是記賬后果，而不是記賬過程，與會計軟件對記賬操作如何進行后臺處理無關(guān)。也就是說，憑證記賬后，該憑證對相關(guān)科目發(fā)生額和余額的影響就發(fā)生效力，此后不管以任何條件輸出賬簿和報表，該憑證的影響都應(yīng)當(dāng)予以反映。不可逆的記賬功能，就是說已記賬憑證發(fā)生的后果不可撤銷。當(dāng)然，用紅字憑證更正記賬錯誤，則對沖的兩張憑證都發(fā)生了記賬后果，不屬于這里所說的逆向操作。二是對記賬順序的保護。包括兩方面：對已記賬憑證的連續(xù)編號；對已記賬憑證刪除和插入的禁止。兩者結(jié)合起來才能保證原始記賬不被篡改。三是對記賬內(nèi)容的保護，禁止對已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改。關(guān)鍵信息是指日期、金額、科目和操作人。這里的日期包括記賬憑證上記載的任何日期，例如制單日期、審核日期、記賬日期等。操作人也包括經(jīng)手記賬憑證的所有人員，例如出納、會計、審核人等。

《工作規(guī)范》并未對所有逆向操作加以禁止，而是抓住最關(guān)鍵的記賬環(huán)節(jié)。因為核算流程中，記賬是改變賬戶發(fā)生額和余額、最終決定報表數(shù)字的關(guān)鍵步驟。對記賬功能和已記賬憑證進行控制，防止對相關(guān)數(shù)據(jù)的隨意篡改，是會計軟件必須滿足的要求。同時《工作規(guī)范》規(guī)定會計軟件不得提供對已記賬憑證關(guān)鍵信息的修改功能，但也意味著對尚未記賬憑證的修改和已記賬憑證其他信息的修改不受限制。如會計分錄摘要會經(jīng)常因會計人員信息掌握不充分而出現(xiàn)不準(zhǔn)確，需要在記賬后進行修改的情況，而且這種修改對核算結(jié)果不形成影響，對此種情況規(guī)范沒有加以限制。因此，限制關(guān)鍵信息的修改，放開其他信息的修改，實現(xiàn)了信息化條件下會計核算可靠性與效率性要求的平衡。

（五）鼓勵軟件中集成可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）功能

《工作規(guī)范》第十一條規(guī)定：“鼓勵軟件供應(yīng)商在會計軟件中集成可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）功能，便于企業(yè)生成符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的XBRL財務(wù)報告”。XBRL是Extensible Business Reporting Languagede的英文縮寫，是一種新興的電子財務(wù)報告格式，它以XML（可擴展標(biāo)記語言）為基礎(chǔ)，統(tǒng)一了描述財務(wù)報告的語義和語法，可以解決財務(wù)報告重復(fù)編報、重復(fù)錄入等問題，實現(xiàn)對財務(wù)報告的自動分析和跨系統(tǒng)的信息交換，能有效地降低會計信息生產(chǎn)和使用成本，深度挖掘會計信息價值，因而在全球得以廣泛應(yīng)用。隨著XBRL應(yīng)用的深入發(fā)展，更多企業(yè)也將采用“嵌入式”的編報方式，通過會計軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接生成XBRL實例文檔。因此，工作規(guī)范鼓勵供應(yīng)商在會計軟件中集成XBRL。目前XBRL軟件產(chǎn)品需要進行認(rèn)證認(rèn)可。

（六）具有符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口

《工作規(guī)范》第十二條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)具有符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，滿足外部會計監(jiān)督需要”。隨著會計信息化的發(fā)展，會計監(jiān)督也在不斷邁向信息化。采用審計軟件從企業(yè)會計系統(tǒng)中調(diào)取電子會計資料，并在審計軟件輔助下進行查閱、分析并發(fā)現(xiàn)疑點，已成為會計監(jiān)督常用的一種檢查方式。但是，由于各種會計軟件沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，調(diào)取不同軟件中的會計資料需要不同的工具，各監(jiān)督機構(gòu)、會計師事務(wù)所等都各自開發(fā)自己的接口軟件，不僅造成資源的極大浪費，實際使用效果也不很理想。制定并實施會計軟件數(shù)據(jù)接口的國家標(biāo)準(zhǔn)，即可解決上述問題。會計、審計軟件只要遵循這一標(biāo)準(zhǔn)，不需要開發(fā)繁雜的接口工具，就可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換，滿足會計監(jiān)督以及其他需求。

（七）具有電子會計資料歸檔功能

電子會計資料歸檔功能是會計管理軟件的一項重要功能，《工作規(guī)范》第十三條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)具有會計資料歸檔功能，提供導(dǎo)出會計檔案的接口，在會計檔案存儲格式、元數(shù)據(jù)采集、真實性與完整性保障方面，符合國家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求”。歸檔應(yīng)是對電子會計資料進行鑒別、整理加工和移送檔案管理職能部門進行保存的過程。歸檔時，首先要進行鑒別，區(qū)分需歸檔和不需歸檔的部分，去除不需歸檔數(shù)據(jù)和冗余數(shù)據(jù)，對準(zhǔn)備歸檔電子會計資料鑒定其真實性、完整性和有效性，并按重要程度區(qū)分保管期限。在這個過程中，需要將歸檔的電子會計資料轉(zhuǎn)成符合歸檔要求的存儲格式，與其元數(shù)據(jù)一起按要求封裝打包，從會計信息系統(tǒng)中導(dǎo)出，傳送至檔案管理信息系統(tǒng)或歸檔制定的存儲位置，然后對已完成歸檔的會計資料進行標(biāo)記，以防止重復(fù)歸檔。這些功能需要在會計信息系統(tǒng)完成，即所謂的歸檔功能。歸檔功能最好還具有定期刪除已歸檔數(shù)據(jù)，以釋放存儲空間的功能。

（八）會計軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志

《工作規(guī)范》第十四條規(guī)定：“會計軟件應(yīng)當(dāng)記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時間和操作內(nèi)容查詢?nèi)罩镜墓δ?，并能以簡單易懂的形式輸出”。這條規(guī)定的日志功能，不是傳統(tǒng)意義上的日志概念，而是為會計監(jiān)督服務(wù)的用戶操作日志。兩者是有較大區(qū)別的，前者主要供技術(shù)人員使用，而后者直接供會計監(jiān)督人員使用。具體來講，用戶操作日志應(yīng)當(dāng)滿足以下要求：

一是完整性要求。會計軟件必須保證日志記錄的完整，將所有對會計核算結(jié)果可能形成影響的用戶操作記錄下來，包括對核算結(jié)果直接影響的數(shù)據(jù)錄入、修改、插入、刪除，對核算工作所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如會計科目表、銀行賬戶信息、輔助核算項目信息、人員信息等）的維護。

二是安全性要求。會計軟件應(yīng)當(dāng)采取技術(shù)手段，保證用戶操作日志中的任何信息不被用戶以外任何手段修改和刪除。

三是可查性要求。用戶操作日志必須提供對各類操作的查詢，以便會計監(jiān)督人員篩選出想要信息。查詢應(yīng)當(dāng)可以按照操作人員姓名或用戶名、操作的時間范圍、操作內(nèi)容等各種條件分別或者組合進行。

日志功能應(yīng)當(dāng)記錄具體操作內(nèi)容、操作人員及精確到秒的操作時間。對于不同的操作，需要記錄的內(nèi)容是不一樣的。例如，對于科目的增加，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)記錄增加的科目名稱、代碼以及屬性。對于記賬憑證的修改，應(yīng)當(dāng)記錄修改的項目以及修改前后的內(nèi)容。對于已結(jié)賬期間的重新開啟，應(yīng)當(dāng)記錄開啟期間的起止日期。

用戶操作日志功能的規(guī)定意味著會計監(jiān)督人員在檢查工作中，可以通過日志來尋找會計核算中存在的異常情況，以發(fā)現(xiàn)違規(guī)線索。除了反記賬和對記賬憑證關(guān)鍵信息的修改外，工作規(guī)范對其他修改和逆向操作功能并未禁止，而相關(guān)的操作軌跡只有通過用戶操作日志予以記錄保留。因此，日志的查詢應(yīng)當(dāng)成為財政部門檢查工作的一項標(biāo)準(zhǔn)程序，以排查核算中的高風(fēng)險行為。

二、會計軟件云服務(wù)

“會計軟件云”是依托互聯(lián)網(wǎng)的一種全新會計軟件服務(wù)和使用模式。它是指會計軟件未安裝在企業(yè)本地，而是運行于供應(yīng)商的遠(yuǎn)端服務(wù)器，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)，以網(wǎng)頁瀏覽器形式使用軟件，會計資料通常情況下也存儲在遠(yuǎn)端服務(wù)器中。其本質(zhì)是會計軟件和服務(wù)器資源的租用。會計軟件云服務(wù)有非常好的發(fā)展前景，也是會計信息化的發(fā)展方向?！豆ぷ饕?guī)范》對“會計軟件云”這一新型的會計軟件服務(wù)業(yè)態(tài)進行了專門規(guī)范，主要是考慮到會計軟件云服務(wù)的特殊性：一是在供應(yīng)商提供免費服務(wù)情況下，用戶企業(yè)可能忽略自身權(quán)利的保護；二是會計資料存儲在遠(yuǎn)端，用戶企業(yè)只具有訪問能力而不具有控制能力，可能因權(quán)屬關(guān)系不明而產(chǎn)生糾紛，甚至?xí)嬝?zé)任歸屬不明；三是作為企業(yè)內(nèi)部職能的會計核算，其運行依賴于外部供應(yīng)商的正常運轉(zhuǎn)，存在著用戶企業(yè)不能掌控的風(fēng)險因素；四是大量用戶企業(yè)的會計核算和數(shù)據(jù)存儲集中于同一供應(yīng)商的服務(wù)器上，業(yè)務(wù)異常的風(fēng)險高度聚集。出于這些因素的考慮，《工作規(guī)范》從保護會計資料的安全、完整和企業(yè)會計工作持續(xù)進行的角度出發(fā)，明確了云服務(wù)供應(yīng)商的相關(guān)責(zé)任。

（1）供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)從技術(shù)層面上確?？蛻魰嬞Y料的安全和完整，這一責(zé)任不以客戶是否支付服務(wù)費為前提。《工作規(guī)范）第十五條規(guī)定：“以遠(yuǎn)程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)在技術(shù)上保證客戶會計資料的安全、完整。對于因供應(yīng)商原因造成客戶會計資料泄密、毀損的，客戶可以要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任”。

（2）云服務(wù)形成的會計資料所有權(quán)歸客戶，并要求供應(yīng)商確?？蛻魰嬞Y料的正常導(dǎo)出?！豆ぷ饕?guī)范》第十六條規(guī)定：“客戶以遠(yuǎn)程訪問、云計算等方式使用會計軟件生成的電子會計資料歸客戶所有。軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)提供符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口供客戶導(dǎo)出電子會計資料，不得以任何理由拒絕客戶導(dǎo)出電子會計資料的請求”。這一方面是落實單位會計責(zé)任的需要——如果客戶對自己的會計資料沒有所有權(quán)，就會出現(xiàn)會計責(zé)任不清的情況；另一方面也是保證企業(yè)會計工作持續(xù)進行的需要——客戶從一種云服務(wù)切換到本地會計軟件或另一供應(yīng)商的云服務(wù)時，就需要進行數(shù)據(jù)遷移。因此，云服務(wù)軟件也應(yīng)當(dāng)與傳統(tǒng)會計軟件一樣，提供符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，供客戶導(dǎo)出會計資料，供應(yīng)商不得以任何理由拒絕。

（3）供應(yīng)商應(yīng)做好對云服務(wù)中斷情況的預(yù)案?！豆ぷ饕?guī)范》第十七條規(guī)定：“以遠(yuǎn)程訪問、云計算等方式提供會計軟件的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)做好本供應(yīng)商不能維持服務(wù)情況下，保障企業(yè)電子會計資料前安全以及企業(yè)會計工作持續(xù)進行的預(yù)案，并在相關(guān)服務(wù)合同中與客戶就該預(yù)案做出約定”。由于商業(yè)的、管理的、技術(shù)的或者不可抗力等風(fēng)險因素，會計軟件云服務(wù)存在著中斷的可能，如供應(yīng)商解散清算、服務(wù)器遭受攻擊癱瘓等。這種情況下，可能有大量企業(yè)的會計資料受到威脅，會計工作的持續(xù)運行受到影響。為避免這一情況的出現(xiàn)，工作規(guī)范作出了供應(yīng)商提前做好預(yù)案保障用戶會計資料安全和會計工作持續(xù)的要求和規(guī)定，并明確規(guī)定這一要求應(yīng)作為供應(yīng)商向客戶提供服務(wù)合同內(nèi)容的一部分。

三、會計軟件服務(wù)

《工作規(guī)范》對軟件服務(wù)提出了三個方面要求：

（1）對供應(yīng)商的服務(wù)提出的一般性要求?！豆ぷ饕?guī)范》第十八條規(guī)定：“軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)努力提高會計軟件相關(guān)服務(wù)質(zhì)量，按照合同約定及時解決用戶使用中的故障問題。會計軟件存在影響客戶按照國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度進行會計核算問題的，軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)為客戶免費提供更正程序”。會計軟件不同于普通零售軟件，它影響著企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。供應(yīng)商提供的也不僅僅是軟件，其服務(wù)也是保障軟件正常運轉(zhuǎn)必不可少的組成部分，在很大程度上售后服務(wù)決定著軟件的使用效果。服務(wù)質(zhì)量成為客戶選擇會計軟件越來越重要的考慮因素，也是市場競爭的一個重要方面。同時在這一條中進一步明確了供應(yīng)商的責(zé)任，即會計軟件升級，如果是對功能的進一步完善或提高使用的便利性等，應(yīng)按合同約定收取費用；但如果是對影響客戶按照會計準(zhǔn)則制度進行核算的問題的修正，則不應(yīng)收取費用。其目的是保障企業(yè)對會計準(zhǔn)則制度的執(zhí)行。

（2）為用戶提供即時性服務(wù)?！豆ぷ饕?guī)范》第十九條規(guī)定：“鼓勵軟件供應(yīng)商采用呼叫中心、在線客服等方式為用戶提供實時技術(shù)支持”。第十九條規(guī)定的目的在于引導(dǎo)軟件供應(yīng)商提高服務(wù)即時性。信息技術(shù)的發(fā)展，不僅帶來會計軟件功能的完善以及性能的提高，也為會計軟件相關(guān)服務(wù)水平的提升、服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了可能。供應(yīng)商在關(guān)注技術(shù)對軟件影響、改進軟件的同時，也應(yīng)思考新技術(shù)在改善服務(wù)方面所發(fā)揮的作用。例如，現(xiàn)在一些即時通訊軟件中集成了遠(yuǎn)程桌面功能，使得遠(yuǎn)程控制已經(jīng)成為大眾化工具，不再需要專門的客戶端軟件。這為技術(shù)支持人員解決客戶疑難問題提供了一種新的渠道。

（3）為開展會計監(jiān)督工作提供專門教程和相關(guān)資料。《工作規(guī)范》第二十條規(guī)定：“軟件供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)就如何通過會計軟件開展會計監(jiān)督工作，提供專門教程和相關(guān)資料”。這也是軟件服務(wù)的一項重要內(nèi)容。隨著信息化程度的提高，會計監(jiān)督工作越來越多地直接通過會計軟件來進行資料查詢、發(fā)現(xiàn)線索、分析問題。因此，供應(yīng)商提供通過軟件開展會計監(jiān)督的專門教程或手冊等資料，為會計監(jiān)督工作提供了便利，同時也減輕了客戶企業(yè)的負(fù)擔(dān)。供應(yīng)商編寫會計監(jiān)督相關(guān)教程、手冊等資料，應(yīng)著重注意專門性的要求，也就是說專門教程和相關(guān)資料應(yīng)把監(jiān)督人員可能用到的操作說明單獨組織起來，要突出重點，根據(jù)使用頻率排序，要有實用性、操作性，簡潔明了，直接指明相關(guān)功能的菜單路徑，使監(jiān)督人員在最短的時間內(nèi)就能進行操作。專門教程和相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)連同會計軟件的其他手冊資料一并提供給客戶，以備會計監(jiān)督人員查閱。