檔案管理規(guī)定 一、檔案管理 （一）凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。 （二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 （三）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。 二、文書檔案管理 （一）歸檔范圍 1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機關(guān)頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。 3、會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。 4、質(zhì)量管理類：質(zhì)量管理方面的制度。 5、技術(shù)類：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。 6、銷售紀事類：公司大規(guī)模的銷售活動紀事。 （二）文書的檔案立卷 1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。 三、歸檔時間 公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表，根據(jù)各自不同的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計檔案由財務(wù)部自行保管。 四、檔案的借閱及銷毀 （一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時歸還。 （二）會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責人同意方可辦理。 （三）定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負責人審核，報公司領(lǐng)導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。