會(huì)計(jì)憑證檔案保管
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一般來講，會(huì)計(jì)憑證肯定是先由財(cái)務(wù)部門來保管，而有些公司如果規(guī)模比較小的財(cái)務(wù)部，如果人數(shù)比較少的話，一般都是由會(huì)計(jì)來保管。因?yàn)槠鋵?shí)經(jīng)常要翻到會(huì)計(jì)憑證或者是查詢會(huì)計(jì)憑證的，也都是會(huì)計(jì)人員，所以一般都會(huì)交由會(huì)計(jì)來保管。 另外如果企業(yè)規(guī)模比較大的話，可能會(huì)有專門的人員來負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證的保管或者是一些資料的收集，當(dāng)然也有可能由部門負(fù)責(zé)人指定一位人員來管理，但相對(duì)來講一般都是由總賬會(huì)計(jì)來負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證的保管。
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會(huì)計(jì)憑證的保管期限為規(guī)定為30年。
會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。會(huì)計(jì)檔案將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年。會(huì)計(jì)檔案將保管期限為15年、25年的會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。
會(huì)計(jì)憑證是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據(jù)。每個(gè)企業(yè)都必須按一定的程序填制和審核會(huì)計(jì)憑證，根據(jù)審核無誤的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行賬簿登記，如實(shí)反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。《會(huì)計(jì)法》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的種類、取得、審核、更正等內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定。
其他要求。
(1)凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫的金額必須相符。
(2)購買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。實(shí)物購人后，要按照規(guī)定辦理驗(yàn)收手續(xù)，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證賬實(shí)相符。
(3)一式幾聯(lián)的原始憑證，必須注明各聯(lián)的用途，并且只能以一聯(lián)用作報(bào)銷憑證；一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，除本身具備復(fù)寫功能的外，必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓懀⑦B續(xù)編號(hào)。作廢時(shí)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存。
(4)發(fā)生銷貨退回及退還貨款時(shí)，必須填制退貨發(fā)票，附有退貨驗(yàn)收證明和對(duì)方單位的收款收據(jù)，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
(5)單位人員公出借款的收據(jù)，必須附在記賬憑證之后。借款收據(jù)是此項(xiàng)借款業(yè)務(wù)的原始憑證，是辦理有關(guān)會(huì)計(jì)手續(xù)、進(jìn)行相應(yīng)會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。
在收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借款收據(jù)的副本，不得退還原借款收據(jù)。因?yàn)榻杩詈褪栈亟杩铍m有聯(lián)系，但又有區(qū)別，在會(huì)計(jì)上需要分別進(jìn)行處理，如果將原借款收據(jù)退還借款人，就會(huì)損害會(huì)計(jì)資料的完整性，使其中一項(xiàng)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理失去依據(jù)。
天天考古
會(huì)計(jì)憑證的保管期限
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為：
1、永久：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告；
2、25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
3、5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；
4、3年的'：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告。
會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。根據(jù)財(cái)政部制定的[2]規(guī)定：原始憑證不得外借，如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以復(fù)制。
原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。
每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
會(huì)計(jì)憑證的裝訂方法
1、從方向上來說，有左邊裝訂線處裝訂法；有左上角包角裝訂法。左邊裝訂線處裝訂法因使用較為普遍和直觀。
只介紹一下左上角包角裝訂法的具體做法：
用兩條適當(dāng)寬度和長度的紙條互相垂直折疊放在封面左上角，承蒙憑證一起裝訂。親完后沿裝訂線向后折，剪去尾部多余的部分，折好后封條在憑證封面左上角顯三角形，憑證封底顯矩形，可以將裝訂線全部包住，最后用膠水粘牢即可。并在騎縫處加蓋裝訂人名章壓縫。
2、從裝訂方式來說，介紹一種夾塞法，即在左邊裝訂處夾塞，以求厚度與右邊持平。這種法適用于業(yè)務(wù)較多，憑證較厚的情況。夾塞時(shí)可用記賬憑證裁段做塞，可用紙折疊做塞，實(shí)際工作中有把使用過的特快專遞按憑證的大小和適當(dāng)?shù)膶挾燃舨煤脢A芯做塞的，方便而且也很節(jié)省。
3、編制會(huì)計(jì)分錄必須要去的裙，會(huì)計(jì)憑證的開頭是一壹八，會(huì)計(jì)憑證的中間還有三八零，會(huì)計(jì)憑證最后才是壹二伍，只有把這些數(shù)字綜合起來你才能找到你心目中的老帳房學(xué)習(xí)。
處理左邊與右邊持平的方法還有：每張記賬憑證下附的原始憑證盡可能少，或很少的原始憑證即做記賬憑證；這樣記賬憑證數(shù)量多得接近原始憑證數(shù)量，右邊翹的可能性就小些。
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