會計檔案的整理方法

一、決算報表

1、按“卷”整理。一冊(本)為一卷，編制一個檔號，檔號構(gòu)成：全宗號—目錄號—案卷號。

2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。

3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊

(1) 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

(2)案卷題名：由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。

(3)起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

(4)卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

(5 )保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

(6)全宗號、目錄號

(7)案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

(8)盒號：暫不填。

(9)填寫會計檔案盒盒脊項目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

點“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” 點“添加” 檔案類別“會計檔案” 二級類目“財務(wù)報告類” 保管期限“永久” 年度“2016” 題名2016年決算報表” 文件開始時間文件截止時間件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))載體數(shù)量(最后一個頁號)點保存。

二、會計賬簿

1、有頁號的可不再另編頁號。

2、其他操作與決算報表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊賬簿)

4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計賬簿類”.

三、會計憑證

1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會計憑證的編號：

每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫：

編號完成后，按順序裝入會計檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關(guān)項目對應(yīng)填寫，填寫方法與會計憑證封面一致。

(1)單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

(2)會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預(yù)算外會計憑證”等。

(3) 時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。

(4) 起止時間：填寫本盒會計憑證的起止年月日。

(5) 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月。

(6) 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。

(7) 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

(9)全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

(10) 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

(11)案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

(12) 會計憑證盒盒脊填寫方法

盒脊項目與正面有關(guān)項目對應(yīng)填寫。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報表”，只是二級類目選“會計憑證類”，并錄入憑證起止號。

會計檔案的整理技巧

對會計檔案進(jìn)行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機(jī)構(gòu)和會計人員必須認(rèn)真對待，努力做好。

(1)會計憑證的整理。

會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

整理會計憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會計憑證的裝訂工作。

(2)會計憑證的歸檔。

首先，要認(rèn)真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應(yīng)寫上“20xx年xx月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。

(3)會計賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據(jù)以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

(4)會計報表的整理。

會計報表一般在年度終了后，由專人(一般是主管報表的人員或財會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月(季)度報表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案(會計報表)目錄，逐項寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

(5)其他會計資料的整理。

其他財會資料，包括年(季)度成本、利潤計劃、月度財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟(jì)活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會計檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個相當(dāng)長時間內(nèi)，由財會部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

會計檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

會計檔案的保管期限

會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

《會計檔案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體規(guī)定如下：

1、需要永久保存的會計檔案有：

年度決算財務(wù)會計報告; 資本金、股金及股權(quán)明細(xì); 開銷戶登記簿; 客戶掛失申請書、掛失登記簿、補發(fā)憑單(卡)收據(jù); 賬銷案存的清單或資料。 會計檔案保管登記簿、銷毀清冊; 7有價單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊; 機(jī)構(gòu)變動交接清冊; 有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會計檔案; 會計初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會計檔案有：

現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會計檔案有：

會計憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會計移交清冊。

4、保管期限為10年的會計檔案有：

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)撥貨款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。

5、保管期限為5年的會計檔案有：

下級行上報的中期財務(wù)會計報告(月度、季度、半年度 報表及附件、說明);聯(lián)行往來清單及查詢查復(fù)書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位余額對賬回單; 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理后卡片;客戶申請辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議; 其他需要保管五年的會計檔案。

6、保管期限為3年的會計檔案有：

各級行本身及匯總?cè)牭娜沼嫳?會計系統(tǒng)運行日志; 不定期報表;會計檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會計檔案。

會計檔案工作職責(zé)

1、貿(mào)易公司總帳工作的統(tǒng)籌及匯報；

2、負(fù)責(zé)審核出納現(xiàn)金及銀行存款余額是否賬實相符，并與ERP系統(tǒng)相核對；

3、負(fù)責(zé)公司費用的核算，認(rèn)真審核相關(guān)費用單據(jù)。并按部門歸集、分配各項管理費用，編制各部門費用明細(xì)表，定期進(jìn)行縱向分析；

4、負(fù)責(zé)公司往來債權(quán)債務(wù)賬目的定期檢查，包括總分公司往來賬務(wù)的檢查核對，按時與往來應(yīng)付、應(yīng)收會計核對明細(xì)賬目；

5、負(fù)責(zé)公司的'成本結(jié)算及管理；

6、負(fù)責(zé)公司的稅務(wù)審計工作；

7、完成會計經(jīng)理安排的其它工作。

會計基礎(chǔ)之會計檔案

1、會計檔案的內(nèi)容

(1)會計憑證

(2)會計賬簿

(3)財務(wù)會計報告，包括會計報表、報表附注和財務(wù)情況說明書

(4)其他會計資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊

2、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管1年。期滿之后，應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。

移交單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆裝的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，分清責(zé)任。

3、會計檔案的保管期限

各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案的保管期限，應(yīng)按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。注意掌握會計檔案保管期限表

永久保管期限：年度財務(wù)會計報告;會計檔案保管清冊;會計檔案銷毀清冊

保管3年的：月、季度財務(wù)報告

保管25年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬

保管5年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;固定資產(chǎn)報廢清理后的固定資產(chǎn)卡片

其余為15年。

08多選：企業(yè)應(yīng)永久保存的是( )。

A、年度財務(wù)報告

B、現(xiàn)金日記賬

C、原始憑證

D、會計檔案保管清冊

答案：AD

4、會計檔案的查閱和復(fù)制

各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

5、會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定和審查，編造會計檔案銷毀清冊。

對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷。由檔案管理部門保管到未了事項完結(jié)時為止。