會(huì)計(jì)文檔整理工作
叮叮貓兒要飛
吳山腳下2012
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部同意。財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
1.會(huì)計(jì)核算電子賬套應(yīng)設(shè)置自動(dòng)備份功能，每天在服務(wù)器上進(jìn)行自動(dòng)備份，并且一周最少一次將備份帳套拷貝至移動(dòng)硬盤。年度賬套應(yīng)刻制成光盤，以利于長(zhǎng)期保存；2.會(huì)計(jì)憑證需在次月20日前完善附件，整理裝訂完畢；會(huì)計(jì)賬簿需在會(huì)計(jì)年度結(jié)束1個(gè)月內(nèi)打印完畢，裝訂成冊(cè)，整理歸檔；單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。3.財(cái)務(wù)報(bào)告、管理性報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料的保管分紙質(zhì)和電子文檔兩種，紙質(zhì)部分需在次月20日前整理歸檔，電子文檔需妥善備份，避免丟失；4.納稅申報(bào)資料（包括紙質(zhì)申報(bào)表、納稅輔助說(shuō)明資料及其他稅務(wù)局要求報(bào)送資料、統(tǒng)計(jì)局報(bào)送資料等）需在次月20日前整理歸檔，并于年度結(jié)束3個(gè)月內(nèi)整理裝訂成冊(cè)，以便于長(zhǎng)期保存；5.發(fā)票應(yīng)將未開(kāi)具發(fā)票及作廢發(fā)票全聯(lián)分別保管，作廢發(fā)票必須各聯(lián)齊全；發(fā)票的存放和保管嚴(yán)格按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理，不得丟失和擅自損毀，如有丟失當(dāng)日書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)；需建立發(fā)票領(lǐng)用制度，設(shè)“發(fā)票領(lǐng)用登記本”，領(lǐng)取時(shí)要記載領(lǐng)用日期、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具項(xiàng)目、金額，并由領(lǐng)取人簽字。收據(jù)保管參照發(fā)票保管的辦法執(zhí)行。6.審計(jì)報(bào)告、稅審報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、內(nèi)審報(bào)告等外部鑒證、咨詢資料，應(yīng)將紙質(zhì)部分按類別、年限歸檔，妥善保管；各類鑒證、咨詢資料應(yīng)取得電子版本，妥善存儲(chǔ)；7.會(huì)計(jì)人員工作交接需編制會(huì)計(jì)移交清單，會(huì)計(jì)移交清單應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，存檔保管；8.各類檔案的保管需建立子檔案目錄清單，并且打印一份粘貼在檔案盒上，以方便查找。9.同時(shí)滿足下列條件的，公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。公司從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料符合上述條件，且附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部向檔案管理部辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，辦理檔案移交手續(xù)。
廈門小魚(yú)網(wǎng)
對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。（1）會(huì)計(jì)憑證的整理。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。?整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作（2）會(huì)計(jì)憑證的歸檔。首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上×年×月憑證和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。（3）會(huì)計(jì)賬簿的整理。年度終了，各種賬簿（包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬）在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)賬簿）封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。（4）會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人（一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月（季）度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄，逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。（5）其他會(huì)計(jì)資料的整理。其他財(cái)會(huì)資料，包括年（季）度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。
軍大大大
對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。(1)會(huì)計(jì)憑證的整理。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。(2)會(huì)計(jì)憑證的歸檔。首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“×年×月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。(3)會(huì)計(jì)賬簿的整理。年度終了，各種賬簿(包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)賬簿)封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。(4)會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人(一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月(季)度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)報(bào)表)目錄，逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。(5)其他會(huì)計(jì)資料的整理。其他財(cái)會(huì)資料，包括年(季)度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門
誓吥錵訫
會(huì)計(jì)檔案整理步驟如下：（一）決算報(bào)表1、按“卷”整理。一冊(cè)（本）為一卷，編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。2、編頁(yè)號(hào)：以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁(yè)號(hào)，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁(yè)號(hào)。3、填寫會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會(huì)計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。 （2）案卷題名：由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。（3）起止時(shí)間：填寫形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。（5 ）保管期限：按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。（6）全宗號(hào)、目錄號(hào)（7）案卷號(hào)：填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào)，在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開(kāi)。（8）盒號(hào)：暫不填。（9）填寫會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類別“會(huì)計(jì)檔案” →二級(jí)類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開(kāi)始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個(gè)頁(yè)號(hào)）→點(diǎn)保存。（二）會(huì)計(jì)賬簿1、有頁(yè)號(hào)的可不再另編頁(yè)號(hào)。2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào)，案卷號(hào)連續(xù)編。3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊(cè)賬簿）4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號(hào)不同。5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)賬簿類”.（三）會(huì)計(jì)憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)：每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處，沒(méi)有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。3、裝盒并填寫：編號(hào)完成后，按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫，填寫方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。（1）單位名稱：填寫形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱。（2）會(huì)計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。（3） 時(shí)間：填寫本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。（4） 起止時(shí)間：填寫本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。（5） 歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的年月。（6） 立卷人：填寫整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。（9）全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。（10） 目錄號(hào)：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。（11）案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。（12） 會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫方法盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫。4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號(hào)。
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