會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質(zhì),使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計算機(jī)存儲方式,如磁盤、光盤等加快轉(zhuǎn)移。這大大提高了會計信息處理的質(zhì)量和速度,有利于及時、準(zhǔn)確、全面地為國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和部門單位的經(jīng)營管理提供可靠的財務(wù)會計信息。

什么是電子會計檔案管理：

1.會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會計電子檔案的使用依賴于計算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會計電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之手工會計系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計電子檔案必須在特定的計算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導(dǎo)致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。

3.會計電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)文檔主要是指與會計電子檔案的設(shè)計和使用密切相關(guān)的技術(shù)性文檔，解釋會計電子檔案的設(shè)計和運行情況。技術(shù)文檔主要分為開發(fā)性技術(shù)文檔和使用性技術(shù)文檔。開發(fā)性技術(shù)文檔主要描述會計電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設(shè)計情況。使用性技術(shù)文檔主要用來指導(dǎo)用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作、利用。

4.會計電子檔案控制的復(fù)雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計算機(jī)軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機(jī)內(nèi)檢驗等。會計電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結(jié)合。

電子會計檔案有什么保管原則：

1.會計電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。[1]

2.嚴(yán)密的監(jiān)察。會計電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對操作活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。

3.應(yīng)急規(guī)則。應(yīng)制定適宜的計劃和規(guī)程來應(yīng)對程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

會計電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

內(nèi)部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會計資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工會計系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準(zhǔn)確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

2.建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，引入加密技術(shù)。

在手工會計系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計電子檔案系統(tǒng)的突出特點是數(shù)據(jù)的處理和存儲的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。如未經(jīng)授權(quán)的人員可以利用計算機(jī)輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，從而使得機(jī)密數(shù)據(jù)被泄露。而嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會計電子檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學(xué)就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學(xué)計算方法與一串?dāng)?shù)字(密鑰)對普通的文本(信息)進(jìn)行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進(jìn)行加密，接收方收到消息后對其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權(quán)操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。

根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責(zé)，在會計電子檔案管理中肩負(fù)不同的責(zé)任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

會計電子檔案管理存在的問題是什么：

1.會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機(jī)中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度;從而影響會計檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

3.對會計電算化本身理解的偏差多數(shù)企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忽視了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

4.會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。同時由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機(jī)打印出來的賬簿、報表。