會(huì)計(jì)電算化：電子表格軟件概述

電子表格是會(huì)計(jì)電算化處理信息的載體也是信息歸類(lèi)的關(guān)鍵。下面是我為大家?guī)?lái)的電子表格軟件概述的知識(shí)。歡迎閱讀。

一、常用的電子表格軟件

電子表格，又稱(chēng)電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的Exce1、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋(píng)果的Numbers，該軟件同時(shí)可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專(zhuān)業(yè)電子表格軟件如Lotus Notes、第三方電子表格軟件如Formu1a One等。

微軟的Exce1軟件(以下簡(jiǎn)稱(chēng)Exce1)是美國(guó)微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、財(cái)經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域。考慮到其操作簡(jiǎn)單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶(hù)眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說(shuō)明時(shí)，本大綱主要介紹Exce1有關(guān)內(nèi)容。Exce1軟件有多種不同的版本，目前比較有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。

二、電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。

(一)建立工作簿

Exce1啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來(lái)的默認(rèn)由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱(chēng)為工作表，又稱(chēng)“電子表格”。工作簿如同活頁(yè)夾，工作表如同其中的一張張活頁(yè)紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立。工作表是Exce1存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納32767個(gè)字符。

在Exce1 2003中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Exce1 2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。

(二)管理數(shù)據(jù)

用戶(hù)通過(guò)Exce1不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類(lèi)、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。

(三)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

通過(guò)Exce1，用戶(hù)可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)共享工作簿文件。

(四)制作圖表

Exce1提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類(lèi)100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖?、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類(lèi)型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說(shuō)服力。

(五)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

Exce1自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶(hù)可以根據(jù)這些宏語(yǔ)言，自行編寫(xiě)和開(kāi)發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Exce1的'功能。

三、Exce1軟件的啟動(dòng)與退出

(一)Exce1軟件的啟動(dòng)

通?？梢圆捎孟铝蟹椒▎?dòng)Exce1軟件：

1.點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單中列示的Exce1快捷命令;

2.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標(biāo);

3.通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話框啟動(dòng)Exce1軟件;

4.打開(kāi)現(xiàn)成的Exce1文件。

(二)Exce1軟件的退出

通?？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xce1軟件：

1.點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕;

2.點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令;

3.按擊快捷鍵“A1t+F4”。

以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對(duì)話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個(gè)工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件仍在運(yùn)行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Exce1軟件才能退出。

四、Exce1軟件的用戶(hù)界面

Exce1軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口(簡(jiǎn)稱(chēng)“窗口”)。這一窗口是用戶(hù)操作Exce1軟件的重要平臺(tái)，被稱(chēng)為默認(rèn)的用戶(hù)界面。Exce1軟件的默認(rèn)用戶(hù)界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Exce1 2003及以下版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Exce1 2007及以上版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

五、Exce1文件的管理

Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Exce1文件的新建與保存

1.Exce1文件的新建

新建Exce1文件有許多種不同的方法。

2.Exce1文件的保存

為了繼續(xù)使用新建的Exce1文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱(chēng)和類(lèi)型將Exce1文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢?。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

(1)通過(guò)按擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。

(2)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進(jìn)行保存。

(3)通過(guò)單擊常用工具欄(適用于Exce1 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Exce1 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。

(4)通過(guò)“文件”菜單(或Exce1 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。

為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。

(二)Exce1文件的關(guān)閉與打開(kāi)

1.Exce1文件的關(guān)閉

Exce1軟件退出前必須關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件，因此，也可以采用前述三種Exce1軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件：

(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。

上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Exce1軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctr1+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

2.Exce1文件的打開(kāi)

打開(kāi)Exce1文件的方法主要有：

(1)通過(guò)直接點(diǎn)擊Exce1文件打開(kāi)。

(2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。

(3)通過(guò)Exce1“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。

(4)通過(guò)常用工具欄(適用于Exce1 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Exce1 2013)中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)。

(5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進(jìn)行打開(kāi)。

(三)Exce1文件的保密與備份

1.Exce1文件的保密

對(duì)于設(shè)置了打開(kāi)權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。

2.Exce1文件的備份

Exce1軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱(chēng)為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。

(四)Exce1文件的修改與刪除

1.Exce1文件的修改

Exce1文件的修改通常在已打開(kāi)的Exce1文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

2.Exce1文件的刪除

Exce1文件的刪除方法包括：

(1)選中要?jiǎng)h除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進(jìn)行刪除。

(2)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的Exce1文件，選擇刪除命令。