采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)處理量大、數(shù)據(jù)變化頻繁、處理內(nèi)容廣泛、處理方法復(fù)雜、管理要求較高。

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)的最終利潤(rùn)，目前已廣泛應(yīng)用在企業(yè)管理工作中，并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。企業(yè)實(shí)務(wù)中，需求部門(mén)一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向采購(gòu)部門(mén)提出物資需求計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)該需求計(jì)劃歸類(lèi)匯總平衡現(xiàn)有庫(kù)存物資后。

統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的許可權(quán)和程式審批后執(zhí)行。

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程：

1、審批

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購(gòu)成本對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)至關(guān)重要。因企業(yè)材料成本占生產(chǎn)成本的比例很大，所以降低材料采購(gòu)成本可以增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。完善的審批程序是企業(yè)控制采購(gòu)成本的重要一環(huán)。

2、采購(gòu)員

采購(gòu)人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購(gòu)合同，其次企業(yè)必須按要求設(shè)定涉及采購(gòu)流程的人員每一系統(tǒng)的操作權(quán)限，例如，對(duì)供應(yīng)商信息的錄入必須得到對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作授權(quán)。

3、供應(yīng)商

公司要對(duì)供應(yīng)商建立完善的檔案，及時(shí)、準(zhǔn)確的掌握各供應(yīng)商的信譽(yù)、資金等情況，選擇供應(yīng)商的過(guò)程要公開(kāi)、公平、公正，其中在保證質(zhì)量情況下價(jià)格是選擇供應(yīng)商的重要因素。

4、物資驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)

采購(gòu)物資到貨后，物資管理部門(mén)應(yīng)組織采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)清點(diǎn)，質(zhì)檢部門(mén)出具檢驗(yàn)報(bào)告，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)檢驗(yàn)合格的報(bào)告辦理入庫(kù)手續(xù)，編制入庫(kù)單，登記庫(kù)存明細(xì)帳。

5、付款結(jié)算

付款業(yè)務(wù)是采購(gòu)業(yè)務(wù)不可分割的組成部分，主要是在采購(gòu)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，將企業(yè)資金支付給采購(gòu)商品的供應(yīng)商。付款涉及資金整體使用，因此是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制的重點(diǎn)。付款業(yè)務(wù)的控制主要包括應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制和資金支付控制。