隨著物價(jià)指數(shù)的日益上漲，酒店的經(jīng)營(yíng)成本壓力越來(lái)越大，屬于酒店流動(dòng)資產(chǎn)的存貨更加凸顯出其作為營(yíng)運(yùn)資本的一面，也就是說(shuō)存貨占用資金的負(fù)面影響被日益凸顯，而變現(xiàn)的能力由于酒店行業(yè)的特殊性而被縮小，因此存貨管理的重要性也日趨凸顯，存貨管理的好壞不僅直接影響占用資金的多少，存貨成本的多少，而且會(huì)直接造成資源的浪費(fèi)。存貨分為在途存貨跟庫(kù)房中的存貨，酒店作為服務(wù)性企業(yè)，在財(cái)務(wù)賬目中體現(xiàn)的主要是庫(kù)存中的存貨，因此本文中所講的內(nèi)容也都是特指庫(kù)房中的存貨。本文主要從酒店存貨的特點(diǎn)、存貨管理的組織機(jī)構(gòu)以及酒店存貨管理的要點(diǎn)三個(gè)方面來(lái)對(duì)酒店的存貨管理進(jìn)行闡述，研究如何進(jìn)行科學(xué)的存貨管理，在保證酒店安全經(jīng)營(yíng)的同時(shí)，避免資源的浪費(fèi)和閑置、減少酒店資金的占用，具體見下文。 一、酒店存貨的特點(diǎn) 制造型企業(yè)的存貨是相對(duì)固定的，存貨是由產(chǎn)品和銷售情況決定的，產(chǎn)品的研發(fā)相對(duì)時(shí)間周期較長(zhǎng)，在一段時(shí)間內(nèi)產(chǎn)品不會(huì)發(fā)生變化，而只要產(chǎn)品不變化就不會(huì)有新的存貨，而酒店則不同，主要是由于酒店的經(jīng)營(yíng)在常態(tài)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)上有許多變化，經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品隨時(shí)可能會(huì)進(jìn)行調(diào)整，比如菜肴，導(dǎo)致了酒店存貨在品種、數(shù)量上都存在更大的可變性和不可控性，具體如下： 1、存貨的種類繁多且不固定 酒店存貨的種類非常繁多且不固定，是由于酒店產(chǎn)品的豐富性造成的，而且產(chǎn)品還經(jīng)常性的調(diào)整，比如菜肴，酒店每隔一段時(shí)間就會(huì)推出新菜，自然就會(huì)需要購(gòu)置新的食品原材料、餐具等。 2、存貨數(shù)量的不確定性 酒店雖然也有預(yù)訂管理，但很多貨物的需求很難提前一段時(shí)間就可以預(yù)知，尤其是在餐飲原材料方面，因此餐飲食品原材料的下單往往是提前一兩天才操作，就是為了減少由于不確定性造成的浪費(fèi)。 3、存貨的時(shí)效性較強(qiáng) 酒店存貨中諸如餐飲原材料、調(diào)味品等都有較強(qiáng)的時(shí)效性，超過(guò)有效期就會(huì)造成浪費(fèi)，這就要求酒店存貨預(yù)測(cè)工作的準(zhǔn)確性更高。 二、酒店存貨管理的組織機(jī)構(gòu) 酒店存貨的特點(diǎn)決定了酒店的存貨管理是一項(xiàng)非常細(xì)致且繁雜的管理工作，這也要求必須有相匹配的組織機(jī)構(gòu)和專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行專項(xiàng)的管理，否則必然會(huì)導(dǎo)致一系列的管理問(wèn)題。從倉(cāng)庫(kù)的設(shè)置來(lái)看，分為一級(jí)庫(kù)和二級(jí)庫(kù)，一級(jí)庫(kù)主要是負(fù)責(zé)酒店整體貨物的出入庫(kù)，可以稱為總倉(cāng)，而二級(jí)庫(kù)的設(shè)置是為了方便使用部門的操作、提高工作效率而設(shè)的，具體的設(shè)置可以根據(jù)酒店的規(guī)模進(jìn)行調(diào)整（本文主要按照300間以上客房規(guī)模的酒店來(lái)進(jìn)行設(shè)置）。從組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，酒店存貨管理的總負(fù)責(zé)部門是財(cái)務(wù)部，主要負(fù)責(zé)一級(jí)庫(kù)的日常管理，二級(jí)庫(kù)主要由相應(yīng)的使用部門來(lái)負(fù)責(zé)管理，如餐飲二級(jí)庫(kù)由餐飲部指派專人進(jìn)行管理。具體見下表： 從上表中可以看出，酒店一級(jí)庫(kù)內(nèi)的物品并不是非常多，財(cái)務(wù)部更多的是行使出入庫(kù)的管理職責(zé)，除了個(gè)別的物品需放置在一級(jí)庫(kù)內(nèi)，大多數(shù)都是將貨物的放置轉(zhuǎn)移到了二級(jí)庫(kù)，由于放置地點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，財(cái)務(wù)部除了做好所有貨物的出入庫(kù)管理外，對(duì)二級(jí)庫(kù)的管理也需進(jìn)行監(jiān)督并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，避免管理漏洞的產(chǎn)生。二、酒店存貨管理的要點(diǎn) 說(shuō)到酒店存貨管理，不得不先說(shuō)酒店存貨管理的環(huán)節(jié)，存貨管理的要點(diǎn)也就是做好各個(gè)環(huán)節(jié)的把控。具體來(lái)說(shuō)，存貨管理的環(huán)節(jié)主要包括訂貨量的確定、出入庫(kù)的操作以及閑置物品的處理，接下來(lái)就針對(duì)這些環(huán)節(jié)闡述一下如何做好存貨的管理。 1、預(yù)測(cè)要準(zhǔn)確 訂貨量預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到庫(kù)存管理的合理與否，也關(guān)系到酒店資金的使用合理與否，因此訂貨量的預(yù)測(cè)工作是存貨管理工作中最基礎(chǔ)、最首要的工作。由于酒店貨物品種的繁多、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，使得酒店訂貨量的預(yù)測(cè)工作也相對(duì)應(yīng)的更加復(fù)雜，從訂貨的方式來(lái)看有定量訂貨跟定期訂貨兩張，但在酒店實(shí)際的操作中往往是兩者結(jié)合，接下來(lái)筆者就針對(duì)幾種主要的貨物進(jìn)行舉例說(shuō)明。 （1）常備客用印刷品、客房消耗品等：這些貨物的消耗主要跟經(jīng)營(yíng)情況有關(guān)，比如客房消耗品的預(yù)測(cè)是建立在對(duì)客房出租率的預(yù)測(cè)基礎(chǔ)上，一般來(lái)說(shuō)會(huì)訂三個(gè)月的貨物量，同時(shí)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整（比如實(shí)際使用量低于上一批的進(jìn)貨量，那么在預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上適當(dāng)降低下一批的訂貨量，反之亦然）舉例如下：某酒店有100間客房，每間客房配備2個(gè)牙刷，接下來(lái)三個(gè)月的預(yù)測(cè)出租率分別為30%、30%、40%，倉(cāng)庫(kù)里預(yù)計(jì)到這批牙刷運(yùn)至酒店后仍剩下50支（這里的50只庫(kù)存得考慮貨物的交貨周期，需扣除交貨周期內(nèi)的消耗量，而不是訂貨當(dāng)時(shí)的庫(kù)存量），那么本批次的牙刷進(jìn)貨量Q=100*（30%+30%+40%）*2*（1+10%）-50=170支（公式里的10%為酒店自行設(shè)定的誤差率，避免經(jīng)營(yíng)超過(guò)預(yù)期后導(dǎo)致牙刷不足，這個(gè)數(shù)字每家酒店可以根據(jù)自己酒店經(jīng)營(yíng)預(yù)測(cè)的誤差率自行設(shè)定）； （2）常備自用印刷品、辦公用品等：這些常備用品酒店可以根據(jù)日常的使用量設(shè)定一個(gè)安全庫(kù)存（即最低庫(kù)存、最高庫(kù)存），當(dāng)庫(kù)存即將低于最低庫(kù)存時(shí)，倉(cāng)庫(kù)需打單進(jìn)行申購(gòu)（申購(gòu)量加上庫(kù)存量不得超出最高庫(kù)存），因此這類貨物預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性關(guān)鍵在于最低庫(kù)存和最高庫(kù)存設(shè)置的合理性，既要避免貨物長(zhǎng)期閑置，占用資金和倉(cāng)庫(kù)空間，也要考慮到交貨周期，避免缺貨，這種訂貨方式跟定期訂貨的差異就是多了一個(gè)最低庫(kù)存，定期訂貨是設(shè)定一個(gè)時(shí)間段，比如每個(gè)月進(jìn)行訂貨，而本文中則是快到最低訂貨的時(shí)候進(jìn)行訂貨，可用下圖予以表示。 （3）食品原材料：由于食品原材料的時(shí)效性較強(qiáng)，因此食品原材料的下單往往是提前一天或幾天根據(jù)明天或后面幾天的客情進(jìn)行下單，具體提前的天數(shù)需考慮到食品原材料的時(shí)效性、交貨周期及原材料價(jià)格的變化規(guī)律（如節(jié)假日期間原材料價(jià)格會(huì)漲價(jià)，一般時(shí)效性還可以的食品原材料就會(huì)提前進(jìn)行備貨以降低原材料的成本）。在這里特別要提醒的一點(diǎn)是食品原材料在下單時(shí)對(duì)原材料的規(guī)格必須明確，因?yàn)椴煌囊?guī)格不僅會(huì)有價(jià)格上的差異，而且會(huì)影響菜肴的品質(zhì)甚至無(wú)法使用。 （4）餐具：餐具的訂貨相對(duì)比較復(fù)雜，尤其是一些開業(yè)較長(zhǎng)時(shí)間的酒店，首先得考慮到餐位數(shù)、翻臺(tái)率、餐具清洗時(shí)間、餐具破損率等，同時(shí)還得跟菜肴研發(fā)相匹配，在餐具的購(gòu)買上盡量減少過(guò)于個(gè)性化餐具的數(shù)量，會(huì)增大再次購(gòu)置的難度，也會(huì)由于原先的菜肴停止出品造成的這種餐具的閑置，其他的在這里就不贅述了。 （5）酒水：主要根據(jù)餐飲經(jīng)營(yíng)的預(yù)測(cè)進(jìn)行訂貨，需要考慮到本地的消費(fèi)習(xí)慣（即哪種酒水比較暢銷），尤其要注意的是高檔酒水的訂貨要慎重，避免由于積壓造成大量資金的占用。同時(shí)在酒水的訂購(gòu)時(shí)，可以綜合考慮餐飲部、康樂(lè)部對(duì)酒水的需求，尤其是洋酒、啤酒、飲料等共用酒水，可以進(jìn)一步減少預(yù)測(cè)的誤差率。 （6）布草：客房的布草主要由客房數(shù)決定基礎(chǔ)配備量，在基礎(chǔ)配備量的基礎(chǔ)上再考慮出租率、清洗率、破損率等因素決定訂貨的增量，比如一家酒店有10間標(biāo)間，每個(gè)標(biāo)間需配備2個(gè)被套，假設(shè)每天的出租率為50%，清洗率為100%（即每個(gè)標(biāo)間只要有人入住，那么兩個(gè)被套都要清洗），那么需要購(gòu)置的被套數(shù)量Q=10*2*（1+50%）*（1+10%）=33個(gè)（公式中的10%由酒店自行設(shè)定，主要是避免由于出租率發(fā)生變化或者被套被客人損壞等特殊事件的發(fā)生導(dǎo)致用品數(shù)量的不足），當(dāng)然這主要是針對(duì)第一次購(gòu)置，后續(xù)的購(gòu)置主要是考慮到破損率以及出租率的變化。餐飲的布草主要考慮到餐位數(shù)、上座率、清洗率、破損率等因素，在這里就不贅述了。 除了上述外，設(shè)備庫(kù)里的存貨主要是根據(jù)設(shè)備部維修的安排和需要進(jìn)行購(gòu)置，還有一些其他存貨也各有各的要求，限于篇幅在這里就不展開了，總之，訂貨量的預(yù)測(cè)需要根據(jù)貨物的特性及經(jīng)營(yíng)的需要做到針對(duì)性的預(yù)測(cè)，在保證酒店經(jīng)營(yíng)的同時(shí)避免資源的浪費(fèi)。 2、領(lǐng)用要及時(shí) 貨物到店后，一級(jí)庫(kù)負(fù)責(zé)人需召集使用部門進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)設(shè)有二級(jí)庫(kù)的需馬上通過(guò)移庫(kù)處理將貨物轉(zhuǎn)移到二級(jí)庫(kù)內(nèi)，其他部門申購(gòu)的也需立即讓申購(gòu)部門盡快開單領(lǐng)出，避免貨物堆積在一級(jí)庫(kù)內(nèi)。另外，一級(jí)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存貨物要做好定期的通報(bào)，尤其是三個(gè)月以上未動(dòng)用的貨物需進(jìn)行原因分析，如果由于經(jīng)營(yíng)方式的調(diào)整或者其他原因?qū)е聼o(wú)法使用，則需進(jìn)行處理，以免占用倉(cāng)庫(kù)空間，如果是其他原因需督促使用部門進(jìn)行領(lǐng)用，避免因遺忘造成資源的浪費(fèi)。 3、倉(cāng)管要科學(xué) 倉(cāng)庫(kù)管理在庫(kù)存管理中也占有重要的位置，倉(cāng)庫(kù)管理的好壞直接影響到訂貨預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性以及訂貨時(shí)間的及時(shí)性，主要需關(guān)注以下幾個(gè)方面： （1）倉(cāng)庫(kù)管理的制度要完備，比如緊急開倉(cāng)制度、入庫(kù)驗(yàn)收制度、定期盤點(diǎn)制度等等，只有在完備的制度保證下，才能確保倉(cāng)庫(kù)的正常運(yùn)行； （2）先進(jìn)先出的原則要遵循，避免庫(kù)存貨物的品質(zhì)發(fā)生變化或由于經(jīng)營(yíng)模式的調(diào)整造成閑置； （3）二級(jí)庫(kù)的管理需建立監(jiān)督機(jī)制，確保二級(jí)庫(kù)的正常運(yùn)營(yíng)，避免造成資產(chǎn)的遺失； （4）倉(cāng)庫(kù)物資的登記需規(guī)范，每樣物資做好貨卡的放置，注明每一次出入庫(kù)數(shù)量的變化，做到賬實(shí)相符。 （5）最低庫(kù)存要每日關(guān)注，避免由于訂貨時(shí)間的延遲導(dǎo)致影響到酒店的正常經(jīng)營(yíng)。 4、處理要謹(jǐn)慎 不管庫(kù)存管理做的如何好，都必須要面對(duì)一個(gè)問(wèn)題，那就是物資的處理，這里面包括了兩方面的內(nèi)容，一個(gè)是閑置的物資，也就是由于酒店經(jīng)營(yíng)方式的調(diào)整或其他原因造成這批物資已經(jīng)無(wú)法繼續(xù)使用，長(zhǎng)期閑置只會(huì)占用倉(cāng)庫(kù)的空間并且會(huì)降低閑置屋子的價(jià)值；另一個(gè)是報(bào)損的物資，這部分物資雖然已經(jīng)無(wú)法對(duì)客使用，但仍然存在一部分殘值，而且管理不善的話會(huì)存在重復(fù)報(bào)損的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致酒店新的物資被挪用乃至私自占用，因此報(bào)損物品的處理也需規(guī)范且加以有效的監(jiān)督。 （1）報(bào)損處理 物資的報(bào)損處理首先要建立監(jiān)督機(jī)制和完善的報(bào)損流程，比如一些機(jī)器設(shè)備的報(bào)損必須由工程部鑒定確實(shí)無(wú)效或者使用不經(jīng)濟(jì)后才能允許報(bào)損，不同的物品由相應(yīng)的監(jiān)督部門進(jìn)行鑒定，諸如鍋爐等大型設(shè)備