手工賬簿與電子賬簿設(shè)置和登記賬簿是取得系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料的重要手段，對(duì)于連續(xù)地記錄和綜合地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算，提高經(jīng)營(yíng)管理水平具有重要意義。在信息新技術(shù)日新月異的今天，許多企業(yè)已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化。會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)賬簿即是電子賬簿。手工賬簿和電子賬簿都來(lái)源于記賬憑證和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不同的是手工賬簿來(lái)源于手工填制的憑證，而電子賬簿來(lái)源于手工錄入計(jì)算機(jī)中的憑證。手工賬簿按其用途可分為：序時(shí)賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬；分類(lèi)賬簿，又稱(chēng)分類(lèi)賬，如總分類(lèi)賬簿；備查賬簿。按其外表形式，可分為訂本式賬簿、活頁(yè)式賬簿、卡片式賬簿。電子賬簿沒(méi)有統(tǒng)一的格式，它具有格式多樣化、格式動(dòng)態(tài)化、應(yīng)用實(shí)時(shí)化、輸出多樣化的特點(diǎn)。所以根據(jù)《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》規(guī)定，所有的賬頁(yè)均可按活頁(yè)式打印成冊(cè)；總賬賬頁(yè)的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬，后者可代替前者；明細(xì)賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。電子賬簿與手工賬簿功能比較手工會(huì)計(jì)的基本模式是“會(huì)計(jì)憑證→賬簿→會(huì)計(jì)報(bào)表”。會(huì)計(jì)報(bào)表的編制全靠賬簿提供信息和依據(jù)。電算化的基本模式可概括為“會(huì)計(jì)憑證→賬簿”，“會(huì)計(jì)憑證→會(huì)計(jì)報(bào)表”。登記的賬簿不需要考慮編制會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，不會(huì)因賬簿信息質(zhì)量對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表信息質(zhì)量產(chǎn)生影響。會(huì)計(jì)憑證→賬簿，滿(mǎn)足會(huì)計(jì)信息內(nèi)部使用者的需要。首先，這樣做使得賬簿的職能單一化，登記賬簿不需要考慮編制會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，對(duì)賬簿的組織就可以按照企業(yè)內(nèi)部的需要來(lái)設(shè)定，處理就比較靈活，不需要像現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度那樣對(duì)各種賬簿的使用規(guī)定得非常詳細(xì)，不會(huì)因賬簿信息質(zhì)量對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表信息質(zhì)量產(chǎn)生影響。其次，賬簿是會(huì)計(jì)憑證的派生之物。手工會(huì)計(jì)下，因?yàn)榈琴~，運(yùn)算速度慢，如果不把賬簿作為會(huì)計(jì)檔案保存，日后便難以及時(shí)查詢(xún)賬簿資料；而電算化會(huì)計(jì)下，有了會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)庫(kù)，便可以隨時(shí)迅速匯總、查詢(xún)賬簿信息。因?yàn)槭止?huì)計(jì)賬簿是會(huì)計(jì)報(bào)表的編制依據(jù)，會(huì)計(jì)報(bào)表信息的質(zhì)量要依據(jù)賬簿信息的質(zhì)量。再次，由于賬簿格式可以多樣化。手工會(huì)計(jì)下，為了編制會(huì)計(jì)表報(bào)的需要，賬簿不得不設(shè)置成借貸式；而在電算化會(huì)計(jì)基本模式下，賬簿主要是為企業(yè)內(nèi)部管理者所用，其格式的設(shè)置完全可以根據(jù)管理者的需要設(shè)計(jì)成各種格式，不必完全拘泥于借貸式，這樣就為企業(yè)內(nèi)部管理者更好地進(jìn)行內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析提供了一個(gè)更加廣闊的天地。日記賬和明細(xì)賬功能有所差異。日記賬是企業(yè)整個(gè)賬簿體系中重要的組成部分，能連續(xù)全面地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，為經(jīng)營(yíng)管理及時(shí)提供會(huì)計(jì)信息，加強(qiáng)各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資的監(jiān)督和管理等。在手工環(huán)境下，通常僅對(duì)現(xiàn)金和銀行存款設(shè)置日記賬，目的是為了序時(shí)記錄貨幣資金的發(fā)生情況，做到與貨幣資金日清月結(jié)、錢(qián)賬兩清。明細(xì)賬僅為了于總賬核對(duì)，方便查詢(xún)憑證而設(shè)置。在電算化條件下，財(cái)務(wù)軟件中對(duì)記賬憑證提供了多種查詢(xún)條件，如日期、憑證號(hào)、科目代碼、單位名稱(chēng)、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量等，查詢(xún)方法可有確定查詢(xún)、自由查詢(xún)、組合查詢(xún)和模糊查詢(xún)等多種，可查詢(xún)到企業(yè)的所有業(yè)務(wù)信息，任何科目都可有日記賬和明細(xì)賬。電子賬簿與手工賬簿的控制比較電子原始數(shù)據(jù)的審核和確認(rèn)在現(xiàn)有的會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，絕大多數(shù)會(huì)計(jì)還保持著傳統(tǒng)的紙張式的憑證審核和手工編制會(huì)計(jì)記賬憑證方式，因而，在電算化初期，會(huì)計(jì)原始數(shù)據(jù)的審核仍然沿用傳統(tǒng)方法。但是，隨著會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展，面對(duì)“無(wú)紙”的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)人員特別關(guān)心的是怎樣審核和確認(rèn)存放在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的原始形式是一致的。磁盤(pán)和光盤(pán)的數(shù)據(jù)可通過(guò)適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”，因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是以原始形式保存下來(lái)是無(wú)紙信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。在無(wú)紙化的信息系統(tǒng)環(huán)境下，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認(rèn)后，就可利用會(huì)計(jì)記賬憑證編制的功能自動(dòng)生成電子記賬憑證，自動(dòng)形成后的電子記賬憑證就不讓任何人進(jìn)行修改，而且可由這些電子記賬憑證或電子原始數(shù)據(jù)直接生成賬簿數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)報(bào)表，這些由電子原始數(shù)據(jù)直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報(bào)表都是派生性的數(shù)據(jù)。如果所用的軟件的是正確的，會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的派生數(shù)據(jù)的正確性、真實(shí)性和完整性完全取決于電子原始數(shù)據(jù)。電子賬簿中的數(shù)據(jù)是直接由憑證導(dǎo)入，也就是說(shuō)，如果會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)有錯(cuò)，賬簿中的數(shù)據(jù)就會(huì)出問(wèn)題。誰(shuí)也不能否認(rèn)，對(duì)存儲(chǔ)在電磁介質(zhì)上會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修改可不留痕跡。這便迫使我們不得不對(duì)肉眼看不見(jiàn)的證賬數(shù)據(jù)嚴(yán)加保管，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)中，內(nèi)部控制是通過(guò)憑證傳遞程序，規(guī)定每個(gè)工作點(diǎn)應(yīng)完成的任務(wù)，并在傳遞程序中選擇控制點(diǎn)，相互校驗(yàn)、核對(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。此外，手工會(huì)計(jì)通過(guò)對(duì)賬，檢查是否賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符等內(nèi)部控制方式來(lái)保證數(shù)據(jù)的正確性。而在電算化會(huì)計(jì)中，由于賬務(wù)處理程序和會(huì)計(jì)工作組織體系的變化，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼及由內(nèi)部控制方式部分地被計(jì)算機(jī)所代替，由人工控制轉(zhuǎn)為人機(jī)控制，后者控制要求更為嚴(yán)密，范圍更廣大，因此，必須加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)中的內(nèi)部控制。其控制內(nèi)容包括輸入控制、數(shù)據(jù)處理控制、輸出控制。電子賬簿的特點(diǎn)電子賬簿是以數(shù)據(jù)為核心、以用途為目標(biāo)的多樣式賬簿。電算化下的“賬簿”概念與傳統(tǒng)的“賬簿”概念不一樣，當(dāng)我們提到賬簿時(shí)總會(huì)想到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)下的那種“賬簿”，格式統(tǒng)一，但是在電算化條件下，賬簿的定義變得更大了，賬簿不再只是指?jìng)鹘y(tǒng)的日記賬，總賬，備查賬。這里的賬簿可以根據(jù)需要產(chǎn)生不同的賬簿。這也顯示了電子賬簿的優(yōu)越性，比如，當(dāng)企業(yè)兩個(gè)以上的人都需要賬本時(shí)，傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)下的賬簿就會(huì)出現(xiàn)沖突，但是在電算化條件下就不一樣了，電子賬簿，報(bào)表都是由電子憑證生成。而且電子賬簿設(shè)置了許多的查詢(xún)條件，可以按科目查詢(xún)、日期查詢(xún)、幣種查詢(xún)，賬冊(cè)類(lèi)型查詢(xún)，如此等等，這是手工會(huì)計(jì)所望塵莫及的。賬簿格式可以多樣化。在手工會(huì)計(jì)中，賬簿的格式分為訂本式，活頁(yè)式和卡片式三種?？傎~賬頁(yè)的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式和科目匯總式；后者可代替前者；明細(xì)賬的格式有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。比如現(xiàn)金日記賬是用來(lái)登記庫(kù)存現(xiàn)金每天的收入、發(fā)出和結(jié)存情況的賬簿。它通常在賬內(nèi)設(shè)置借（收入）方、貸（付出）方、結(jié)余方三個(gè)金額欄，其外表形式采用定本式賬簿?？偡诸?lèi)賬核算只運(yùn)用貨幣計(jì)量，所以總分類(lèi)賬的登記只是各賬戶(hù)增減金額的登記。因此，總分類(lèi)賬的格式一般比較簡(jiǎn)單，采用較廣的是三欄式結(jié)構(gòu)，稱(chēng)為“三欄式”總賬。三欄式總賬的登記可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可以通過(guò)一定的方式匯總，按日、按旬、按月進(jìn)行匯總登記。在電算化會(huì)計(jì)中，在計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子賬簿，其格式由于各個(gè)公司編程軟件的不同，編程風(fēng)格的不同，所設(shè)計(jì)的賬簿格式也是大不相同的，即使是同一個(gè)公司所設(shè)計(jì)的軟件由于技術(shù)的進(jìn)步，新舊版本的格式也會(huì)不一樣的。而電子賬簿的格式相對(duì)于傳統(tǒng)賬簿格式而言，其格式也是多樣化的，他不在局限于三欄式、多欄式和數(shù)量金額式而具有自己的格式。賬簿的定義域擴(kuò)展，賬簿可分成標(biāo)準(zhǔn)賬簿與動(dòng)態(tài)賬簿。標(biāo)準(zhǔn)賬簿在格式上基本固定，數(shù)據(jù)樣張應(yīng)受相關(guān)政策及法規(guī)的制約；動(dòng)態(tài)賬簿是針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)賬簿的缺陷而制作的，由于標(biāo)準(zhǔn)賬簿受一些客觀(guān)條件的制約，不夠靈活，甚至不能滿(mǎn)足操作者特定條件的統(tǒng)計(jì)及查詢(xún)要求，動(dòng)態(tài)賬簿的設(shè)計(jì)思想是完全基于用戶(hù)的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)工具，賬簿顯示方式、賬簿的顯示內(nèi)容，賬簿的查詢(xún)條件等俱由用戶(hù)自定義，動(dòng)態(tài)賬簿能回答諸如“我想知道在本周內(nèi)管理費(fèi)用共支出了多少？”此類(lèi)的問(wèn)題。三欄明細(xì)賬簿中能自定義大量的顯示列，以供在三欄明細(xì)賬簿中顯示一些相關(guān)的核算信息。賬簿的數(shù)據(jù)透視（審計(jì)追蹤）能力強(qiáng)大，支持如下的數(shù)據(jù)追蹤：總賬（總分類(lèi)賬）=> 明細(xì)賬 => 記賬憑證 =>原始憑證（業(yè)務(wù)模塊的單據(jù)）賬簿的輸出功能強(qiáng)大。電子賬簿具有應(yīng)用實(shí)時(shí)化，體現(xiàn)了信息的實(shí)時(shí)性。信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境不確定性的加劇使得使用者迫切希望會(huì)計(jì)能為其提供時(shí)效性極強(qiáng)的信息。如果只有傳統(tǒng)會(huì)計(jì)按月、季、半年甚至按年的報(bào)告方式，則很難想象能及時(shí)向信息使用者傳遞有關(guān)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況及其風(fēng)險(xiǎn)的重要信息。由于電子賬簿可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，所以當(dāng)人們需要查看賬簿時(shí)只要打開(kāi)計(jì)算機(jī)就可以隨時(shí)查看，因?yàn)殡娮淤~簿可以隨時(shí)生成。這也體現(xiàn)了電子賬簿面向使用對(duì)象的直接化，現(xiàn)在出現(xiàn)了在線(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)告，就是只要在網(wǎng)上點(diǎn)擊就可以查看財(cái)務(wù)報(bào)告了，人們不在會(huì)因?yàn)橥瑫r(shí)要查看一本賬簿而煩惱了。這是由于電子賬簿是直接由電子憑證生成的，而電子憑證是平時(shí)每天都按業(yè)務(wù)情況輸入的，電子憑證就相當(dāng)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，賬簿的生成就是按人們的要求把憑證匯總，所以，只要有憑證，賬簿就可以隨時(shí)生成。電子賬簿具有輸出多樣化的特點(diǎn)。手工會(huì)計(jì)中賬簿是賬戶(hù)記錄和紙介質(zhì)，在電算化中正在逐步分離。由于計(jì)算機(jī)和打印機(jī)的特定的工作環(huán)境，作為賬簿要素之一的紙介質(zhì)，卻不再作為賬戶(hù)的分類(lèi)和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體，計(jì)算機(jī)屏幕的敏捷多姿，正博得人們的青睞。相形之下，打印輸出卻并不完美，現(xiàn)金日記賬只好由定本式改為活頁(yè)式，明細(xì)分類(lèi)賬只好從每月打印該為“滿(mǎn)頁(yè)打印”，而總分類(lèi)賬在平時(shí)月份則采用“總分類(lèi)賬戶(hù)本期發(fā)生額對(duì)照表”的形式予以打印輸出。電子賬簿在計(jì)算機(jī)內(nèi)，還可以存儲(chǔ)在其他介質(zhì)上，如光盤(pán)、磁盤(pán)等。所以，當(dāng)需要把賬簿帶到比較遠(yuǎn)的地方去時(shí)，你只需要帶上一張介質(zhì)就可以了，在互聯(lián)網(wǎng)模式下就更為簡(jiǎn)單，就不需要抱著一大堆賬本跑，這樣即不方便也不安全。