一、企業(yè)會計信息化建設(shè)的總體要求

（1）企業(yè)應(yīng)當充分重視會計信息化工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)和人才培養(yǎng)，不斷推進會計信息化在企業(yè)的應(yīng)用。

企業(yè)開展會計信息化工作，首先需要組織、機構(gòu)和人員的保障。一是要加強對會計信息化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。會計是企業(yè)各方面經(jīng)營管理信息匯聚的樞紐，規(guī)模越大的企業(yè)，會計信息化涉及的部門、業(yè)務(wù)、流程就越多、需要協(xié)調(diào)的關(guān)系就越復(fù)雜。因此，一般較大型（或大規(guī)模）企業(yè)的會計信息化建設(shè)與實施，應(yīng)當由具有足夠權(quán)限的企業(yè)負責人來組織領(lǐng)導(dǎo)，重大事項需要企業(yè)主要負責人主持決策。二是要求具體的部門來負責會計信息化工作。對于具體負責會計信息化工作的主體，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的規(guī)模來定，小微企業(yè)可以指定會計部門或者會計人員負責，或者把會計信息化工作交由代理記賬機構(gòu)；大中型企業(yè)可以在會計部門、信息技術(shù)部門內(nèi)部設(shè)置專門機構(gòu)或者崗位負責，或者設(shè)置獨立于兩部門的專門部門負責。三是要有人才。會計信息化是財務(wù)會計、財務(wù)管理、內(nèi)部控制和信息技術(shù)的深度融合，需要復(fù)合型人才。對于大中型企業(yè)來說，會計信息化建設(shè)還必須有熟悉本企業(yè)情況的復(fù)合型人才。只有熟悉本企業(yè)情況，才能制定出切合實際的信息化方案，以及能在本企業(yè)貫徹推行的配套制度體系。

（2）企業(yè)應(yīng)當根據(jù)發(fā)展目標和實際需要，合理確定會計信息化建設(shè)內(nèi)容，避免投資浪費。

盡管信息化是方向，但信息化作為企業(yè)經(jīng)營的環(huán)境因素，需要與企業(yè)發(fā)展所處階段、規(guī)模、內(nèi)部文化、組織架構(gòu)、員工素質(zhì)、法律、監(jiān)管等其他環(huán)境因素相互配合，因地制宜地推進，因此，在整體規(guī)劃的前提下，會計信息化建設(shè)內(nèi)容可以分階段分步驟逐漸完善，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要來分模塊搭建。

（3）企業(yè)應(yīng)當注重信息系統(tǒng)與經(jīng)營環(huán)境的契合，通過信息化推動管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與革新，建立健全適應(yīng)信息化工作環(huán)境的制度體系。

會計是企業(yè)牽一發(fā)而動全身的工作。實踐證明，決定會計信息化成敗的不是“建”而是“用”。設(shè)計上再完美的信息系統(tǒng)，如果不適應(yīng)企業(yè)實際情況，沒有相應(yīng)的制度支撐和配合，沒有處理好內(nèi)外部利益關(guān)系，沒有得到用戶部門的支持，就可能成為擺設(shè)，甚至帶來負面效應(yīng)。因此，企業(yè)推進會計信息化，不僅要考慮系統(tǒng)建設(shè)本身，還要研究管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程是否契合。信息系統(tǒng)的建設(shè)實施過程，往往也是會計工作變革的過程。變革的關(guān)鍵是相關(guān)部門和崗位的認識要統(tǒng)一，而最終結(jié)果要以制度的形式來反映和固化。只有認識統(tǒng)一、制度保障前提下的系統(tǒng)，才可能運行良好，達到預(yù)期目的和取得預(yù)期效益。

（4）企業(yè)開展會計信息化工作，應(yīng)當注重整體規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)的有機整合，消除信息孤島。

信息化的優(yōu)勢在于信息的共享和集中，企業(yè)經(jīng)營管理發(fā)展到一定層次，必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中。因此，企業(yè)會計信息化建設(shè)，功能可以逐個模塊地搭建，范圍可以從局部到全面，但是規(guī)劃必須是整體性的，技術(shù)標準必須是統(tǒng)一的。要求企業(yè)各部門、各單位的系統(tǒng)不能各自為政，必須為將來的整合做好準備，必須采用一種“語言”說話。這樣，未來各個系統(tǒng)之間才能“對話”，信息化的優(yōu)勢也才能充分發(fā)揮。否則，各種系統(tǒng)就會成為一個個信息孤島，相互間沒有聯(lián)系。企業(yè)開展會計信息化建設(shè)，從一開始就要有頂層設(shè)計，要在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行。要有統(tǒng)一的技術(shù)標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)。

二、企業(yè)會計信息內(nèi)部共享及外部互聯(lián)

（一）企業(yè)應(yīng)當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享

《工作規(guī)范》第二十八條規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)當促進會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的一體化，通過業(yè)務(wù)的處理直接驅(qū)動會計記賬，減少人工操作，提高業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計數(shù)據(jù)的一致性，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享”。信息化的趨勢之一是不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。過去，企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)可能需要先導(dǎo)出，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換、分類匯總等人工處理后再倒入或者輸入會計系統(tǒng)。現(xiàn)在，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與會計系統(tǒng)互聯(lián)后，業(yè)務(wù)發(fā)生時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)就可以將數(shù)據(jù)直接推送給會計系統(tǒng)。會計系統(tǒng)根據(jù)這些數(shù)據(jù)，按照既定規(guī)則生成記賬憑證并自動記賬。這一過程就是業(yè)務(wù)直接驅(qū)動的記賬。它的優(yōu)勢在于：一是提高效率；二是增進會計核算的及時性；三是避免人工差錯；四是防止作弊；五是提高系統(tǒng)間數(shù)據(jù)一致性。其要求是業(yè)務(wù)系統(tǒng)和會計系統(tǒng)在技術(shù)標準、編碼規(guī)則和系統(tǒng)參數(shù)等方面的統(tǒng)一，否則無法實現(xiàn)自動的數(shù)據(jù)交換。

（二）企業(yè)應(yīng)當利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心

《工作規(guī)范》第三十四條規(guī)定：“分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心”。財務(wù)共享服務(wù)中心類似于會計集中核算，其區(qū)別僅在于財務(wù)共享服務(wù)由集團內(nèi)相對獨立的共享服務(wù)中心提供，共享服務(wù)中心與服務(wù)對象（即下屬公司）按照市場化關(guān)系簽署服務(wù)協(xié)議，而不是上下級關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系；同時不受地域和空間的限制。

根據(jù)企業(yè)實際需要和發(fā)展情況，財務(wù)共享可以是部分業(yè)務(wù)流程的共享，也可以是包括對外報告和財務(wù)分析在內(nèi)的全業(yè)務(wù)領(lǐng)域的共享；可以是所有地域集中的共享，也可以是區(qū)域性集中的共享。一般企業(yè)集團財務(wù)共享的服務(wù)領(lǐng)域主要集中在應(yīng)收應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)、總賬、差旅與報銷、財務(wù)報表、員工薪酬、資金管理等交易型業(yè)務(wù)流程；也有的企業(yè)集團將內(nèi)部審計、預(yù)算、計劃與分析、財務(wù)風險管理等非交易型業(yè)務(wù)納入財務(wù)共享范圍。財務(wù)共享具有以下優(yōu)勢：

一是高效率低成本。財務(wù)共享的主要目的就是提高財務(wù)處理效率，節(jié)約財務(wù)成本。通過把內(nèi)部不同單位相同的、重復(fù)設(shè)置的財務(wù)職能集中到共享中心處理，實現(xiàn)人員、設(shè)備、知識、經(jīng)驗、制度的共享，形成規(guī)模優(yōu)勢。

二是實現(xiàn)了財務(wù)人員專業(yè)化要求。財務(wù)共享形成財務(wù)人員更為明細的專業(yè)化分工，讓各類財務(wù)人員一方面能夠?qū)⒏鄷r間集中在各自擅長的領(lǐng)域，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，另一方面又在各自領(lǐng)域得到豐富的經(jīng)驗積累，從而大幅提升各類財務(wù)工作的專業(yè)水平，提高財務(wù)工作質(zhì)量。同時，財務(wù)共享將會計核算工作從企業(yè)財務(wù)部門中相對剝離出來，使財務(wù)部門有更多精力關(guān)注與發(fā)揮會計的管理職能。

三是達到了以服務(wù)為導(dǎo)向。實施財務(wù)共享后，財務(wù)就從企業(yè)的內(nèi)部職能部門轉(zhuǎn)變?yōu)橥獠糠?wù)供應(yīng)商。共享服務(wù)中心與集團內(nèi)客戶簽訂的共享服務(wù)協(xié)議，一般約定了服務(wù)的內(nèi)容、時間期限和質(zhì)量要求，這就促使財務(wù)機關(guān)轉(zhuǎn)變自身定位，樹立服務(wù)意識，以客戶需求為導(dǎo)向，從而使財務(wù)工作更多地響應(yīng)企業(yè)其他職能的需求，提高財務(wù)服務(wù)的滿意度。

（三）企業(yè)應(yīng)實現(xiàn)與外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通

《工作規(guī)范》第二十九條規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)當根據(jù)實際情況，開展本企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行、供應(yīng)商、客戶等外部單位信息系統(tǒng)的互聯(lián)，實現(xiàn)外部交易信息的集中自動處理”。信息化的一大驅(qū)動力是互聯(lián)互通的需求，企業(yè)間信息的互聯(lián)是必然的發(fā)展方向。企業(yè)間互聯(lián)實際上是會計信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成向企業(yè)外部的拓展，其目的也是實現(xiàn)自動記賬，只是將驅(qū)動記賬的環(huán)節(jié)向前更進了一步。因此，會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成所具有的優(yōu)勢，企業(yè)間互聯(lián)也同樣具備。不但如此，企業(yè)間互聯(lián)還有更多優(yōu)勢：

一是為交易及其核算的無紙化奠定了基礎(chǔ)。企業(yè)互聯(lián)后，紙面?zhèn)鬟f的信息就可以被電子信息代替，證明、確認或者認可等都可以通過電子簽名實現(xiàn)。特別是在電子發(fā)票（含電子簽名信息）進一步推廣的情況下，絕大多數(shù)的企業(yè)間交易都可以實現(xiàn)完全的無紙化，從而降低交易成本，節(jié)省社會資源。

二是為企業(yè)改進客戶服務(wù)、升級營銷模式提供了契機。對于銀行、電信、能源、差旅服務(wù)、電子商務(wù)平臺類企業(yè)來說，他們的客戶可能存在交易無紙化需求。因此，提供專門的客戶端軟件或者標準接口，供客戶信息系統(tǒng)獲取電子憑證，就成為改進客戶服務(wù)、升級營銷模式、提高企業(yè)競爭力的一種手段。

三是有利于交易和信息的集中處理。企業(yè)間互聯(lián)一般是通過統(tǒng)一端口進行，業(yè)務(wù)和相關(guān)信息從一開始就是集中處理的，這就減少了信息處理環(huán)節(jié)，降低了成本，提高了效率，而不像傳統(tǒng)交易方式那樣，由各層面、各地域分散進行，然后再進行信息的集中。

三、選擇會計軟件

《工作規(guī)范》第二十六條規(guī)定：“企業(yè)配備會計軟件，應(yīng)當根據(jù)自身技術(shù)力量以及業(yè)務(wù)需求，考慮軟件功能、安全性、穩(wěn)定性、響應(yīng)速度、可擴展性等要求，合理選擇購買、定制開發(fā)、購買與開發(fā)相結(jié)合等方式。定制開發(fā)包括企業(yè)自行開發(fā)、委托外部單位開發(fā)、企業(yè)與外部單位聯(lián)合開發(fā)”。

（一）取得會計軟件的方式

（1）自主開發(fā)。是指依靠自身的技術(shù)力量，獨立完成會計信息系統(tǒng)的需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、程序代碼編寫和測試及系統(tǒng)維護、升級等階段的工作。對開發(fā)的軟件擁有全部版權(quán)，享有全部收益，同時也承擔全部風險。

（2）委托開發(fā)。是指委托軟件開發(fā)單位，根據(jù)本單位的實際業(yè)務(wù)進行會計信息系統(tǒng)的開發(fā)。委托開發(fā)的軟件版權(quán)一般歸委托單位所有。

（3）聯(lián)合開發(fā)。是指和其他單位共同組成開發(fā)小組，發(fā)揮各自優(yōu)勢，利用雙方自愿，共同完成本單位會計信息系統(tǒng)的開發(fā)工作。聯(lián)合開發(fā)的產(chǎn)品版權(quán)一般歸雙方共同所有。

（4）購買商品化軟件。是指在市場上選購適合本單位需要的商品化會計軟件，經(jīng)過實施（含二次開發(fā)）后建立本單位的會計信息系統(tǒng)。商品化會計軟件的版權(quán)歸供應(yīng)商所有。

（二）選擇適合的商品化會計軟件

1.選擇商品化會計軟件的方法和步驟

在分析整理自身需求后，可以采取以下方法和步驟在市場上選擇所需要的商品化會計軟件。

（1）收集市場信息，確定候選的供應(yīng)商；

（2）訪問軟件公司，了解其綜合實力和產(chǎn)品信息；

（3）訪問軟件公司客戶，了解其軟件質(zhì)量和服務(wù)；

（4）請有關(guān)咨詢公司幫助選型；

（5）模擬運行方式；

（6）招標評價。

2.軟件評價標準

（1）軟件的功能。軟件功能應(yīng)滿足本單位當前和今后發(fā)展的需要。功能的冗余只會造成使用和維護的復(fù)雜化。軟件可用部分的比率，取決于軟件對用戶的使用程度。另外要考慮系統(tǒng)的開放性，預(yù)留各種接口。

（2）開發(fā)工具。任何商品化軟件都不能完全適用于本單位的需求，都或多或少地需要二次開發(fā)。

（3）軟件文檔。商品化軟件必須配備完整的文檔，如用戶手冊、不同層次的培訓(xùn)教材（如會計軟件設(shè)計開發(fā)的工具培訓(xùn)手冊、數(shù)據(jù)庫開發(fā)及維護培訓(xùn)手冊、產(chǎn)品功能培訓(xùn)手冊等）及產(chǎn)品實施指南等。文檔應(yīng)全面詳盡，以幫助用戶自學(xué)和使用。

（4）售后服務(wù)與支持。售后服務(wù)與支持工作關(guān)系到項目的成敗。售后服務(wù)工作包括各種培訓(xùn)、項目管理、實施指導(dǎo)、二次開發(fā)及用戶化，可由專業(yè)的咨詢公司或軟件公司承擔。由熟悉組織管理、有實施經(jīng)驗的專家組或顧問組做好售后的支持與服務(wù)工作。

（5）軟件供應(yīng)商的信譽和穩(wěn)定性。選擇軟件時要考慮供應(yīng)商的實力和信譽。軟件供應(yīng)商應(yīng)當由長期的經(jīng)營戰(zhàn)略，能夠跟蹤技術(shù)的發(fā)展和客戶的要求，不斷對軟件進行版本的更新與維護工作。

（6）價格問題。價格方面主要要考慮軟件的性能、功能、技術(shù)平臺、質(zhì)量、售后與支持等，另外也要作相應(yīng)的投資效益分析。

（7）對原有資源的保護。這里所說的資源不僅指硬件資源，還包括已有的數(shù)據(jù)資源。這樣在選擇軟件時就要考慮軟件產(chǎn)品對硬件平臺的要求是否過高，原有的PC機能否適應(yīng)，原有的數(shù)據(jù)資源能否平滑地移植到新的系統(tǒng)中。

（三）會計軟件的安全性

《工作規(guī)范》第二十七條規(guī)定：“企業(yè)通過委托外單位開發(fā)、購買等方式配備會計軟件，應(yīng)當在有關(guān)合同中約定操作培訓(xùn)、軟件升級、故障解決等服務(wù)事項，以及軟件供應(yīng)商對企業(yè)信息安全的責任”。

四、無紙化要求

信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料，然而受過去文件規(guī)定以及習(xí)慣和觀念的束縛，企業(yè)不得不將電子會計資料輸出為紙面文件，造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲存空間的消耗。據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)每天因會計資料打印而發(fā)生的成本超過100萬元。

信息化的價值和目標之一是取代手工作業(yè)和紙面文件。如果沒有充分的理由，僅僅因為會計資料是電子形式而不予認可，則信息化的優(yōu)勢就大打折扣，也會挫傷企業(yè)開展會計信息化的積極性，阻礙會計信息化的深入發(fā)展。而且，會計資料的紙面要求，會進一步導(dǎo)致企業(yè)間交易擺脫不了紙面文件的傳遞，整個經(jīng)濟體系交易環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展也受到制約，從而阻礙社會產(chǎn)品和服務(wù)模式的創(chuàng)新。

從政策制度層面認可電子會計資料的有效性，免除企業(yè)對一定范圍內(nèi)會計資料的打印責任，是建設(shè)社會主義生態(tài)文明，促進社會整體信息化水平進一步提高的現(xiàn)實要求?！豆ぷ饕?guī)范》第四十條、第四十一條為此做了相應(yīng)規(guī)定。盡管內(nèi)容不多，這兩條規(guī)定卻在政策層面實現(xiàn)了無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，對企業(yè)提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響。

盡管無紙化是方向，但從會計資料作為會計核算結(jié)果的證據(jù)和線索具有保存價值來講，會計資料無紙化也不是隨意的、無條件的?！豆ぷ饕?guī)范》第四十條、四十一條的規(guī)定有兩層含義：一是會計資料可以無紙化管理；二是只有在保證會計事項可追述、可證明的條件下，才能對會計資料進行無紙化管理。

（一）內(nèi)部生成會計資料的無紙化

關(guān)于內(nèi)部生成會計資料的無紙化，企業(yè)應(yīng)把握好以下問題：

（1）會計資料范圍?？梢詿o紙化管理的會計資料是指內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料。這里的會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬，而輔助性會計資料則含義比較寬泛，它包括固定資產(chǎn)卡片、項目輔助賬、部門輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會計資料。

（2）業(yè)務(wù)范圍。第四十條第（一）項規(guī)定：“所記載的事項屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。這里的“重復(fù)發(fā)生”是指一年內(nèi)反復(fù)發(fā)生；這里的“日?！笔侵冈谄髽I(yè)的經(jīng)營循環(huán)中可以預(yù)期將會發(fā)生的事項。例如：購銷業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)折舊、貨幣資金收付、應(yīng)收應(yīng)付等，這些業(yè)務(wù)比較明顯屬于重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)，相關(guān)的會計資料，如憑證、分類賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調(diào)節(jié)表等，都屬于滿足該項條件的會計資料。每月結(jié)賬，相關(guān)記賬憑證滿足這里的“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”條件。而利潤分配一般是一年進行一次，每次發(fā)生的內(nèi)容不完全相同，也不能預(yù)期一定會發(fā)生，因此不滿足該項條件。債務(wù)重組、企業(yè)并購等事項，盡管有可能在一年內(nèi)重復(fù)發(fā)生，但這種重復(fù)并不是企業(yè)經(jīng)營循環(huán)中必然發(fā)生的事項，不可能預(yù)期，因此也不符合該項條件。

（3）自動生成。第四十條第（二）項規(guī)定：“由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成”。這里所說的自動生成，也就是“原生”電子會計資料，它與“從紙面轉(zhuǎn)換”是相對應(yīng)的。原生會計資料一般都與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)相關(guān)。例如，對于電信企業(yè)，確認話費收入的分錄是由業(yè)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，會計軟件根據(jù)既定業(yè)務(wù)規(guī)則自動生成的，這種情況下的記賬憑證就是原生電子會計資料。而如果一項原始憑證從紙面掃描為電子影像，或者將手工填寫的記賬憑證（例如工資分配、利潤分配等）輸入會計軟件中，這些電子資料就是“從紙面轉(zhuǎn)換”的，而不是由信息系統(tǒng)自動生成。還有的紙面會計資料轉(zhuǎn)換為電子資料后，又經(jīng)過進一步處理，繼續(xù)轉(zhuǎn)換為其他資料，則其他資料應(yīng)視為“原生”而非“轉(zhuǎn)換”的，例如，一張紙面銷售單錄入信息系統(tǒng)中，則這張銷售單屬于“轉(zhuǎn)換”的原始憑證，但如果系統(tǒng)錄入的銷售數(shù)據(jù)自動生成了記賬憑證，則該記賬憑證就應(yīng)視為“原生”電子資料。

（4）可查詢性。第四十條第（三）項規(guī)定：“可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出”。這里的“及時”是指，電子會計資料應(yīng)當隨時處于“在線”狀態(tài)，打開終端設(shè)備就可以訪問到，而不需要復(fù)雜的技術(shù)準備過程；“人類可讀”是相對于“計算機可讀”而言，它包括兩層含義，一是資料要以人類可以理解的形式呈現(xiàn)，而不是一堆計算機代碼和純數(shù)據(jù)；二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當符合會計領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不是體現(xiàn)特殊邏輯的內(nèi)容格式。

（5）防篡改機制。第四十條第（四）項規(guī)定：“企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機制”，這與第二章中第十條的要求是一致的。防止篡改是確保會計資料的證據(jù)和軌跡價值的基本要求，防篡改數(shù)據(jù)的機制是信息系統(tǒng)層面的問題，它不僅涉及會計軟件功能，還涉及諸如安全、職責分工和流程設(shè)計等問題。因此，企業(yè)選用會計軟件首先應(yīng)遵循第二章的有關(guān)要求，此外，會計軟件本身在設(shè)計上應(yīng)當有防篡改機制，包括對數(shù)據(jù)的加密，對各類系統(tǒng)操作權(quán)限的分離控制等。

（6）備份制度。第四十條第（五）項規(guī)定：“企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”。建立電子資料的備份制度，是保證會計資料安全的基本要求。因此，《工作規(guī)范》第三十八條就規(guī)定了“企業(yè)應(yīng)建立電子會計資料備份管理制度，確保會計資料的安全、完整和會計信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運行”。電子資料相對于紙面資料有更多的滅失風險因素。在會計資料打印輸入的情況下，紙面資料與電子資料實際形成相互備份關(guān)系。而一旦不打印了，則對于電子資料的備份要求就應(yīng)當增強。備份的手段很多，包括異地備份、磁盤陣列、刻制光盤等，主要是技術(shù)層面問題，關(guān)鍵是要建立一套完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。

（7）建立索引。第四十條第（六）項規(guī)定：“企業(yè)對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系”。建立會計資料索引體系，目的是保證會計資料的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。會計資料的量達到一定程度，可檢索性就成為與安全性、真實性同等重要的一個問題。無法檢索的資料，和沒有資料沒什么區(qū)別。建立索引體系的要求，主要包括三層意思，一是每類會計資料要有系統(tǒng)的編碼措施，通過編碼形成各類會計資料間的交叉索引，即通過一類資料可以向前向后追溯其他相關(guān)資料，保證線索不斷；二是通過索引能夠找到會計資料，對于紙面資料，索引必須包含資料的物理空間位置信息，對于電子資料，信息系統(tǒng)應(yīng)能通過索引（編碼）訪問到數(shù)據(jù)資料；三是對電子資料和紙面資料要建立統(tǒng)一的索引體系，盡管存儲方式不同，電子資料和紙面資料內(nèi)在是有機聯(lián)系的整體。在電子資料中，應(yīng)當含有相關(guān)紙面資料的索引信息，在紙面資料中，也應(yīng)當包含相關(guān)電子資料的索引信息，從而實現(xiàn)電子資料和紙面資料的互查。企業(yè)應(yīng)當制定會計資料索引體系的總體檢索規(guī)則，明確那些資料是紙面資料，應(yīng)當如何檢索，哪些資料是電子存儲，應(yīng)當通過信息系統(tǒng)的何種功能路徑訪問。

（二）外部獲取會計資料的無紙化

外部獲取會計資料的無紙化管理條件與內(nèi)部生成會計資料有很多相同的內(nèi)容，但在確保資料的真實性、可靠性方面有一些特殊要求：

（1）外部獲取會計資料的范圍。外部獲取會計資料是指記載內(nèi)容需要企業(yè)外部人員或者機構(gòu)認可的會計資料。這類資料的范圍較廣，主要是原始憑證，如發(fā)票、銀行回單等。此外，還包括銀行對賬單、購銷合同等其他外部獲取資料。需要注意的是，外部獲取資料不等于外部制作的資料。一份會計資料由本企業(yè)制作，但經(jīng)過了外部認可，也屬于這里所說的外部獲取會計資料。例如，產(chǎn)品訂單，一般來說其格式和項目由本企業(yè)設(shè)計，但如果需要客戶的簽章確認，就屬于外部獲取會計資料。

（2）電子簽名。外部人員或者機構(gòu)對會計資料的確認，在形式上體現(xiàn)為簽字或者蓋章。對于電子資料來說，也就是要有電子簽名。由于電子簽名的效力得到法律的認可，電子簽名使需要相關(guān)方認可的電子文件能夠代替紙面文件成為證據(jù)使用。這正是外部獲取會計資料無紙化的法律依據(jù)。第四十一條第（一）項規(guī)定，采用無紙化管理的外部獲取會計資料必須附有電子簽名，這里有兩個要求：一是電子簽名應(yīng)當是對會計資料進行認可的外部個人或者機構(gòu)的，而不是企業(yè)自身的；二是電子簽名應(yīng)當是“可靠的”?！吨腥A人民共和國電子簽名法》第十三條就規(guī)定，可靠的電子簽名必須同時符合以下條件：“（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)”。第十四條同時還規(guī)定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。

五、企業(yè)會計信息化的其他要求

（一）對會計信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)建設(shè)的參與

《工作規(guī)范》第三十條規(guī)定：“企業(yè)進行會計信息系統(tǒng)前端系統(tǒng)的建設(shè)和改造，應(yīng)當安排負責會計信息化工作的專門機構(gòu)或者崗位參與，充分考慮會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求”。會計是企業(yè)經(jīng)營管理各方面信息匯聚的樞紐，處于信息流的下游?？梢哉f，會計信息系統(tǒng)是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要用戶，因此，會計信息化專門機構(gòu)或者崗位又不要想起他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出對上游信息的需求，也就有不要參與前段系統(tǒng)的建設(shè)工作。會計信息化專門機構(gòu)或者崗位對前段系統(tǒng)建設(shè)的參與，重點是要注意前段系統(tǒng)采集或者生成的信息內(nèi)容是否滿足會計工作需要，以及前段系統(tǒng)采用的技術(shù)標準、數(shù)據(jù)字典是否與會計信息系統(tǒng)兼容。

（二）會計信息系統(tǒng)要遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求

《工作規(guī)范》第三十一條規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)當遵循企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系要求，加強對會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、運行、維護全過程的控制，將控制過程和控制規(guī)則融入會計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控，提高內(nèi)部控制水平”。會計信息系統(tǒng)不僅是內(nèi)部控制手段，同時也是內(nèi)部控制的對象。企業(yè)對會計信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用周期的每個環(huán)節(jié)都要進行有效的控制，才能保證系統(tǒng)中融入的控制功能正確地發(fā)揮作用。

（三）允許計算機自動審核憑證

《工作規(guī)范》第三十二條規(guī)定：“對于信息系統(tǒng)自動生成、且具有明晰審核規(guī)則的會計憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會計軟件，由計算機自動審核。未經(jīng)自動審核的會計憑證，應(yīng)當先經(jīng)人工審核再進行后續(xù)處理”。這是工作規(guī)范在適應(yīng)信息化時代要求方面的又一個突破。采用自動化審核，要把握兩點：一是必須是系統(tǒng)自動生成的憑證，包括原始憑證和記賬憑證；二是要求已量化的明晰的審核規(guī)則。

（四）企業(yè)會計信息化要逐步推進

《工作規(guī)范》第三十三條規(guī)定：“處于會計核算信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)資金管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算控制、成本管理等財務(wù)管理信息化。處于財務(wù)管理信息化階段的企業(yè)，應(yīng)當結(jié)合自身情況，逐步實現(xiàn)財務(wù)分析、全面預(yù)算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化”。這是對企業(yè)會計信息化工作的方向性引導(dǎo)，不斷將企業(yè)會計信息化工作引向深入。

（五）企業(yè)在會計信息化建設(shè)和實施過程中要增強保密意識

《工作規(guī)范》第三十九條規(guī)定：“企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲、處理和傳輸設(shè)計國家秘密，關(guān)系國家經(jīng)濟信息安全的電子會計資料；未經(jīng)有關(guān)主管部門批準，不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外”。維護企業(yè)電子會計資料安全是保障國家經(jīng)濟信息安全的重要組成部分，企業(yè)在建設(shè)和實施會計信息化過程中，應(yīng)當增強保密意識，建立和完善專項規(guī)章制度，加強對有關(guān)人員的教育和管理，進一步做好保密管理工作。

（六）對外商投資企業(yè)使用會計軟件的要求

《工作規(guī)范》第三十五條規(guī)定：“外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業(yè)集團統(tǒng)一部署的會計軟件，應(yīng)當符合本規(guī)范第二章要求”。它強調(diào)，任何企業(yè)的會計軟件都需要遵循工作規(guī)范第二章的要求，沒有例外情況。例如，境外投資者指定的會計軟件或者跨國集團統(tǒng)一部署的會計軟件，必須在根據(jù)《工作規(guī)范》要求進行漢化等修改完善后，財政交付使用。

（七）對會計信息服務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的要求

《工作規(guī)范》第三十六條規(guī)定：“企業(yè)會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當符合國家有關(guān)規(guī)定。數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當在境內(nèi)保存會計資料備份，備份頻率不低于每月一次。境內(nèi)備份的會計資料應(yīng)當能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時，獨立滿足企業(yè)開展會計工作的需要以及外部會計監(jiān)督的需要”。這里只是做了一些原則性規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當在該原則基礎(chǔ)上自行把握。

（八）企業(yè)會計資料的歸檔管理

《工作規(guī)范》第四十二條規(guī)定：“企業(yè)會計資料的歸檔管理，遵循國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定”。這里的“會計檔案管理規(guī)定”是指財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》。該辦法第六條規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，一年之后再歸檔。因此，企業(yè)對于電子會計資料歸檔管理的時點問題，可暫按上述規(guī)定執(zhí)行，歸檔前，電子會計資料的管理遵循本工作規(guī)范的規(guī)定。