很多縣級(jí)綜合檔案館都保存著一定數(shù)量的１９８３年以前形成的短期檔案，這部分檔案早已超過(guò)了保存期限，如何對(duì)它們進(jìn)行期滿鑒定，應(yīng)該制訂什么樣的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，已成為檔案界普遍關(guān)注的焦點(diǎn)。為積累鑒定經(jīng)驗(yàn)，江蘇省揚(yáng)州市邗江區(qū)檔案館選擇部分全宗進(jìn)行了嘗試。 一、館藏短期檔案現(xiàn)狀 期滿檔案鑒定，即對(duì)期滿檔案價(jià)值重新進(jìn)行甄別和判定，確定檔案是留存還是銷毀，其結(jié)果會(huì)使一部分檔案的實(shí)體消亡，它是關(guān)系到檔案“生死命運(yùn)”的一項(xiàng)責(zé)任重大、十分嚴(yán)肅的工作，要求我們必須做好大量的前期準(zhǔn)備。首先，必須對(duì)鑒定對(duì)象做到心中有數(shù)，要熟悉、掌握短期檔案的保存狀況。其次，必須全面了解各鑒定全宗所有檔案的狀況，包括永久、長(zhǎng)期檔案的內(nèi)容、完整程度等，不能僅僅局限于對(duì)短期檔案做鑒定。從邗江區(qū)檔案館選擇鑒定的８１個(gè)全宗３０００余卷短期檔案看，主要存在以下三方面情況： 質(zhì)量上：保管期限劃分不準(zhǔn)確，短期檔案中混有應(yīng)永久、長(zhǎng)期保存的文件材料。造成這種狀況的原因有： 客觀因素：保管期限表幾經(jīng)調(diào)整，有些標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。建國(guó)以來(lái)，國(guó)家檔案局于１９５６年、１９５７年、１９６４年、１９８３年、１９８７年先后五次制訂、修改關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，文件保管期限的確定經(jīng)歷了在實(shí)踐中總結(jié)、完善的過(guò)程。各個(gè)時(shí)期價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)存在的差異，導(dǎo)致歸檔文件的價(jià)值劃分前后不一致。例如，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表”，１９５６年定為保存１０年，１９６４年改為長(zhǎng)期保存，１９８３年又定為永久或長(zhǎng)期，１９８７年再改為長(zhǎng)期。另外，保管期限表不完善，可操作性不強(qiáng)。對(duì)各種檔案保管期限概念的解釋比較籠統(tǒng)、含混不清，存在一定的期限界限模糊，而且在多個(gè)條款中用“一般”、“重要”這些不確定的模糊語(yǔ)言來(lái)作為鑒定文件價(jià)值和劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)，隨意性較大，檔案人員在實(shí)際操作中難以把握。 主觀因素：基層文書、檔案人員大部分是兼職，且變動(dòng)頻繁，檔案業(yè)務(wù)水平較低，缺乏對(duì)檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)真了解和思考，對(duì)一些在保管期限表上不能“對(duì)號(hào)入座”的、價(jià)值分辨不清的文件，容易錯(cuò)誤地判定其保存價(jià)值，常會(huì)把重要的文件劃入短期。此外，在一部分文書、檔案人員中存在著片面的檔案價(jià)值觀，沒(méi)有真正把檔案價(jià)值鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)作為衡量文件價(jià)值的尺度，有的片面強(qiáng)調(diào)紅頭文件的重要性，將上級(jí)及本單位紅頭文件均劃為永久或長(zhǎng)期保存，而本單位形成的沒(méi)有文頭的材料則放在次要位置，如將工資審批表、協(xié)議、合同、人員調(diào)動(dòng)介紹信存根等列入短期。有的認(rèn)為本單位形成的材料都要永久或長(zhǎng)期保存，而收文應(yīng)作短期保存。 數(shù)量上：一方面，少部分全宗由于存在的時(shí)間較短，短期檔案的數(shù)量極少，多的五六卷，少的僅一二卷，而且，不僅短期檔案數(shù)量少，永久、長(zhǎng)期檔案數(shù)量也很少。如：１９５６年成立、１９５８年因邗江縣并入揚(yáng)州市而自然消亡的縣委財(cái)貿(mào)部，共留存檔案９卷（其中永久２卷、長(zhǎng)期２卷、短期５卷）；１９６６年成立、１９６７年１月“奪權(quán)”后癱瘓，后未再恢復(fù)的縣委財(cái)貿(mào)工交政治部，形成檔案３卷（其中長(zhǎng)期１卷、短期２卷）。另一方面，“文革”期間，尤其是“文革”前期，由于歷史的原因，大部分全宗留存的檔案都極少。這些數(shù)量極少的檔案都不能全面反映一個(gè)全宗或全宗某一時(shí)期的歷史面貌。 利用率上：文件在立卷歸檔時(shí)確定的保管期限，實(shí)際上是人們對(duì)其日后被利用的可能性的一種判斷和預(yù)測(cè)，而檔案價(jià)值只有通過(guò)實(shí)踐的“檢驗(yàn)”才能最終被體現(xiàn)。通過(guò)分析近十多年來(lái)社會(huì)對(duì)邗江區(qū)檔案館檔案利用的需求，有些短期檔案雖然早已超過(guò)保管期限，但其利用率仍然比較高，如：１９６５年至１９６６年社教運(yùn)動(dòng)中社教總團(tuán)保存的各社教分團(tuán)工作隊(duì)員個(gè)人登記表，“上山下鄉(xiāng)”熱潮中各公社、各大隊(duì)接收的知識(shí)青年登記表等，由于此類登記表記載的信息比較全面，可以補(bǔ)充長(zhǎng)期保存的匯總表中沒(méi)有的內(nèi)容，因此目前還在為人們解決工齡、落實(shí)政策、辦理退休等提供有力的依據(jù)。 二、確定短期檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn) 鑒定標(biāo)準(zhǔn)是鑒定工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵，是鑒定質(zhì)量的重要保證，因此，鑒定標(biāo)準(zhǔn)的確立舉足輕重。為保證鑒定準(zhǔn)確，去留無(wú)誤，在制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就必須全面考慮被鑒定檔案的實(shí)際狀況，必須立足于現(xiàn)狀，根據(jù)存在的不同問(wèn)題制定相應(yīng)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。 （一）規(guī)范性文件標(biāo)準(zhǔn) 嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家檔案局１９８７年１２月頒發(fā)的規(guī)范性文件——《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，把它作為鑒定時(shí)的技術(shù)性參照標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的短期檔案予以剔除、銷毀，而將當(dāng)初鑒定時(shí)價(jià)值劃分不當(dāng)?shù)?，要重新劃定其?yīng)有的價(jià)值，升入長(zhǎng)期或永久保存。 （二）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) 由于保管期限表存在一定的原則性和不確定性，因此，當(dāng)使用保管期限表無(wú)法直觀判斷檔案的保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)具體分析其內(nèi)容。檔案本身所含有的內(nèi)容，記述著事件、事物等發(fā)生、發(fā)展的全過(guò)程，是檔案信息的核心部分，直接體現(xiàn)著其所具有的價(jià)值。根據(jù)檔案文件的內(nèi)容判定其有無(wú)價(jià)值或價(jià)值大小是檔案價(jià)值鑒定的主要標(biāo)準(zhǔn)。 以內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)衡量檔案的價(jià)值，主要應(yīng)分析內(nèi)容的重要性，看其所記述的史實(shí)是反映機(jī)關(guān)主要職能，還是非主要職能；是重要事項(xiàng)，還是一般活動(dòng)；是重要業(yè)務(wù)，還是行政事務(wù)；是政策性法規(guī)、條例，還是參考性普發(fā)文件；內(nèi)容針對(duì)多年、一年，還是季度、月度等。文件記載和說(shuō)明的內(nèi)容越重要，其價(jià)值就越大，反之越小。 （三）檔案相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn) 這是針對(duì)全宗內(nèi)檔案數(shù)量少、完整程度不高而采取的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)檔案界學(xué)者陳兆礻吳、和寶榮曾言：從理論上講，每一份文件的價(jià)值取決于檔案客體屬性及其滿足利用者需要的程度，都是客觀存在的，但是從我國(guó)檔案管理體制和檔案工作原則出發(fā)，在實(shí)際上還有一種被鑒定檔案與其他檔案相比較而存在的價(jià)值，即在一定情況下某些文件的保存價(jià)值和保管期限可以相對(duì)地提升或降低。檔案價(jià)值的相對(duì)性，決定了全宗內(nèi)檔案的完整程度和數(shù)量多少，應(yīng)該是鑒定檔案價(jià)值必須考慮的一個(gè)重要因素。 針對(duì)檔案數(shù)量極少的全宗，可以采取將短期檔案全部升入長(zhǎng)期保存的辦法，以彌補(bǔ)檔案材料的嚴(yán)重不足。針對(duì)檔案完整程度不高的全宗，可將其部分短期檔案提升為長(zhǎng)期，填補(bǔ)永久、長(zhǎng)期檔案的欠缺。如某全宗１９６２年無(wú)年度工作總結(jié)，而短期案卷中保存有季度、月度工作總結(jié)，此時(shí)，該季度、月度工作總結(jié)的相對(duì)價(jià)值就較高，將它升入長(zhǎng)期繼續(xù)留存，可以最大限度地保證全宗內(nèi)檔案的完整和歷史面貌的全面反映。 （四）特殊年代標(biāo)準(zhǔn) 這一標(biāo)準(zhǔn)適用于“文革”時(shí)期，尤其是“文革”初期形成的檔案。對(duì)“文革”初期各立檔單位的短期檔案，要從長(zhǎng)處理，特別是本單位形成的文件材料，要盡可能多地升入長(zhǎng)期保存，以便后人了解和研究這一特定時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等狀況。 （五）檔案利用率標(biāo)準(zhǔn) 社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，是構(gòu)成檔案保存價(jià)值的重要因素，同時(shí)也是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的必要條件。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)對(duì)利用檔案的需求也在不斷發(fā)展變化，伴隨著利用需求的改變，檔案的價(jià)值往往也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化?，F(xiàn)實(shí)中，常常出現(xiàn)這樣的情況：現(xiàn)在認(rèn)為有用的，將來(lái)可能沒(méi)有用，而現(xiàn)在認(rèn)為沒(méi)有用的檔案，將來(lái)可能有用。因此，要分析近期社會(huì)對(duì)檔案的實(shí)際需要，尤其是短期檔案被利用的概率，將那些已到期的但對(duì)社會(huì)仍有價(jià)值的檔案保留下來(lái)，繼續(xù)發(fā)揮效用。 以上各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是孤立存在的，它們互為補(bǔ)充。在實(shí)際工作中，要根據(jù)各全宗的不同狀況，具體分析，靈活運(yùn)用，從而切實(shí)保障鑒定工作的準(zhǔn)確性，保證該留存的必須留存，沒(méi)有價(jià)值的堅(jiān)決予以銷毀。