會計電算化實(shí)施的內(nèi)容 企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作? 會計電算化系統(tǒng)的實(shí)施，應(yīng)該包括哪些內(nèi)容? 對這此問題認(rèn)識不足，將導(dǎo)致整個會計電算化工作不能正確順利進(jìn)行。目前，在我國財會人員、會計電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認(rèn)識，主要有以下幾種觀點(diǎn): ⒈ 會計電算化就是建立計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的過程。 這種觀點(diǎn)認(rèn)為，只要會計信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會計信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計電算化工作就完成了。他們有時也認(rèn)為會計電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但卻錯誤地認(rèn)為，在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個會計電算化過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。這種觀點(diǎn)的錯誤在于把會計電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會計電算化的整個內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。 ⒉ 會計電算化就是編程。 認(rèn)為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng)，而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點(diǎn)不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進(jìn)行系統(tǒng)分析設(shè)計，直接編程是這種觀點(diǎn)的突出表現(xiàn)。 ⒊ 會計電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。 這種觀點(diǎn)認(rèn)為會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體，企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴(kuò)大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點(diǎn), 把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段, 把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認(rèn)會計電 算化的過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。 ⒋會計電算化也就只是會計部門的工作采用電算化, 與其他部門的工作無關(guān)。認(rèn)為會計電算化就是以計算機(jī)代替手工記帳、算帳、報帳，否認(rèn)了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會計預(yù)測、會計控制以及會計輔助決策等眾多內(nèi)容從會計電算化工作中給拋棄了。由于這些片面觀點(diǎn)的存在，影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計電算化工作實(shí)施到底包括哪些內(nèi)容? 我們認(rèn)為其主要內(nèi)容如下所述： ⒈ 會計電算化工作的規(guī)劃。 它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo)，明確會計電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系；確定會計電算化工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會計電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項(xiàng)內(nèi)容。 ⒉ 會計電算化信息系統(tǒng)的建立。 包括實(shí)施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。 ⒊ 會計電算化信息系統(tǒng)的管理。 包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。 ⒋ 計算機(jī)審計及計算機(jī)舞弊。 ⒌ 會計決策支持系統(tǒng)。 這是會計信息系統(tǒng)的延伸。由上可以看出，會計電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是 一個人機(jī)系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對會計電算化的片面認(rèn)識，都會給會計電算化的實(shí)施帶來不利的因素。 二、會計電算化的目標(biāo) 會計電算化的目標(biāo)，也就是會計電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會計工作的地位，提高會計工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟(jì)效益。 具體包括如下內(nèi)容： ⒈ 減輕財會人員勞動強(qiáng)度， 提高財會工作效率。 利用計算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報帳工作交給高速的計算機(jī)處理，以減輕財會人員的勞動強(qiáng)度，并且由于計算機(jī)的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達(dá)至提高財會工作效率的目的。 ⒉ 促進(jìn)會計職能的轉(zhuǎn)變。 手工條件下，廣大財會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力來更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能；通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。 ⒊ 準(zhǔn)確、 及時地提供會計信息。 手式條件下，由于大量會計信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理，使需要信息者不可 能及時得到財會信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時地提供會計信息。 ⒋ 提高人員素質(zhì)，促進(jìn)會計工作規(guī)范化。 會計電算化，給會計工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機(jī)的有關(guān)知識，好的會計基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現(xiàn)會計電算化的前提條件, 所以會計電算化也要求促進(jìn)會計工作的規(guī)范化。 ⒌ 實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化， 提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。會計電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟(jì)效益。因而，會計電算化不僅 要使會計工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化 ，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。三、企業(yè)實(shí)施會計電算化的原則企業(yè)實(shí)施會計電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計工作的特點(diǎn)和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實(shí)施會計電算化達(dá)到其最終目標(biāo)。 一般地，應(yīng)考慮如下幾項(xiàng)基本原則： ⒈ 合法性原則。 即企業(yè)實(shí)施會計電算化的各項(xiàng)工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。 第一，實(shí)施會計電算化，必須遵循我國的會計制度、財務(wù)制度及有關(guān)法律。 第二，必須遵循財政、財務(wù)部門會計電算化管理制度。 第三，還要遵循本企業(yè)的財務(wù)制度，以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性, 輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。 ⒉ 效益性原則。 提高經(jīng)濟(jì)效益，是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟(jì)效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟(jì)效益，即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實(shí)施電算化。 以下幾個方面值得特別注意： 第一，在系統(tǒng)實(shí)施前，應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進(jìn)行全面分析，先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進(jìn)行會計電算化工作。第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。一般來說，評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量, 能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息, 能否提高企業(yè)管理工作 的 效率和質(zhì)量, 以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計算機(jī)是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。 第三，在系統(tǒng)設(shè)計過程中，也應(yīng)堅持效益性原則，力求降低設(shè)計開發(fā)成本，提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。 ⒊ 系統(tǒng)性原則。 也就是以包括整體觀點(diǎn)，關(guān)聯(lián)觀點(diǎn)，發(fā)展觀點(diǎn)，最優(yōu)觀點(diǎn)在內(nèi)的系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行會計電算化實(shí)施工作。要注意以下兩點(diǎn)： 第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。 會計部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此實(shí)施會計電算化時，應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實(shí)施會計電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進(jìn)行。這樣，在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè)計實(shí)施時，必須有全局的觀點(diǎn)，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實(shí)施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。 ⒋ 規(guī)范性原則。 包括系統(tǒng)設(shè)計的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實(shí)施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實(shí)施的偏差，從而避免會計電算化工作失敗的可能性。 ⒌ 可靠性原則。 可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實(shí)際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個方面： 第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng)，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。 第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動，此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。 第三，易擴(kuò)充性，即整個系統(tǒng)在運(yùn)行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度，易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。 6. 易用性原則。 易用性也就是易操作性。會計信息系統(tǒng)的使用者是會計人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準(zhǔn)確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計術(shù)語，使會計人員一學(xué)既會。 企業(yè)實(shí)施會計電算化的條件 會計電算化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會計信息系統(tǒng)是一個人機(jī)系統(tǒng)，因此企業(yè)實(shí)施會計電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會計電算化工作。 這些條件主要是： 一、企業(yè)的客觀需要 指企業(yè)對開展會計電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會計電算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會計電算化工作的前提。其實(shí)，在開發(fā)電算化會計信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會計信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會計信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會計信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新情況，迫切需要進(jìn)行會電算化，但是也有一 部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強(qiáng)迫它實(shí)施電算化會計信息系統(tǒng)，否則既浪費(fèi)了人財物，對企業(yè)的濟(jì)效益也不會有什么提高。 二、領(lǐng)導(dǎo)的重視 企業(yè)實(shí)施會計電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時還涉及管理機(jī)構(gòu)及管理體制的變動，這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實(shí)施會計電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會計電算化工作中企業(yè)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng)工作，有條件時還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個企業(yè)的會計電算化工作。 三、 良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計基礎(chǔ)工作 管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因?yàn)橛嬎銠C(jī)處理會計業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開展會計電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會計、財務(wù)制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會計電算化工作積極創(chuàng)造條件。 四、專業(yè)人員的合理配置 實(shí)施會計電算化，將改變原手工會計信息系統(tǒng)的崗位分工與職能, 單純的財會人員,已不能滿足會計電算化后的工作需要,必須另外配置與電算化工作有關(guān)的專業(yè)人員, 以負(fù)責(zé)會計電算化工作的管理以及項(xiàng)目開發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。 第一 要配備一名會計電算化工作的管理人員，負(fù)責(zé)會計電算化工作的規(guī)劃、項(xiàng)目開發(fā)、計劃、組織和運(yùn)行管理，這是會計電算化工作順利進(jìn)行的保證；; 第二 應(yīng)配備硬件維護(hù)員, 負(fù)責(zé)整個電算化系統(tǒng)硬件的維護(hù)、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點(diǎn)，硬件維護(hù)員可以是兼職的； 第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計算機(jī)又熟悉財會業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)，又負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的一些維護(hù)工作，使電算化會計信息系統(tǒng)的一般維護(hù)工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會計電算化工作的順利進(jìn)行。 五、經(jīng)費(fèi)保證 實(shí)施會計電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設(shè)備，這些都需要有一定的投資，為了保證會計電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費(fèi)必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會計電算化所需的費(fèi)用分初期投資費(fèi)用和日常費(fèi)用兩種。初期投資費(fèi)用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費(fèi)用，應(yīng)用軟件取得所需費(fèi)用，基建費(fèi)用，人員培訓(xùn)費(fèi)用等。日常費(fèi)用主要包括，所需消耗品費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用。會計電算化所需費(fèi)用，根據(jù)電算化會計信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費(fèi)必須確有保證，并且又不浪費(fèi)。 會計電算化管理體制與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的選擇 實(shí)施會計電算化必然會對會計工作及其組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生一定的影響，為了適應(yīng)電算化的要求，必須探求和設(shè)置與之相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)。有以下幾種情況： ⒈ 集中管理方式。 這種形式把會計電算化工作，包括管理、開發(fā)和使用維護(hù)等都放在企業(yè)計算中心，財務(wù)部不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計算機(jī)設(shè)備。財務(wù)部門定期按規(guī)定向計算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由計算中心負(fù)責(zé)會計電算化的日常運(yùn)行。在這種情況下，財務(wù)部門的組織機(jī)構(gòu)一般不作大的變動，除了一些業(yè)務(wù)由計算機(jī)處理外，許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計算機(jī)作用，提高數(shù)據(jù)共享程度，避免重復(fù)開發(fā)，也有利于企業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織。但是，集中管理 也有很大的缺點(diǎn)。第一，計算中心人員和財務(wù)人員不能很好地協(xié)作，各自不了解對方的知識和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，各自偏重本單位情況，往往導(dǎo)致系統(tǒng)質(zhì)量低，實(shí)用性較差等情況；第二，各部門極易產(chǎn)生依賴思想，認(rèn)為開展電算化工作是計算中心的事，從而不能很好地配合和支持系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行，影響會計電算化工作的正常進(jìn)行。 ⒉ 分散管理方式。 在這種方式下，企業(yè)財會部門單獨(dú)配備計算機(jī)等設(shè)備，并配備一定的專業(yè)人員，會計電算化工作的實(shí)施，完全由財會部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，計算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點(diǎn)是，第一，能調(diào)動財會部門的積極性；第二，能根據(jù)財會部門的實(shí)際需要，分期分批解決急需電算化的項(xiàng)目，并且實(shí)用性強(qiáng)、投資少、見效快。其缺點(diǎn)也是明顯的；一是缺乏整體考慮，各部門都可能從各自的目標(biāo)出發(fā)，不考慮相互之間的聯(lián)系，數(shù)據(jù)不能共享，系統(tǒng)效益不高；二是各業(yè)務(wù)部門都需要配置計算機(jī)專門人員，否則影響系統(tǒng)實(shí)施，平時遇到的簡單問題及維護(hù)工作，都不能及時處理。這種方式一般不可取。 ⒊ 集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下，企業(yè)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全廠計算機(jī)應(yīng)用規(guī)劃工作。規(guī)劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃，管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計及子系統(tǒng)劃分，統(tǒng)一編碼，對所用機(jī)型等做出統(tǒng)一安排，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展電算化工作，若企業(yè)已設(shè)立計算中心，專門機(jī)構(gòu)的設(shè)置就可以以計算中心為主體設(shè)置。這種方式，既照顧了各業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)，又能統(tǒng)一管理組織，是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下，實(shí)施會計電算化后，就需要調(diào)整財務(wù)部門的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，崗位與職能都可能發(fā)生變化。 下圖所示，是一種電算化后機(jī)構(gòu)設(shè)置形式： 財務(wù)負(fù)責(zé)人 管 數(shù) 數(shù) 財 理 據(jù) 據(jù) 務(wù) 開 準(zhǔn) 處 管 發(fā) 備 理 理 維 人 人 組 護(hù) 員 員 人 員 管理、開發(fā)、維護(hù)人員負(fù)責(zé)會計電算化工作的規(guī)劃，參與系統(tǒng)開發(fā)工作 (如果自選開發(fā)的話) ，并負(fù)責(zé)日后的維護(hù)工作；數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人員負(fù)責(zé)電算化會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行工作、包括輸入、運(yùn)行、輸出等工作；財務(wù)管理組負(fù)責(zé)一些財務(wù)日常管理工作( 這些工作一般計算機(jī)難以直接處理)，并參與企業(yè)的管理工作。 商品化會計軟件選擇 購買商品化會計軟件是會計電算化的發(fā)展趨勢之一。一般地，不僅會計業(yè)務(wù)較少、處理簡單的單位使用商品化軟件，就是會計業(yè)務(wù)處理較復(fù)雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化軟件，而對于本單位特殊的需求，再進(jìn)行二次開發(fā)，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時，又省費(fèi)用，是個事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會計電算化的有效途徑。 商品化會計軟件，版本眾多，各具特點(diǎn)，在選擇軟件時，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考慮： 一、軟件的性能特點(diǎn) ⒈ 合法性。 合法性是指軟件應(yīng)符合現(xiàn)行化管理所需的財會信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會計制度及其他財經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準(zhǔn)確可靠的會計信息，滿足管理的要求。對商品化會計軟件的合法性來說，主要應(yīng)滿足財政部頒布的《會計核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行）》中對會計軟件的十條基本要求。即： (1).軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目, 滿足財政部或財政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計制度的規(guī)定。 (2).軟件提供用戶的會計科目編碼方案符合財政部或財政部審核批準(zhǔn)的會計制度中有關(guān)會計科目編碼方案的規(guī)定。 (3).軟件具有必要的防范會計數(shù)據(jù)輸入差錯的功能。 (4).軟件的計算和結(jié)帳功能符合財政部或財政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計核算制度的規(guī)定。 (5).經(jīng)計算機(jī)登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會計憑證及據(jù)以登記的相應(yīng)帳薄, 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。 (6).軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能, 打印輸出的帳頁連續(xù)編號。 (7).對計算機(jī)根據(jù)已輸入的會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)帳本生成的各種報表數(shù)據(jù), 軟件無修改功能。 (8).軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實(shí)現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。 (9).對存儲在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件, 軟件有必要的保護(hù)措施。 (10). 軟件具有在計算機(jī)發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會計數(shù)據(jù)破壞的情況下,使用原有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。 此外，商品化會計軟件還應(yīng)滿足《規(guī)定》中其他有關(guān)規(guī)定，比如設(shè)置的功能應(yīng)保證日記帳每日打印等。 ⒉ 安全可靠性。 安全性指軟件防止會計信息被泄漏和破壞的能力?？煽啃允侵干唐坊浖厘e，查錯，糾錯的能力，防止產(chǎn)生不正確的會計信息的能力。評價商品化會計軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯的發(fā)生，在發(fā)生時能否及時查出并能進(jìn)行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會計信息的泄漏和破壞。 為了達(dá)到安全可靠性指標(biāo)，系統(tǒng)本身都設(shè)有多種控制措施，如權(quán)限設(shè)置，復(fù)核功能設(shè)置，各種校驗(yàn)功能設(shè)置，處理順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設(shè)立備份和恢復(fù)功能等, 可以有效地保證軟件的安全可靠性,但由于購買軟件時,不可能得到詳細(xì)的源程序代碼等技術(shù)文檔,對安全可靠性審查主要通過測試軟件來進(jìn)行。 ⒊ 易使用性。 主要指軟件系統(tǒng)易學(xué)易用易懂的性能。可以考察如下幾方面： (1).界面的友好性。會計軟件的界面是否簡潔明了, 提示是否清楚豐富, 所用語言是否符合財會人員的習(xí)慣, 輸入輸出的格式是否規(guī)范, 這些構(gòu)成了界面友好性的主要內(nèi)容。 (2).廠家提供資料的質(zhì)量如何, 特別是培訓(xùn)資料, 其內(nèi)容是否完整, 內(nèi)容是否易學(xué)易懂, 各種各種敘述是否清楚明了, 手冊中的范例是否恰當(dāng)實(shí)用。 (3).軟件是否便于操作, 包括如下方面: 操作是否簡單; 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡潔實(shí)用; 自動化程度是否很高; 輔助功能及服務(wù)功能是否豐富實(shí)用等。 ⒋ 易適應(yīng)性。 指軟件能很好地適應(yīng)企業(yè)財務(wù)處理的具體情況，并在企業(yè)財務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生變化時，軟件也能方便地適應(yīng)這些變化的程度。比如，科目的變化，報表格式及內(nèi)容的變化，各種比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應(yīng)這些變化。另外，象可維護(hù)性，可審計性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。 5.軟件運(yùn)行平臺 當(dāng)前由于大型、集成性的需要，對軟件的運(yùn)行環(huán)境，如：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化軟件的重要因素。 二、軟件的功能 ⒈ 主處理功能 。 要完成會計業(yè)務(wù)的一般工作，正確處理會計業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行填制會計憑證，登記會計帳本，輸出財會信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務(wù)子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都不可缺少地?fù)碛休斎牍δ?，處理功能和輸出功能，但格式和處理方法各有不同?⒉ 輔助功能。 這是為主處理功能服務(wù)的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能, 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導(dǎo)操作功能、全屏編輯功能、輔助計算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。 ⒊ 服務(wù)功能。 這是 AIS系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔(dān)負(fù)著會計信息系統(tǒng)的后勤保障任務(wù), 從而保證會計信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。它包括：重建索引文件，以恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)秩序，復(fù)制會計數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復(fù)會計信息系統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲空間等功能。 ⒋ 控制功能。 它完成內(nèi)部控制在會計信息系統(tǒng)中的任務(wù)，制約會計信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會計工作流程進(jìn)行處理，并防止非法的和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù)的正確性控制(包括性質(zhì)、長度、范圍等)，輸出內(nèi)容使用的控制, 正確處理順序和方式的控制, 使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實(shí)存在于整個系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安全性越高,系統(tǒng)正常運(yùn)行就越有保證。 三、廠家售后服務(wù) 購買商品化會計軟件，售后服務(wù)至關(guān)重要。一般廠家都為用戶提供售后服務(wù)，然而各廠家所提供售后服務(wù)的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務(wù)時，應(yīng)注意以下幾個方面： ⒈ 售后服務(wù)的內(nèi)容： 一般應(yīng)包括用戶培訓(xùn)、日常維護(hù)、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)版本升級等。 ⒉ 廠家維護(hù)能力： 廠家維護(hù)能力取決于維護(hù)人員的數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。 ⒊ 維護(hù)費(fèi)用：維護(hù)費(fèi)用的交納方式及數(shù)量，也是重點(diǎn)需要考慮的內(nèi)容之一。 ⒋ 維護(hù)方式： 即售后服務(wù)的具體辦法。包括：是否終身維護(hù)、是否上門維護(hù)、是由總公司維護(hù)還是由本地維護(hù)點(diǎn)維護(hù)，維護(hù)是否及時等。 四、本單位財會業(yè)務(wù)的特點(diǎn) ⒈行業(yè)特點(diǎn)。每個行業(yè)的會計工作都有其特殊性，財政部在制定會計制度時，也是分行業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財會軟件時，必須考慮各行業(yè)的特點(diǎn)。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會計工作，在具體核算上，其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，其他各行業(yè)也是如此。當(dāng)然, 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個行業(yè)甚至各行業(yè)中通用,但購買軟件,在滿足財會工作的共性時，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。 ⒉本單位會計核算的特點(diǎn)。企業(yè)規(guī)模的大小，會計業(yè)務(wù)需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會計核算精確度的高低，以及是否是分級核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。具體需要考慮如下內(nèi)容： (1) 企業(yè)日(或月)處理憑證的總數(shù); (2) 企業(yè)會計科目的分級與長度; (3)會計數(shù)據(jù)的最大值與最小值; (4)每月所要保存的會計數(shù)據(jù)量; (5)企業(yè)的規(guī)模及會計工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā)展速度對上述各項(xiàng)影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。 五、費(fèi)用 一般地，商品化會計軟件的購置費(fèi)用包括如下： ⒈ 軟件費(fèi)用； ⒉ 資料費(fèi)用及培訓(xùn)費(fèi)用； ⒊ 安裝費(fèi)； ⒋ 售后服務(wù)費(fèi)用； ⒌ 其他配套費(fèi)用， 如專為商品化會計軟件配置的系統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費(fèi)用； ⒍ 網(wǎng)絡(luò)軟件， 增加工作站的費(fèi)用。 考慮費(fèi)用問題時，不能僅以總費(fèi)用高低來進(jìn)行選擇，應(yīng)與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會計處理的要求，性能價格比又是最優(yōu)的軟件. 硬件及環(huán)境設(shè)施的配置 計算機(jī)硬件主要指主機(jī)及其輔助設(shè)備， 包括計算機(jī)、外設(shè)及UPS不間斷電源等。計算機(jī)硬件是電算化會計信息系統(tǒng)運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件配置的好壞直接影響到電算化會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量和運(yùn)行狀況。選擇硬件設(shè)備，應(yīng)根據(jù)制定的會計電算化發(fā)展計劃，所選軟件的要求及單位經(jīng)濟(jì)力量等因素統(tǒng)籌考慮。下面分項(xiàng)進(jìn)行說明： 一、主機(jī)和處理速度 微機(jī)的工作速度主要由其主頻決定，現(xiàn)在微機(jī)的主頻一般為90Mhz、100Mhz、133Mhz等,主頻越高,速度越快。另外，硬盤的存取速度對主機(jī)處理速度也有影響，硬盤的平均存取速度越快，主機(jī)處理速度亦越快。 二、內(nèi)存 即內(nèi)部存儲器的存儲容量，以字節(jié)來表示。對內(nèi)存的要求, 應(yīng)以能保證軟件系統(tǒng)能正常運(yùn)行為最低限度。微機(jī)的內(nèi)存, 最低為640K,高檔微機(jī)的內(nèi)存,一般是8M-16M。一般的商品化軟件在1M內(nèi)存的微機(jī)上,就可以正常運(yùn)行。但對WINDOWS版財務(wù)軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置應(yīng)為工作站8M以上、服務(wù)器16M以上。而對于客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的財務(wù)軟件，服務(wù)器一般要求在32M以上。 三、硬盤 是外部存儲器中最常見的一種, 其存儲容量的大小也用字節(jié)表示。硬盤容量的大小，應(yīng)根據(jù)本單位日常所存數(shù)據(jù)量的大小來決定，現(xiàn)在的微機(jī)硬盤可以高達(dá)幾個G（千兆），均可滿足要求。 四、打印機(jī)