會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定1 總則1.1 為加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的史實(shí)、證據(jù)作用，為公司經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)根據(jù)財(cái)政部有關(guān)規(guī)定，特制訂本制度。1.2 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)帳冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，具體歸檔內(nèi)容見(jiàn)《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》。1.3 股份公司、分廠(分公司)、后勤部門(mén)（含職工醫(yī)院、食堂）和工會(huì)等核算單位均適用本制度。2 整理與移交歸檔2.1 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)將會(huì)計(jì)檔案整理、立卷、裝訂成冊(cè)。2.1.1 會(huì)計(jì)報(bào)表，歸檔前需進(jìn)行整理，制包封面，裝訂成冊(cè)。封面上需寫(xiě)明案卷名稱(chēng)、類(lèi)別、所屬年、月和編號(hào)(注明本卷起訖頁(yè)數(shù))。2.1.2 會(huì)計(jì)帳冊(cè)，在歸檔前，經(jīng)整理后加上牛皮紙封面，并貼上寫(xiě)明帳冊(cè)名稱(chēng)、所屬年月、記帳員姓名以及帳冊(cè)起迄頁(yè)數(shù)的標(biāo)簽。2.1.3 會(huì)計(jì)憑證，在歸檔前經(jīng)整理后包上封面，裝訂成冊(cè)，做到整齊、牢固，并在封面上進(jìn)行編號(hào)，逐項(xiàng)填妥有關(guān)內(nèi)容。工資結(jié)算單的整理按月裝訂，標(biāo)明年、月。2.2 當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)自行保管l—3年，期滿后(一般在二季度)按上述要求整理，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)一式二份編造移交清單，一次性向檔案室移交。檔案室經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤后方能接收，并在移交清單上簽注后，與財(cái)務(wù)部門(mén)各執(zhí)一份。2.3 移交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，必須符合會(huì)計(jì)檔案立卷、裝訂要求，否則檔案室有權(quán)拒收。需重新整理直至符合要求后才可接收歸檔。2.4 檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)同原辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3 借閱與利用3.1 公司或外單位人員需查閱會(huì)計(jì)檔案材料，對(duì)三年內(nèi)由財(cái)務(wù)部門(mén)保管的檔案，由兼職檔案員負(fù)責(zé)接待和查閱。對(duì)已歸檔案室的檔案，則由檔案室會(huì)計(jì)檔案員負(fù)責(zé)接待和查閱。3.2 公司人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需持所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽證，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需持單位介紹信，并注明查閱內(nèi)容和利用目的，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.3 查閱檔案只限在閱檔室進(jìn)行。會(huì)計(jì)檔案原件不外借，確因工作需要復(fù)制，須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 3.4 借閱人應(yīng)切實(shí)負(fù)責(zé)所借檔案材料安全，不得損壞、涂改、拆卷。3.5 案卷借閱和歸還時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)應(yīng)檢查案卷有否損壞、遺缺情況，并在登記簿上簽收注銷(xiāo)。4 保管與鑒定銷(xiāo)毀 4.1 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期二種，具體內(nèi)容內(nèi)見(jiàn)《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》。4.2 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。4.3 涉及到落實(shí)政策的憑證，其保管期限應(yīng)從處理結(jié)束后的第一天算起，到期按規(guī)定銷(xiāo)毀。4.4 會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)，審計(jì)部門(mén)等共同進(jìn)行鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方能銷(xiāo)毀。4.5 對(duì)期滿需銷(xiāo)毀檔案中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案室保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。4.6 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀必須到指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，雙方共同派員監(jiān)銷(xiāo)。4.7 監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，交檔案室保管。4.8 嚴(yán)格按“七防”要求，做好庫(kù)房管理和檔案的保護(hù)工作，維護(hù)檔案安全，防止泄密。