一、會議前的準備 熟悉資料:做好會議前的準備工作是做好會議記錄的十分重要的一個環(huán)節(jié)。速記員一定要在會前3天向主辦方索要本次會議相關(guān)資料, 告訴他們,這個對會議記錄準確率起到非常大的作用, 索要的資料有: a: 會議的主題、目的、議程、主持人 b: 會議內(nèi)容屬于哪個行業(yè)的 。 c: 參會嘉賓的名單以及講話領(lǐng)導(dǎo)的名單 。 d: 會議相關(guān)背景資料 。 得到這些資料后,速記員就可以提前幾天熟習(xí)會議資料, 預(yù)先對可能出現(xiàn)的生僻詞匯或?qū)I(yè)詞匯進行熟悉，設(shè)定詞庫并練習(xí)幾遍。一旦遇到就會覺得心應(yīng)手了.為本次會議記錄做好充足的資料準備,這是保證做好會議速錄工作的非常重要的前提。 檢查機器: a: 檢查自己的電腦: 有沒有經(jīng)常死機及黑屏等故障,如果有一定要徹底解決,另外一定要在會議前徹底查殺機器上的病毒 。 b: 檢查自己的速錄機:電池夠用多長時間.連接線是否正常等硬件 。 c: 會議記錄過程中如果一旦出現(xiàn)電腦死機黑屏,或者速錄機打不出字等故障,給主辦方帶來的損失是無法估量的也是無法挽救的, 速錄員要承擔(dān)全部責(zé)任(嚴重),所以檢查機器是非常重要的環(huán)節(jié),如果有條件可以另外帶上一套筆記本電腦和速錄機備用 。 熟悉路線: 一定要熟悉從你住地到達會議現(xiàn)場的行車路線,及所用時間,有必要可以會前親自去一趟會場 。 熟悉議程: 一定在會前向主辦方索要會議的整個議程,這對速錄員合理的安排時間也非常重要 。 保持聯(lián)系: 一定要在會前與主辦方及速記公司的保持通暢聯(lián)系,手機要經(jīng)常開機,以免會議出現(xiàn)變化,沒有及時通知速錄員,而給雙方帶來損失 。 特別提醒: 如果速錄員在會前一旦出現(xiàn)不能承擔(dān)本次會議記錄工作的意外事故,一定要至少提前1天告知主辦方,給主辦方另找速錄員的時間,以免給主辦方帶來重大損失。 二、會議記錄過程 精力集中: 會議開始后，速記人員要保持精力高度集中，特別是在詳細記錄時，一定不能分心，否則記錄將無法進行 。 記錄過程: 一般說，按照會議的議程，與會者一個接一個地發(fā)言，這是比較好記的。但實際情況是，經(jīng)常發(fā)生與會者熱烈討論，爭先恐后地發(fā)言的場面。你一言，我一語，到底聽誰的？記誰的？如果用錄音機來記錄的話，恐怕就是一塌糊涂了。速記人員的價值恰恰就是要在這種時候得到體現(xiàn)。畢竟人比機器聰明！通常的經(jīng)驗是，死死盯著主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)。其實，就是誰的官大聽誰的 。 實時保存: 乘短暫的停止講話時間,可以迅速的保存記錄的文件,如果有時間,有必要另存一份,以防止正在記錄的文件出現(xiàn)非法操作等突然故障導(dǎo)致所有文件丟失 。 三、會議結(jié)束整理 會議結(jié)束之后，要在最短的時間內(nèi),對記錄的內(nèi)容進行整理 。 a: 對一些錯字白字進行糾錯 。 b: 刪除一些和會議不相干的、牛頭不對馬嘴的話 。 c: 排版也非常重要:字體 大小 行距 等,一定要排的非常正規(guī)清晰(主辦方不愿意看到你交上來的是一篇字體不一, 排版亂七八糟的稿子,即使你記的再好,你在主辦方眼里也大打折扣 。 如何速記會議記錄 d: 整理好的稿子分別存成word格式和txt格式,以方便主辦方打開 。 e: 確認稿件交給主辦方后,根據(jù)主辦方的要求,把本次所有記錄從自己電腦刪除,包括清空回收站。