會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化,使會(huì)計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質(zhì),使原來(lái)的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式,如磁盤(pán)、光盤(pán)等加快轉(zhuǎn)移。這大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的質(zhì)量和速度,有利于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和部門(mén)單位的經(jīng)營(yíng)管理提供可靠的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息。

什么是電子會(huì)計(jì)檔案管理：

1.會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會(huì)計(jì)電子檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會(huì)計(jì)電子檔案的儲(chǔ)存對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對(duì)溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會(huì)計(jì)電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會(huì)計(jì)電子檔案缺乏視覺(jué)的直接感染力，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案與會(huì)計(jì)信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。

3.會(huì)計(jì)電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)文檔主要是指與會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和使用密切相關(guān)的技術(shù)性文檔，解釋會(huì)計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況。技術(shù)文檔主要分為開(kāi)發(fā)性技術(shù)文檔和使用性技術(shù)文檔。開(kāi)發(fā)性技術(shù)文檔主要描述會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的各種分析、設(shè)計(jì)情況。使用性技術(shù)文檔主要用來(lái)指導(dǎo)用戶對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作、利用。

4.會(huì)計(jì)電子檔案控制的復(fù)雜性。一般來(lái)說(shuō)，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國(guó)常用的程序化控制有計(jì)算機(jī)軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機(jī)內(nèi)檢驗(yàn)等。會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結(jié)合。

電子會(huì)計(jì)檔案有什么保管原則：

1.會(huì)計(jì)電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門(mén)別類按各卷順序編制電子檔案順序號(hào)。電子檔案順序號(hào)應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號(hào)的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來(lái)會(huì)計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。[1]

2.嚴(yán)密的監(jiān)察。會(huì)計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對(duì)操作活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對(duì)控制臺(tái)記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

3.應(yīng)急規(guī)則。應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來(lái)應(yīng)對(duì)程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開(kāi)存放等方面的要求。

4.數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。文件的處置規(guī)則是用來(lái)防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

會(huì)計(jì)電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

內(nèi)部控制制度是指一個(gè)企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營(yíng)效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中沒(méi)有的控制內(nèi)容，如對(duì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等。會(huì)計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準(zhǔn)確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會(huì)計(jì)電子檔案的安全和可靠。

2.建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，引入加密技術(shù)。

在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)均分散于各個(gè)部門(mén)和人員，而會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來(lái)一定的威脅。如未經(jīng)授權(quán)的人員可以利用計(jì)算機(jī)輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，從而使得機(jī)密數(shù)據(jù)被泄露。而嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學(xué)就是在破譯和反破譯的過(guò)程中發(fā)展起來(lái)的。加密算法就是用基于數(shù)學(xué)計(jì)算方法與一串?dāng)?shù)字(密鑰)對(duì)普通的文本(信息)進(jìn)行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進(jìn)行加密，接收方收到消息后對(duì)其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過(guò)程。

3.建立授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。

根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對(duì)不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責(zé)，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中肩負(fù)不同的責(zé)任，同時(shí)，同級(jí)崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點(diǎn)，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

會(huì)計(jì)電子檔案管理存在的問(wèn)題是什么：

1.會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒(méi)有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。沒(méi)有建立專門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

3.對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差多數(shù)企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忽視了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能，從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門(mén)缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

4.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺(jué)的情況下被修改，因此在沒(méi)有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。同時(shí)由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。