會計電算化會計建立了一套新的會計資料檔案。傳統(tǒng)會計檔案包括原始憑證、記帳憑證、日記帳、明細帳、總帳以及報表。一個單位每個會計期間的會計檔案都要按一定的要求排列，連同各種附件定期加具封面，裝訂成冊，耗費了大量的時間和空間，查找十分不便，又易于毀壞。原來的老會計人員現(xiàn)在應該還記得每到月初報表出來以后，還有一項重要的工作要做—裝訂憑證，雖然美其名曰：活動筋骨，但穿孔打眼，飛針走線，也夠難為我們的會計人員了。等到年底，三大檢查團來檢查工作時，我們的會計人員還得在堆積如山的檔案庫中翻找憑證?，F(xiàn)在，隨著計算機在會計中的運用，這一切都成為歷史，電算化會計檔案都存放在軟盤或硬盤等設備中，這些設備的存貯密度，是以往任何一種會計檔案所不能比擬的，查詢速度快、檢索能力強，可以快速傳遞會計信息。其次，數(shù)據(jù)處理程序具有新的特點。電算化會計數(shù)據(jù)處理程序與傳統(tǒng)會計不同。在傳統(tǒng)會計中，針對企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理方式形成的特征，必須采用與之適應的不同的帳簿組織形式、記帳程序和記帳方法。而在電算化會計中，由于數(shù)據(jù)處理的精度高和速度快，可以采用一種統(tǒng)一的核算形式。而且由于計算機處理數(shù)據(jù)差錯的概率小，沒必要象傳統(tǒng)會計那樣，在數(shù)據(jù)處理過程中，進行各種核對，如帳帳核對、帳證核對、帳表核對?，F(xiàn)在的會計人員應該有過這種體驗：到了月底對帳時，為了幾分錢的差額而必須翻遍所有的憑證、帳冊。第三，記帳的含義不盡相同手工條件下，記帳指明細帳、日記帳、總帳由不同人員按照不同的科目，分別在不同的帳冊上加以記錄。這種重復而繁瑣的抄抄寫寫造成會計工作周期長，速度慢，效率低。電算化后，記帳僅是一個數(shù)據(jù)處理過程，通過記帳這一數(shù)據(jù)處理步驟，使被審核過的記帳憑證成為正式會計檔案，從“憑證臨時庫”轉移到“流水帳庫”中存放，記帳后的憑證不再允許修改，記帳的同時，對科目的發(fā)生額進行匯總，更新“科目余額，發(fā)生額庫”。而真正的帳冊，只有在需要時臨時從“流水帳庫”中把有關科目的經(jīng)濟業(yè)務分離出來，在屏幕上顯示或在打印機上打印。第四，會計信息的特點不盡相同。相對于傳統(tǒng)會計，電算化會計提供的信息具有速度快、質(zhì)量高、針對性強的特點。