會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質,使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計算機存儲方式,如磁盤、光盤等加快轉移。這大大提高了會計信息處理的質量和速度,有利于及時、準確、全面地為國家經濟社會發(fā)展和部門單位的經營管理提供可靠的財務會計信息。

什么是電子會計檔案管理：

1.會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統(tǒng)，會計電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據的脆弱性。如果不在數(shù)據安全方面加強管理，則數(shù)據丟失和毀損的可能性較之手工會計系統(tǒng)大大提高。[1]

2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關系。

3.會計電子檔案具有技術性。技術文檔主要是指與會計電子檔案的設計和使用密切相關的技術性文檔，解釋會計電子檔案的設計和運行情況。技術文檔主要分為開發(fā)性技術文檔和使用性技術文檔。開發(fā)性技術文檔主要描述會計電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設計情況。使用性技術文檔主要用來指導用戶對會計電子檔案系統(tǒng)進行操作、利用。

4.會計電子檔案控制的復雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計算機軟件控制、輸入數(shù)據的機內檢驗等。會計電子檔案系統(tǒng)控制技術的復雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結合。

電子會計檔案有什么保管原則：

1.會計電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業(yè)務發(fā)展的需要。[1]

2.嚴密的監(jiān)察。會計電子檔案保管的標準操作規(guī)程應要求對操作活動進行嚴密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。

3.應急規(guī)則。應制定適宜的計劃和規(guī)程來應對程序、文件和設備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數(shù)據文件標準控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數(shù)據文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規(guī)則。所有的文件均應由保管員在檔案室加以保管，并嚴格限制別人接觸文件。

會計電子檔案有什么保管要求：

1.建立嚴格的內部控制制度。

內部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工會計系統(tǒng)中沒有的控制內容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準確、可靠是內部控制的主要目的，內部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

2.建產嚴格的認證制度，引入加密技術。

在手工會計系統(tǒng)中，數(shù)據的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計電子檔案系統(tǒng)的突出特點是數(shù)據的處理和存儲的集中化，由此給數(shù)據安全帶來一定的威脅。如未經授權的人員可以利用計算機輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據，從而使得機密數(shù)據被泄露。而嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統(tǒng)。認證技術包括不同權限的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術的引入可有效保證數(shù)據的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學計算方法與一串數(shù)字(密鑰)對普通的文本(信息)進行編碼，產生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網絡或互聯(lián)網之前將消息進行加密，接收方收到消息后對其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作。

根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限，可設立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責，在會計電子檔案管理中肩負不同的責任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責應明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點，也不能出現(xiàn)職責的交叉和重復。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

會計電子檔案管理存在的問題是什么：

1.會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計檔案保護制度;從而影響會計檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

3.對會計電算化本身理解的偏差多數(shù)企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忽視了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關領導的重視，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，妨礙了電子文件、數(shù)據的歸檔。

4.會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。同時由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。