為了防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失和損壞，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份就成了一項(xiàng)非常重要的，必須經(jīng)常進(jìn)行的例行性基礎(chǔ)工作。 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份一般可分為日備份和月備份。 日備份屬于安全性備份。 在實(shí)踐中日備份常用的一種備份方法是所謂“祖父——父親——兒子”方法。這種方法同時(shí)保存三個(gè)更新的文件，其中“兒子”文件是最新?tīng)顟B(tài)的，它是由當(dāng)前業(yè)務(wù)文件更新“父親”文件產(chǎn)生的；同樣，“父親”文件是當(dāng)前業(yè)務(wù)文件更新“祖父”文件而生成的。這樣，如果“兒子”文件被毀或發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可以采用前推法恢復(fù)當(dāng)前文件，即根據(jù)“父親”文件和“父親”與“兒子”文件間隔期間的業(yè)務(wù)文件來(lái)重建“兒子”文件。可以看出，這種方式下，備份文件的保存期間是備份周期的三倍。如果每天備份一次，那么一套備份文件只能保存三天。 月備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)作為會(huì)計(jì)檔案資料保存。 確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份成功有幾個(gè)因素。 (1)必須使備份成為例行性的工作。許多計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理員往往認(rèn)為進(jìn)行日備份沒(méi)有必要，這種觀點(diǎn)是非常錯(cuò)誤的。這是目為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)很容易被有意或無(wú)意地破壞，如果沒(méi)有備份，會(huì)導(dǎo)致巨大損失 (2)需要把備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)扣管在安全可靠的地方。備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)、磁帶也會(huì)面臨失火、被盜等風(fēng)險(xiǎn)，因此，尋找一個(gè)安全的地方來(lái)保存?zhèn)浞莸拇疟P(pán)、磁帶等是必要的。 (3)要不斷地為備份做好記錄。在開(kāi)始備份前，準(zhǔn)備一個(gè)可登記；個(gè)循環(huán)的記錄作為備份日志，記錄備份執(zhí)行的日期、備份設(shè)備名、備份磁盤(pán)或磁帶的位置，并在日志中簽上備份人員的姓名。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份方法主要有： (1)使用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的備份功能進(jìn)行備份 絕大部分的會(huì)計(jì)軟件都有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份功能，利用會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)備份功能可以將計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上的憑證、科目、賬簿數(shù)據(jù)拷貝到軟盤(pán)或磁帶上予以保存。 (2)軟盤(pán)全盤(pán)備份(即副本) 軟盤(pán)全盤(pán)備份是將已備份到軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)再?gòu)?fù)制一份。 ①使用DISKCOPY命令進(jìn)行軟盤(pán)備份。使用DISKCOPY命令可以備份含有隱含文件的軟盤(pán)，并且備份之前，新盤(pán)可以不格式化，但它不能復(fù)制加密盤(pán)或有拷貝保護(hù)的軟盤(pán)，而且不能對(duì)硬盤(pán)使用該命令。另外，它拷貝的過(guò)程是按扇區(qū)進(jìn)行的，所以，兩張盤(pán)是完全一樣的內(nèi)容，因此，會(huì)導(dǎo)致引導(dǎo)病毒的傳染。 ②使用COPY命令進(jìn)行軟盤(pán)備份。使用COPY命令不能拷貝隱含的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件。所以，包含隱含會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的軟盤(pán)，要先解除隱含屬性，再拷貝，并且新盤(pán)先要格式化。COPY是按文件一個(gè)一個(gè)拷貝到新盤(pán)上的，所以不會(huì)復(fù)制BOOT區(qū)的內(nèi)容，即不會(huì)傳染引導(dǎo)型病毒。COPY命令也不能復(fù)制加密盤(pán)和拷貝保護(hù)的軟盤(pán)。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟件工具進(jìn)行備份。 (3)硬盤(pán)備份 ①使用DOS系統(tǒng)的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有數(shù)據(jù)文件或一部分?jǐn)?shù)據(jù)文件備份到軟盤(pán)上，也可以將指定日期以后的數(shù)據(jù)文件備份到軟盤(pán)上。用BACKUP命令進(jìn)行備份時(shí)應(yīng)注意：有些常駐內(nèi)存程序與BACKUP相抵觸，當(dāng)進(jìn)行備份時(shí)，最好不要安裝常駐內(nèi)存程序，在備份結(jié)束時(shí)，應(yīng)檢查有沒(méi)有備份到備份盤(pán)上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門(mén)的備份工具，使用它可以很方便地完成硬盤(pán)的備份工作。備份時(shí)，可以選擇備份整個(gè)系統(tǒng)或所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件，也可以備份部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件，在備份時(shí)，可以選擇是否要執(zhí)行壓縮。磁盤(pán)上存放的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)很容易被破壞。 導(dǎo)致磁盤(pán)信息被破壞的因素很多，按其破壞形式可分為物理性損壞和邏輯性損壞。 物理性損壞導(dǎo)致磁盤(pán)報(bào)廢，或部分介質(zhì)不可用。 邏輯性損壞對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)沒(méi)有破壞，只有存儲(chǔ)在其上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。 為了降低計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)存放會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)出現(xiàn)物理性損壞或邏輯性損壞時(shí)應(yīng)盡量采取措施恢復(fù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。 下面討論恢復(fù)的對(duì)策。 (1)磁盤(pán)物理性損壞的恢復(fù) 即使在非常好的環(huán)境下使用磁盤(pán)，也會(huì)因讀寫(xiě)磨損造成物理性損壞，甚至導(dǎo)致整盤(pán)報(bào)廢。磁盤(pán)最容易磨損或劃傷的是磁道，因?yàn)闊o(wú)論讀什么文件，均要讀取文件分配表和根目錄區(qū)中的信息。此外，則是磁盤(pán)數(shù)據(jù)區(qū)中的某一磁道被劃傷磁盤(pán)。磁道一旦物理性損壞，一般來(lái)說(shuō)，存儲(chǔ)在其上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)很難恢復(fù)。但有時(shí)也可用工具軟件NDD(NORTON DISKDOCTOR)修復(fù)軟盤(pán)0磁道劃傷。 當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)中的文件進(jìn)行讀寫(xiě)操作時(shí)，如果出現(xiàn)類似"GENERAI-FAILURE”、“SECTOR NOT FORND"、“UNRECVER—ABLE WRITE／READ DRROR ONDRIVE X TRACKXX，S1DESX'等這類提示信息，則說(shuō)明出現(xiàn)了格式化后新出現(xiàn)的壞扇區(qū)。如果需要保留全部的可以保留的數(shù)據(jù)，則可使用DOS命令RECOVER恢復(fù)含壞扇區(qū)的文件。該命令可恢復(fù)文本文件和數(shù)據(jù)文件。 (2)磁盤(pán)邏輯性損壞的恢復(fù) 邏輯性損壞的特點(diǎn)是磁盤(pán)介質(zhì)完好無(wú)損，只是所存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞。會(huì)計(jì)數(shù)提被損壞可分為永久性和邏輯性的。所謂永久性損壞，則表明會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)已造成原文件永久性損壞。例如，同文件名復(fù)蓋造成原文件永久性損壞。所謂邏輯性損壞，則表明會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)并沒(méi)有真正抹去，仍存在于磁性介質(zhì)上，只是抹去了表示某一存在的指針。例如，使用DOS中DEL或REASE所刪除的文件、文件復(fù)蓋、格式化、計(jì)算機(jī)病毒的破壞等。造成磁盤(pán)邏輯性損壞的常見(jiàn)原因有：文件刪除、FAT表混亂、根目錄被刪除等。 ①防止磁盤(pán)上存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)永久性損壞的措施 a．防止非法格式化。非法格式往往是由于誤用DOS的FORMAT命令引起的，所以，可以采用隱藏FDRMAT命令的方法來(lái)防止。 方法之一是在系統(tǒng)中不裝FORMAT命令。優(yōu)點(diǎn)是只要設(shè)有新的系統(tǒng)軟件的環(huán)境，就可防止格式化。 缺點(diǎn)是用戶進(jìn)行磁盤(pán)格式化不方便，但也可以通過(guò)使用Windows95、Windows98、PCTOOLS等軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)格式化的目的。 方法之二是既要保證使用方便，又要防止非法格式化。可通過(guò)把FORMAT、COM文件更名為用戶自己知道的格式，一般命令格式輸入格式命令FORMAT時(shí)，則系統(tǒng)不運(yùn)行，只有輸入更名后的命令時(shí)，才真正運(yùn)行。 方法之三是建立一個(gè)FORMAT．BAT批處理文件，把FORMAT．BAT更名隱藏，使得使用FORMAT．BAT命令只能對(duì)軟件進(jìn)行格式化，不能對(duì)硬盤(pán)進(jìn)行格式化。 B．防止磁盤(pán)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件被刪除、修改、復(fù)蓋。 方法之一是用DOS或Windows95把文件設(shè)置為只讀。例如，用DOS的ATTRlB命令把所有DBS文件設(shè)置為只讀，可用命令TTRIN+*．DBF設(shè)置為只讀屬性，是防止文件無(wú)意被DOS命令刪除、更名或覆蓋的較好方法，然而設(shè)置為只讀的文件可用PCTOOLS等工具軟件更名、刪除。 方法之二是通過(guò)對(duì)文件名和子目錄名的加密防止文件被非法刪除。例如，使用不可識(shí)別的半個(gè)漢字作為子目錄名，但仍可用PCTOOLS更名來(lái)破譯。 ②磁盤(pán)上存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被損壞后的恢復(fù) a．使用備份恢復(fù)。方法之一是利用會(huì)計(jì)軟件提供的恢復(fù)功能將備份的文件恢復(fù)到硬盤(pán)上。方法之二是使用COPY命令恢復(fù)該備份的原文件。例如，當(dāng)硬盤(pán)中某一文件被損壞時(shí)，則可以從備份軟盤(pán)把該文件重新拷貝到硬盤(pán)中。方法之三是用RESTORE命令恢復(fù)用BACKUP備份的文件。 b．使用RECOVER命令恢復(fù)根目錄區(qū)中的內(nèi)容。當(dāng)根目錄區(qū)受損時(shí)，則無(wú)法用DOS命令列出文件目錄。一般情況下，由于FAT表有兩個(gè)一樣的備份，即使壞了一個(gè)FAT表，也可以使用另一FAT表。因此，當(dāng)目錄無(wú)法列出，則可用RECOVER命令來(lái)恢復(fù)。例如，把待恢復(fù)的盤(pán)插入B驅(qū)動(dòng)器，鍵人RECOVER B：，則在B盤(pán)根目錄中建立FLLEnnnn．REC這類文件，對(duì)FLLEnnnn．REC這類文件使用PCTOOLS進(jìn)行檢查，使用RENAME命令把這些恢復(fù)文件進(jìn)行更名。 c．恢復(fù)被誤刪除的文件。在用戶作了RORMAT或DELETE的錯(cuò)誤操作時(shí)，只要及時(shí)運(yùn)用UNFORMAT或UNDELETE命令就可能挽回錯(cuò)誤，防止被誤格式化或被誤刪除所造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。隱含屬性，再拷貝，并且新盤(pán)先要格式化。COPY是按文件一個(gè)一個(gè)拷貝到新盤(pán)上的，所以不會(huì)復(fù)制BOOT區(qū)的內(nèi)容，即不會(huì)傳染引導(dǎo)型病毒。COPY命令也不能復(fù)制加密盤(pán)和拷貝保護(hù)的軟盤(pán)。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟件工具進(jìn)行備份。 (3)硬盤(pán)備份 ①使用DOS系統(tǒng)的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有數(shù)據(jù)文件或一部分?jǐn)?shù)據(jù)文件備份到軟盤(pán)上，也可以將指定日期以后的數(shù)據(jù)文件備份到軟盤(pán)上。用BACKUP命令進(jìn)行備份時(shí)應(yīng)注意：有些常駐內(nèi)存程序與BACKUP相抵觸，當(dāng)進(jìn)行備份時(shí)，最好不要安裝常駐內(nèi)存程序，在備份結(jié)束時(shí)，應(yīng)檢查有沒(méi)有備份到備份盤(pán)上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門(mén)的備份工具，使用它可以很方便地完成硬盤(pán)的備份工作。備份時(shí)，可以選擇備份整個(gè)系統(tǒng)或所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件，也可以備份部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件，在備份時(shí)，可以選擇是否要執(zhí)行壓縮。