編制會(huì)計(jì)檔案
尹才寶貝
哈亮亮魔人
會(huì)計(jì) 檔案 的管理有哪幾個(gè)方面?
會(huì)計(jì)檔案的管理包括造冊(cè)歸檔、制定使用及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴(yán)格履行銷(xiāo)毀手續(xù)等方面。
各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理 制度 ，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
會(huì)計(jì)檔案的管理工作主要包括以下幾個(gè)方面：
1、造冊(cè)歸檔
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
2、制定使用及借閱手續(xù)
各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度，應(yīng)設(shè)置“會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿”，用來(lái)登記查閱人、查閱日期、查閱理由、歸還日期等。
本單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管人員同意;外單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并出具正式 介紹信 。
3、遵守保管期限和履行銷(xiāo)毀手續(xù)
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。具體如?企業(yè)和建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案保管期限。
愛(ài)玩的小豬2007
對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待，努力做好。(1)會(huì)計(jì)憑證的整理。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。整理會(huì)計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類(lèi)。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類(lèi)五種。根據(jù)不同的種類(lèi)，按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒(méi)有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書(shū)針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會(huì)計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。(2)會(huì)計(jì)憑證的歸檔。首先，要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫(xiě)上“×年×月憑證”和案卷號(hào)。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。(3)會(huì)計(jì)賬簿的整理。年度終了，各種賬簿(包括倉(cāng)庫(kù)的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類(lèi)賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁(yè)賬按頁(yè)碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)賬簿)封面。會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫(xiě)全。(4)會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專(zhuān)人(一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月(季)度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會(huì)計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)報(bào)表)目錄，逐項(xiàng)寫(xiě)明報(bào)表名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。(5)其他會(huì)計(jì)資料的整理。其他財(cái)會(huì)資料，包括年(季)度成本、利潤(rùn)計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門(mén)，有的在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會(huì)部門(mén)保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來(lái)的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門(mén)保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門(mén)
tarrinbiubiubiu
會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)是會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制。
單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱(chēng)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。裝訂好保管一年，交由檔案部門(mén)繼續(xù)保管。
會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限
會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類(lèi)，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。單位合并的會(huì)計(jì)檔案本身分為很多種類(lèi)，其中，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保存30年，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，其他會(huì)計(jì)資料則根據(jù)實(shí)際情況，為10年、30年或者永久保存。
夢(mèng)葉草2011
會(huì)計(jì)檔案整理步驟如下：（一）決算報(bào)表1、按“卷”整理。一冊(cè)（本）為一卷，編制一個(gè)檔號(hào)，檔號(hào)構(gòu)成：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。2、編頁(yè)號(hào)：以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3、填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊（1 ） 全宗名稱(chēng)：全宗名稱(chēng)相當(dāng)于立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)和會(huì)計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱(chēng)”要求一致。 （2）案卷題名：由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類(lèi)別。（3）起止時(shí)間：填寫(xiě)形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫(xiě)本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。（5 ）保管期限：按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫(xiě)該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。（6）全宗號(hào)、目錄號(hào)（7）案卷號(hào)：填寫(xiě)本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào)，在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開(kāi)。（8）盒號(hào)：暫不填。（9）填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類(lèi)別“會(huì)計(jì)檔案” →二級(jí)類(lèi)目“財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開(kāi)始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個(gè)頁(yè)號(hào)）→點(diǎn)保存。（二）會(huì)計(jì)賬簿1、有頁(yè)號(hào)的可不再另編頁(yè)號(hào)。2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào)，案卷號(hào)連續(xù)編。3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊(cè)賬簿）4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號(hào)不同。5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類(lèi)目選“會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)”.（三）會(huì)計(jì)憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)：每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處，沒(méi)有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。3、裝盒并填寫(xiě)：編號(hào)完成后，按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫(xiě)，填寫(xiě)方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。（1）單位名稱(chēng)：填寫(xiě)形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱(chēng)，必須用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。（2）會(huì)計(jì)憑證名稱(chēng)：填寫(xiě)能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱(chēng)，如：“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。（3） 時(shí)間：填寫(xiě)本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。（4） 起止時(shí)間：填寫(xiě)本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。（5） 歸檔時(shí)間：填寫(xiě)單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門(mén)向檔案部門(mén)移交會(huì)計(jì)檔案的年月。（6） 立卷人：填寫(xiě)整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫(xiě)該案卷的保管期限。（9）全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。（10） 目錄號(hào)：填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。（11）案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類(lèi)體系的最低一級(jí)類(lèi)目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。（12） 會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫(xiě)方法盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫(xiě)。4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級(jí)類(lèi)目選“會(huì)計(jì)憑證類(lèi)”，并錄入憑證起止號(hào)。
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