第三章會計(jì)電算化基本要求 一、會計(jì)電算化法規(guī)制度 《會計(jì)法》規(guī)定,使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的,其軟件及生成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告和其他會計(jì)資料必須符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定;會計(jì)賬簿的登記、更正應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定。按照《會計(jì)法》規(guī)定,財(cái)政部制定并發(fā)布了《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計(jì)檔案管理辦法》等一系相關(guān)國家統(tǒng)一的會計(jì)制度。對單位使用會計(jì)核算軟件、軟件生成的會計(jì)資料、采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、電算化會計(jì)檔案保管等會計(jì)電算化工作作出了具體規(guī)范。 二、會計(jì)核算軟件的要求 (一)會計(jì)核算軟件的基本要求 根據(jù)《會計(jì)法》和國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定,會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求: (1)會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定,保證會計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,有利于提高會計(jì)核算工作效率。 (2)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度的規(guī)定劃分會計(jì)期間,分期結(jié)算賬目和編制會計(jì)報(bào)表。 (3)會計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文,可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。 (4)會計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。 (5)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581—《信息技術(shù)—會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。 (6)會計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi),不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。 (7)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。 (8)單位修改、升級正在使用的會計(jì)核算軟件,改變會計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境,應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。 (9)會計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。 (二)會計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求 (1)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具備以下初始化功能: ①輸入會計(jì)核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料,包括總分類 會計(jì)科目和明細(xì)分類會計(jì)科目名稱、編號、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等; ②輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項(xiàng); ③選擇會計(jì)核算方法,包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價方法、成本核算方法等。會計(jì)核算軟件對會計(jì)核算方法的更改過程,在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄; ④定義自動轉(zhuǎn)賬憑證,包括會計(jì)制度允許的自動沖回憑證等; ⑤輸入操作人員崗位分工情況,包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等; ⑥提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。 (2)應(yīng)當(dāng)具備輸入記賬憑證的功能。 (3)對記賬憑證編號的連續(xù)性應(yīng)當(dāng)進(jìn)行控制。 (4)下列數(shù)據(jù)輸入應(yīng)有必要的提示功能: ①正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù); ②以編號形式輸入會計(jì)科目的,應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計(jì)科目名稱; ③正在輸入的記賬憑證中的會計(jì)科目借貸雙方金額不平衡,或沒有輸入金額,應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行; ④正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目,或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的,應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行; ⑤正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的,應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行。 (5)對已經(jīng)輸入但未登記會計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證,應(yīng)提供修改和審核的功能,審核通過后,不能再對機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。 (6)對同一張記賬憑證,應(yīng)當(dāng)對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。 (7)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正,紅字可用負(fù)號“-”表示。 (8)采用直接輸入原始憑證由會計(jì)核算軟件自動生成記賬憑證的,在生成正式機(jī)內(nèi)記賬憑證前,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。 (9)由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計(jì)憑證數(shù)據(jù)的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。 (三)會計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求 (1)應(yīng)當(dāng)具有對機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢的功能。 (2)應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定的內(nèi)容和格式打印輸出機(jī)內(nèi)原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、會計(jì)報(bào)表。 (3)總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代。 (4)在保證會計(jì)賬簿清晰的條件下,計(jì)算機(jī)打印輸出的會計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少。 (5)對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶,會計(jì)軟件可以提供會計(jì)賬簿的滿頁打印輸出功能。 (四)會計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求 (1)應(yīng)當(dāng)具有根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。 (2)應(yīng)當(dāng)具有自動進(jìn)行銀行對賬并自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表的功能。 (3)應(yīng)當(dāng)具有機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。 (4)結(jié)賬前,應(yīng)當(dāng)自動檢查本期輸入的會計(jì)憑證是否全部登記入賬,全部登記入賬后才能結(jié)賬。 (5)結(jié)賬后,不允許再輸入上一會計(jì)期間的會計(jì)憑證。 (6)應(yīng)當(dāng)具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度規(guī)定的會計(jì)報(bào)表功能。對于根據(jù)機(jī)內(nèi)會計(jì)賬簿生成的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù),會計(jì)軟件不能提供直接修改功能。 (7)應(yīng)當(dāng)具有確保會計(jì)數(shù)據(jù)安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功能。 三、會計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求 會計(jì)電算化崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)核算軟件的工作崗位,一般可分為以下基本崗位: (1)電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作。 (2)軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。 (3)審核記賬。負(fù)責(zé)對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,對打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。 (4)電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)。 (5)電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。此崗位可由會計(jì)稽核人員兼任。 (6)數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。此崗位可由主管會計(jì)兼任。 上述電算化會計(jì)崗位中,軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。會計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成,平時根據(jù)人員的變動可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限,無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。 四、計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求 (1)配有適用的會計(jì)軟件,并且計(jì)算機(jī)與手工進(jìn)行會計(jì)核算雙軌運(yùn)行3個月以上,計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致,且軟件運(yùn)行安全可靠。 (2)配有專用的或主要用于會計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)終端。 (3)配有與會計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員,其中上機(jī)操作人員已具備會計(jì)電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能,取得財(cái)政部門核發(fā)的有關(guān)培訓(xùn)合格證書。 (4)建立健全內(nèi)部管理制度,包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會計(jì)檔案管理制度、會計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。 五、會計(jì)電算化檔案的基本要求 (1)采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。 (2)會計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù),以及打印輸出的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。 (3)系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。 (4)會計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定,并由專人負(fù)責(zé)。 (5)對會計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點(diǎn)。 (6)對采用存儲介質(zhì)保存的會計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。對會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序,保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。