一、建立新賬套

在使用系統(tǒng)之前，首先要建立本單位的賬套。

（一）操作流程。

登錄系統(tǒng)管理，如圖3-2-1所示。

圖3-2-1

（二）登錄系統(tǒng)管理后，顯示如下界面，如圖3-2-2所示。

（三）點擊【系統(tǒng)（S）】菜單下的【注冊】，系統(tǒng)將彈出如圖3-2-3。

（四）在“操作員”處輸入“admin”，在“密碼”處輸入操作員admin的密碼，即可以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入系統(tǒng)管理。注冊成功后，在圖3-2-2中點擊菜單【賬套】，選擇【建立】，進入建立新單位賬套的功能，顯示創(chuàng)建賬套輸入界面。界面如圖3-2-4。

圖3-2-2

圖3-2-3

圖3-2-4

操作步驟如下：

第一步：輸入新建賬套信息，用于記錄新建賬套的基本信息，界面中的各欄說明如下：

◆ 已存賬套：系統(tǒng)將現(xiàn)有的賬套以下拉框的形式在此欄目中表示出來，用戶只能參照，而不能輸入或修改。其作用是在建立新賬套時可以知道已經存在的賬套，避免在新建賬套時重復建立。

◆ 賬套號（A）：用來輸入新建賬套的編號，可輸入3個數(shù)字（只能是001-999之間的數(shù)字，而且不能是已存賬套中的賬套號）。

◆ 賬套名稱（N）：用來輸入新建賬套的名稱，作用是標識新賬套的信息（一般用單位名稱來標識），用戶必須輸入?？梢暂斎?0個字符。

◆ 賬套路徑（P）：用來輸入新建賬套所要被保存的路徑，用戶必須輸入，可以參照輸入，但不能是網絡路徑中的磁盤。點擊參照圖標，彈出“賬套存放路徑”對話框，如圖3-2-5所示，選擇適宜的驅動器和目標文件夾，系統(tǒng)按選擇的存放路徑存放賬套數(shù)據(jù)。

圖3-2-5

◆ 啟用會計期（Y）：輸入新建賬套被啟用的日期，必須輸入。

因為單位的實際核算期間可能和正常的自然日期不一致，所以系統(tǒng)提供此功能進行設置。用戶在輸入“啟用會計期”后，用鼠標點擊圖3-2-4界面的【會計期間設置】按鈕，彈出“會計日歷-建賬”界面，如圖3-2-6所示。系統(tǒng)根據(jù)前面“啟用會計期”的設置，自動將啟用月份以前的日期標識為不可修改部分，而將啟用月份以后的日期標識為可以修改部分。用戶可以任意設置（建議按照自然日期設置）。

◇ 是否集團賬套：只有“集團賬套”，才允許啟用“集團財務”系統(tǒng)，如果是“集團賬套”，不允許啟用總賬模塊。非企業(yè)集團不選擇此項。

圖3-2-6

輸入完成后，點擊【下一步（＞）】按鈕，進行第二步設置。

第二步：輸入單位信息。用于記錄本單位的基本信息，包括單位名稱、單位簡稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、稅號、備注等信息。其中單位名稱必須輸入，其他信息可輸可不輸，界面如圖3-2-7所示。

第三步：輸入核算信息。用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼、本位幣單位、賬套主管、行業(yè)性質、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預置科目等信息。界面如圖3-2-8所示。

圖3-2-7

◆ 本幣代碼（C）：用來輸入新建賬套所使用的本位幣代碼，例如“人民幣”的代碼為RMB。

◆ 本幣名稱（M）：用來輸入新建賬套所使用的本位幣名稱，必須輸入。

◆ 企業(yè)類型（Y）：用戶必須從下拉框中選擇輸入與自己企業(yè)類型相同或最相近的類型（該版本選擇“工業(yè)”）。

◆ 行業(yè)性質（K）：用戶必須從下拉框中選擇輸入本單位所處的行業(yè)性質。用友 U8 軟件提供新會計制度科目、工業(yè)企業(yè)、商品流通、旅游飲食、施工企業(yè)、外商投資、鐵路運輸、對外合作、房地產、交通運輸、民航運輸、金融企業(yè)、保險企業(yè)、郵電通信、農業(yè)企業(yè)、股份制、地質勘探、普通事業(yè)、科學事業(yè)、醫(yī)院、建設單位、種子、國家物資儲備、中小學校、高校、行政、社會保險-醫(yī)療、社會保險-失業(yè)、社會保險-養(yǎng)老、社會保險-其他、律師行業(yè)、中國鐵路、醫(yī)藥等不同性質的行業(yè)。請選擇適用本單位的行業(yè)性質，執(zhí)行事業(yè)單位會計制度的單位可以選擇“普通事業(yè)”，執(zhí)行地勘單位會計制度的單位可以選擇“地質勘探”。這為下一步是否“按行業(yè)性質預置科目”確定行業(yè)范圍，系統(tǒng)會根據(jù)用戶的選擇預制一些行業(yè)特定的報表。

圖3-2-8

◆ 賬套主管（H）：用來確認新建賬套的賬套主管，用戶只能從下拉框中選擇輸入。

◆ 按行業(yè)性質預置科目（S）：該欄目為復選框，如果用戶希望采用系統(tǒng)預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則在該欄目前打勾，進入總賬模塊后，會計科目由系統(tǒng)自動設置；如果不選，則由用戶自己設置會計科目（建議選擇）。

第四步：輸入基礎信息選項。界面如圖3-2-9所示。

圖3-2-9

◆ 存貨是否分類（V）：如果單位的存貨較多，且類別繁多，可以在存貨是否分類選項前打勾，表明要對存貨進行分類管理；如果單位的存貨較少且類別單一，可以選擇不進行存貨分類。

◆ 客戶是否分類（C）：如果單位的客戶較多，且希望進行分類管理，可以在客戶是否分類選項前打勾，表明要對客戶進行分類管理；如果單位的客戶較少，可以選擇不進行客戶分類。

◆ 供應商是否分類（P）：如果單位的供應商較多，且希望進行分類管理，可以在供應商是否分類選項前打勾，表明要對供應商進行分類管理；如果單位的供應商較少，可以選擇不進行供應商分類。

◆ 如果單位有外幣業(yè)務，可以在此選項前打勾；否則可以不選擇此項。

第五步：用鼠標點擊【完成（F）】選項，系統(tǒng)將彈出如圖3-2-10。

圖3-2-10

點擊【是（Y）】，完成新建賬套的創(chuàng)建，進入編碼方案。

（五）設置編碼方案

為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，系統(tǒng)可以對基礎數(shù)據(jù)的編碼進行分級設置?？煞旨壴O置的內容有：科目編碼、部門編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、結算方式編碼、貨位編碼、收發(fā)類別編碼、設備檔案、責任中心分類檔案、項目要素分類檔案、客戶權限組、供應商權限組、存貨權限組等。編碼級次和各級編碼長度的設置將決定用戶單位如何編制基礎數(shù)據(jù)的編號，進而構成用戶分級核算、統(tǒng)計和管理的基礎，由于國土資源地質調查項目經費支出核算對費用類科目至少要求四級，其余兩級可以利用輔助功能滿足，因此，建議“科目編碼級次”最好設到第六級；由于利用“部門核算”功能設置“工作手段”，建議部門編碼級次最好設到二級。分類編碼方案顯示如圖3-2-11。

（六）數(shù)據(jù)精度定義

設置完成分類編碼方案后，用鼠標單擊圖3-2-11 的【保存（S）】，然后單擊圖3-2-11 的【保存（X）】，進入下一步數(shù)據(jù)精度定義。

圖3-2-11

由于各用戶對數(shù)量、單位的核算精度要求不一致，為了適應各用戶的不同需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設置的數(shù)據(jù)精度主要有：存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單價小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位、換算率小數(shù)位、稅率小數(shù)位。用戶可根據(jù)單位的實際情況進行設置，系統(tǒng)默認是2位，最小可以設到6位，界面如圖3-2-12所示。

（七）系統(tǒng)啟用

設置完成數(shù)據(jù)精度定義后，用鼠標單擊圖3-2-12 的【確認】項，則系統(tǒng)自動彈出圖2-13，建議直接進行系統(tǒng)啟用的設置，如要直接進行下一步，則單擊圖3-2-13的【是（Y）】。

圖3-2-12

圖3-2-13

進入系統(tǒng)啟用界面，如圖3-2-14所示。

具體操作步驟如下：

第一步：選擇要啟用的系統(tǒng)，在方框內打勾（單位不使用或無需用的系統(tǒng)不要選，否則會造成總賬系統(tǒng)無法結賬）；

圖3-2-14

第二步：在啟用會計期間內輸入啟用的年、月；

第三步：根據(jù)系統(tǒng)提示按【確認】和【是（Y）】項，完成系統(tǒng)啟用設置后，按圖3-2-14菜單中的〖退出〗項，則完成整個新建賬套的設置。

二、建立年度賬

在使用會計電算化軟件時，用戶不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中可以存放多個年度的會計數(shù)據(jù)。這樣一來，對不同核算單位、不同時期數(shù)據(jù)的操作只需通過設置相應的系統(tǒng)路徑即可進行，而且由于系統(tǒng)自動保存了不同會計年度的歷史數(shù)據(jù)，對查詢利用歷史數(shù)據(jù)和對歷史數(shù)據(jù)的比較分析也顯得特別方便。年度賬的建立是在已有上年度賬套的基礎上，通過建立年度賬，自動將上個年度賬的基本檔案信息結轉到新的年度賬中。對于上年余額等信息需要在年度賬結轉操作完成后，由上年自動轉入下年的新年度賬中。

操作步驟如下：

第一步：用戶首先要以賬套主管的身份注冊，選定需要進行建立新年度賬套和上年的時間，進入系統(tǒng)管理界面。例如，需要建立002試用賬的2007新年度賬，此時就要注冊002賬套的2006年度賬。

第二步：用戶在系統(tǒng)管理界面單擊【年度賬】——【建立】菜單，進入建立年度賬功能。

第三步：系統(tǒng)彈出建立年度賬的界面，界面中有兩個欄目“賬套”和“會計年度”，都是系統(tǒng)默認，此時不能進行修改操作。如果需要調整，請點擊〖放棄〗按鈕操作重新注冊登錄選擇。用戶如果確認要建立新年度賬，點擊〖確定〗按鈕；如果放棄年度賬的建立可點擊〖放棄〗按鈕。如圖3-2-15所示。

圖3-2-15

對于建立年度賬的具體操作，這里不作詳細介紹，具體操作方法見購買軟件所附的說明手冊。