一、會計核算業(yè)務(wù)的整理購買了商品化會計核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會計核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計算機處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會計基礎(chǔ)工作較差的單位，會計工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會計軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會計核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時就規(guī)定好的，所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對對商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對單位會計核算業(yè)務(wù)進行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規(guī)定。二、記帳方法，程序的確定記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主要矛盾，因此計算機內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計算機的優(yōu)勢、作用，影響處理效率的提高。三、科目編碼方案的確定商品化會計核算軟件一般都對會計科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設(shè)置既要符合會計制度規(guī)定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規(guī)定要求。我國會計制度對工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財政部統(tǒng)一規(guī)定。在保證核算指標(biāo)統(tǒng)一性的前提下，可根據(jù)實際需要并征得同意對統(tǒng)一規(guī)定的總帳科目作必要的補充。至于明細科目，有的在國家制度中規(guī)定，有的則可根據(jù)企業(yè)管理需要由企業(yè)自行規(guī)定。在滿足會計核算和管理要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足會計核算的要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足管理要求；最后，科目設(shè)置應(yīng)滿足編制報表的需要。四、憑證、帳簿的規(guī)范化商品化會計核算軟件中，一般都規(guī)定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規(guī)定，都需對手工記帳憑證進行規(guī)范統(tǒng)一，以滿足計算機輸入需要。在會計核算軟件使用前，要確定哪些明細帳為數(shù)量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進行二次開發(fā)，或設(shè)立輔助明細帳以彌補軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實相符?？颇科谀╊~必須整理，同時還應(yīng)注意往來帳、銀行帳的清理。五、會計核算業(yè)務(wù)的規(guī)范化和方案確定這里，會計核算業(yè)務(wù)主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售核算業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規(guī)定，按分類折舊法計提折舊，使用計算機后完全可按單臺計提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應(yīng)盡量實現(xiàn)單臺折舊。材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規(guī)格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內(nèi)容基本上是統(tǒng)一的，只是在工資項目上有所差別，但隨著經(jīng)濟體制改革的深入，工資計算方法差別也越來越大，有計時、計件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。成本核算方法的確定，一要看企業(yè)生產(chǎn)特點，二要看企業(yè)管理要求。企業(yè)生產(chǎn)特點可分為大量生產(chǎn)、成批特產(chǎn)和單件生產(chǎn)。手工核算方法，一般都已考慮生產(chǎn)特點，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業(yè)管理的需要。成本核算方法一般都從計算產(chǎn)品成本出發(fā)，而對于成本控制、部門責(zé)任成本的核算與考核目標(biāo)成本的計算等很少考慮。隨著企業(yè)逐步走向市場，成為獨立的商品生產(chǎn)者，對于內(nèi)部管理的要求越來越高，成本計算除了滿足產(chǎn)品成本計算外，還要在成本過程控制、責(zé)任成本、目標(biāo)成本的考核方面發(fā)揮作用，因此在設(shè)計成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。系統(tǒng)試運行一、初始化工作它是指在系統(tǒng)運行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關(guān)帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關(guān)系統(tǒng)內(nèi)相對固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當(dāng)日或當(dāng)月發(fā)生的有關(guān)業(yè)務(wù)憑證輸入計算機后，就可以試運行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個步驟：（1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。（2）輸入有關(guān)核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù)，主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時費用定額等。（3）定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計算公式。初始化通俗的解釋是“前期準(zhǔn)備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務(wù)工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務(wù)初始化”。帳務(wù)初始化主要有以下三個方面的工作：（1）建立符合本單位財務(wù)管理要求的管理控制體系。（2）建立符合本單位核算要求的科目體系。（3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。在帳務(wù)初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財務(wù)人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務(wù)結(jié)構(gòu)體系等。二、建帳建帳功能要解決的主要問題是：⒈如何根據(jù)自己單位的業(yè)務(wù)情況建立科目核算體系。⒉如何建立帳簿，形成總帳、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。⒊根據(jù)本單位的核算要求或習(xí)慣確定憑證的分類方法。⒋進行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進行平衡校驗。⒌年終結(jié)轉(zhuǎn)工作。三、填制憑證在完成了科目設(shè)置、年初余額設(shè)置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進行諸如填制憑證、復(fù)核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項工作統(tǒng)稱為日常帳務(wù)工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務(wù)人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據(jù)軟件，應(yīng)考慮：（1）一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的？（2）填制一張憑證的步驟有哪幾步？（3）怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證？（4）怎樣在填制憑證時增加一個科目？（5）怎樣修改一張正在填制的憑證？（6）怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？（7）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進行復(fù)核，只有通過復(fù)核的憑證系統(tǒng)才應(yīng)允許登帳。銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。四、登帳主要包括：⒈憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。⒉記帳：將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應(yīng)的帳簿上去，同時產(chǎn)生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。⒊對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計=總帳貸方合計；②上級科目借方發(fā)生額總計=其下級所有科目借方發(fā)生額總計；上級科目貸方發(fā)生額合計=其下級所有科目貸方發(fā)生額合計。⒋結(jié)帳：當(dāng)本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應(yīng)信息。五、自動轉(zhuǎn)帳為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務(wù)實行自動轉(zhuǎn)帳。六、帳務(wù)數(shù)據(jù)的查詢與打印包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的帳務(wù)軟件。七、銀行對帳⒈銀行帳的初始化：將所有未與銀行對上帳的業(yè)務(wù)輸入到計算機中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進行對帳工作。⒉輸入銀行的對帳單。⒊銀行對帳：通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。⒋查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。⒌查詢銀行未達帳。⒍查詢單位未達帳。八、往來帳管理往來對帳就是要完成具有往來業(yè)務(wù)的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。一般包括：⒈往來明細帳定義⒉往來帳初始化⒊往來戶檔案管理⒋往來帳查詢與打印⒌往來對帳⒍對帳單的查詢與打?、吠鶃響粲囝~的查詢與打印九、日常管理一般包括如下功能：1.月結(jié)帳務(wù)數(shù)據(jù)做備份2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)3.操作人員管理4.查詢打印5.網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫管理等