電子會(huì)計(jì)檔案工作
張大羊羊
草莓天天見(jiàn)
張秀娟
(河南省有色金屬地質(zhì)礦產(chǎn)局)
一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理概述
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。財(cái)政部1996年6月30日頒布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中規(guī)定:
(1)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。
(2)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
(3)采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
(4)通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、目前電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
(1)電算化會(huì)計(jì)檔案本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多單位因?yàn)闆](méi)有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
會(huì)計(jì)電算化工作是一種無(wú)紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計(jì)算機(jī)的硬盤上，實(shí)際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生:一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，機(jī)器一旦出現(xiàn)故障，則部分賬務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。二是不少操作者對(duì)備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問(wèn)題就無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。
(2)會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。準(zhǔn)確、真實(shí)和安全是會(huì)計(jì)檔案的生命所在，是對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的最基本的要求。由于會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。然而在會(huì)計(jì)電算化條件下，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性就難以保證;再者，電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)?？梢?jiàn)，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復(fù)制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過(guò)期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容。
(3)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。一般會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)卻很匱乏，難以勝任用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作。他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開(kāi)機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外，對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少，一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí)，就束手無(wú)策，即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都做了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但一些從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員入門還是很慢，而且在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯(cuò)，可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。
四、電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題形成的原因
(1)對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差。我國(guó)電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí)，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說(shuō)建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，以及注冊(cè)自己的網(wǎng)站，根本沒(méi)能利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)提高企業(yè)運(yùn)作效率。
(2)尚未引起有關(guān)部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
(3)缺乏明確的規(guī)章制度。由于沒(méi)有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無(wú)序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來(lái)用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。從而只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
(4)電算化會(huì)計(jì)軟件升級(jí)快。由于會(huì)計(jì)電算化軟件近年來(lái)頻繁更換和升級(jí)，原相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件和文檔資料也容易出現(xiàn)不相兼容的情況，如果處理不當(dāng)這部分會(huì)計(jì)資料不僅得不到有效的保管和發(fā)揮應(yīng)有作用，同時(shí)也不符合內(nèi)部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理
1.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度
會(huì)計(jì)電算化檔案的管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會(huì)計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應(yīng)的管理制度。實(shí)施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的管理。基本方法是:
(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。會(huì)計(jì)相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。一般情況下，企業(yè)每一至兩年應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一次大的清理，發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞要進(jìn)行修補(bǔ)，而對(duì)磁性介質(zhì)檔案每年應(yīng)進(jìn)行一次復(fù)制，以防磁盤等介質(zhì)損壞造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后，將會(huì)計(jì)信息記錄在一次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長(zhǎng)(超過(guò)15年)，完全能夠滿足一般會(huì)計(jì)賬簿保管的需要而且一次刻錄后，光盤不再能重復(fù)擦寫，可以有效防止數(shù)據(jù)被非法修改或病毒破壞。
(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。要建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會(huì)計(jì)檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財(cái)務(wù)(檔案)室，財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
2.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ);同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國(guó)際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才，推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
同時(shí)，要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量聘用社會(huì)上的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。
3.重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會(huì)計(jì)檔案管理的理論基本問(wèn)題研究透徹了，會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo)，才能更符合實(shí)際工作的要求，更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)工作，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的效益原則。
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。
與此同時(shí)加大會(huì)計(jì)法規(guī)實(shí)施力度，強(qiáng)化單位負(fù)責(zé)人的第一負(fù)責(zé)人意識(shí)，增強(qiáng)法紀(jì)觀念，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，從而使會(huì)計(jì)違規(guī)違法行為無(wú)立足之地。
六、結(jié)論
電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。
參考文獻(xiàn)
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郭利萍.2002.電算化會(huì)計(jì)檔案制度的建立.
檸檸2015
要想形成會(huì)計(jì)憑證的電子檔案，那只能是把會(huì)計(jì)憑證一點(diǎn)點(diǎn)的輸入到財(cái)務(wù)軟件當(dāng)中，這樣的話就會(huì)形成電子檔案。
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1、建立財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房；2、參照國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及結(jié)合企業(yè)（部門）自身情況指定出有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度；3、明確會(huì)計(jì)檔案包含內(nèi)容，編制財(cái)務(wù)檔案明細(xì)登記表；4、專人專管、進(jìn)出（借、還）登記、按規(guī)定擺放或定期整理裝箱；5、有條件的對(duì)能掃描的原件建立電子文檔庫(kù)（PDF格式），方便查閱、減少原件的借閱；6、由IT部門協(xié)助對(duì)電子文檔庫(kù)設(shè)置共享權(quán)限級(jí)別。一、新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：第八條 同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:1、形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;2、使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;3、使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;4、采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;5、建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;6、形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。二、新《管理辦法》在會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案均進(jìn)行了相應(yīng)規(guī)定，主要包括：一是將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二是規(guī)定滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。四是要求電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
春雨蒙蒙a2015
如何開(kāi)展大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理工作檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)（一）提高辦公效率在傳統(tǒng)的檔案管理工作中大多數(shù)工作都會(huì)通過(guò)人力解決，導(dǎo)致所有的工作人員都承受著非常大的工作壓力，無(wú)論是資料的收集還是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人員工作的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)失誤，甚至可能會(huì)造成檔案丟失的情況，在進(jìn)行檔案記錄工作的過(guò)程中，部分工作人員可能會(huì)因?yàn)樽舟E問(wèn)題導(dǎo)致信息誤解情況，因此，曾經(jīng)的檔案管理工作是非常復(fù)雜、困難的，錯(cuò)誤出現(xiàn)的頻率較高。在將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作后，該項(xiàng)工作不僅流程變得更加簡(jiǎn)單，而且不管是收集檔案還是對(duì)檔案進(jìn)行分類等都得到了簡(jiǎn)化，讓工作人員的檔案管理工作變得更加輕松，并且還有效提高了工作效率。（二）方便資源共享傳統(tǒng)檔案管理工作中對(duì)檔案進(jìn)行查閱是十分復(fù)雜的一件事，要求工作人員對(duì)檔案進(jìn)行逐個(gè)查找，很難在短時(shí)間內(nèi)就找到一個(gè)文件，工作內(nèi)容復(fù)雜且困難，因此信息查閱工作頻率非常低，所以信息共享也很難實(shí)現(xiàn)，許多信息都因?yàn)椴檎依щy而不能發(fā)揮任何作用，是十分浪費(fèi)的。在使用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作中，可以把所有檔案按照不同種類分別進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案管理變得更加系統(tǒng)，檔案管理中的各項(xiàng)工作都變得更加簡(jiǎn)單了，人們能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上獲取需要的文件，對(duì)各種信息數(shù)據(jù)都可以非?？斓墨@得，實(shí)現(xiàn)資源共享。（三）有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員有時(shí)需要向個(gè)別部門傳遞他們所需要的文件，傳統(tǒng)的文件傳遞大多是使用郵政系統(tǒng)，需要消耗很長(zhǎng)時(shí)間，而且可能會(huì)受到多種突發(fā)因素的影響，引起各種事故，比如文件丟失或損壞等，因此這是非常危險(xiǎn)的一個(gè)選擇，會(huì)給各部門的工作都造成非常大的影響。在使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作后文件傳遞則變得十分簡(jiǎn)單，可以直接使用網(wǎng)絡(luò)向?qū)Ψ竭M(jìn)行傳遞，不僅速度快，而且安全性更高。創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑（一）建立健全檔案規(guī)范體系要想在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個(gè)健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。（二）提供技術(shù)支撐信息化的檔案管理工作必須要有更多先進(jìn)技術(shù)的幫助，技術(shù)是進(jìn)行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在APP上進(jìn)行工作，要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用開(kāi)發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進(jìn)的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，保護(hù)他們的身體健康。（三）對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新我們需要更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問(wèn)題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進(jìn)行管理，并且能夠應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題和困難，達(dá)到更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準(zhǔn)確的保存。在實(shí)際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學(xué)會(huì)熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的水平。
愛(ài)吃糖z
電子會(huì)計(jì)檔案的基本質(zhì)量要求： ①形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸； ②使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序； ③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系； ④采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改； ⑤建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響； ⑥形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
優(yōu)質(zhì)會(huì)計(jì)資格證問(wèn)答知識(shí)庫(kù)