資料員具體工作 1．工程資料的收集 (1)資料員收集工程資料必須及時，必須保持與實際施工進度同步。 (2)市政工程建設資料管理必須納入項目管理的程序中。資料員應參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會、項目管理人員工作會議等，及時掌握施工管理信息、便于對資料的管理和監(jiān)控。 (3)資料員對收集到的資料應認真審核；不符合規(guī)定的，應返回施工單位予以修改或重做。 (4)對分包單位必須提供的施工技術資料，從項目經(jīng)理、技術主管到資料員應嚴格把關，所提供的資料不符合要求的，不預結算工程款(包括對供貨單位)。 (5)資料員對收集到的資料應及時整理、立卷與歸檔。 2．工程資料分類與保管 (1)為保證市政工程資料管理的規(guī)范化、制度化和科學化，資料員應根據(jù)以下規(guī)定對資料進行分類： 1)按工程資料的歸檔對象進行劃分，如歸業(yè)主的資料應劃歸企業(yè)檔案。 2)按工程資料的內(nèi)容進行劃分。 3)按工程同類資料產(chǎn)生時間的先后順序劃分。 (2)市政工程資料的存放和保管方法根據(jù)布本單位的實際情況確定，并必須符合檔案管理的有關規(guī)定。 (3)市政工程檔案庫應按本單位檔案管理規(guī)定和要求建立，并報請本地檔案管理機構組織檔案管理驗收。 (4)工程檔案庫必須安全、清潔，并做到“六防”，即防火、防咨、防蟲、防霉、防塵和防光。 (5)市政工程資料應按相關規(guī)定移交、歸檔。項目通過竣工驗收后，一個月內(nèi)交企業(yè)檔案室；按有關規(guī)定和時限移交城建檔案館；按合同規(guī)定的時限提交業(yè)主。 (6)借閱工程資料時，必須履行相關手續(xù)，且不得損壞或遺失。 (7)工程資料的收回、銷毀按本單位和本地檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。 3．工程資料的登記 (1)工程資料收發(fā)登記。無論是收回文件，還是發(fā)放文件，資料員應對這些文件進行逐件登記，并備案，以便于管理。 (2)工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢后，由于工作的需要，單位領導或工作人員經(jīng)常需閱某件文件資料，資料員應建立資料登記角度，詳細列出閱文件的時間、供閱人、借閱目的及歸還日期。 (3)工程資料傳閱登記：在文件處理過程中，如文件份數(shù)少而需要多人閱處或須知照文件精神的人數(shù)較多，則需要傳閱文件，因此要建立文件傳閱登記制度。 4．工程資料的復印 (1)市政工程資料一般不得復印，但下列文件除外：非密級文件、投標標書、票據(jù)、憑證、少量一次性非常規(guī)表格等以及非復印不可，又具有應急性、單件性或少量性的其他資料。 (2)市政工程資料的復印由資料員統(tǒng)一管理；凡是受控文件不得擅自復印，必須復印應經(jīng)主管領導批準。 (3)需要復印的文件材料，有關部門應預先考慮其使用前景，適當增加白存數(shù)，避免臨時突擊復印。 (4)如單位另有復印部門，則工程資料復印前必須先填寫復印申請單，由部門負責人簽證，復印主管部門應同時作好記錄。未經(jīng)簽證的文件，復印部門可以拒印。 (5)如需轉發(fā)復印上一級單位文件，必須按有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，否則不得復印。密級文件復印須經(jīng)本單位主管領導批準。復印的文件如無批準證明，資料員可不予復印。 5．單位印章的管理 (1)印章是本單位對內(nèi)對外行使權利的憑證。使用本單位印章必須嚴格執(zhí)行上級的有關規(guī)定和印鑒管理規(guī)定。 (2)使用本單位印章必須登記齊全、完整，必須詳細登記用印時間、單位、用印人、批準人以及用印內(nèi)容等事項。 (3)印章都要有專人保管；印章使用必須符合用印范圍。除正常的業(yè)務報表外，凡需使用黨政印章者，必須經(jīng)黨政領導批準，未經(jīng)黨政領導批準的，印鑒管理部有權拒絕用印。第20頁 料進行分類： 1)按工程資料的歸檔對象進行劃分，如歸業(yè)主的資料應劃歸企業(yè)檔案。 2)按工程資料的內(nèi)容進行劃分。 3)按工程同類資料產(chǎn)生時間的先后順序劃分。 (2)市政工程資料的存放和保管方法根據(jù)布本單位的實際情況確定，并必須符合檔案管理的有關規(guī)定。 (3)市政工程檔案庫應按本單位檔案管理規(guī)定和要求建立，并報請本地檔案管理機構組織檔案管理驗收。 (4)工程檔案庫必須安全、清潔，并做到“六防”，即防火、防咨、防蟲、防霉、防塵和防光。 (5)市政工程資料應按相關規(guī)定移交、歸檔。項目通過竣工驗收后，一個月內(nèi)交企業(yè)檔案室；按有關規(guī)定和時限移交城建檔案館；按合同規(guī)定的時限提交業(yè)主。 (6)借閱工程資料時，必須履行相關手續(xù)，且不得損壞或遺失。 (7)工程資料的收回、銷毀按本單位和本地檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。