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檔案管理論文:加強基礎工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提 理基礎工作存在的主要問題分析 眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入?計算機 的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其充 分滿足計算機工作的技術要求。 那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面?一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多?二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍?三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用?四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)?五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的?六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題?！ 《嵭袠藴驶?、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平 從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作?！ ??全面普查案卷，去糟取精 這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。 2?重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化 將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。 3?結合本館實際規(guī)范著錄工作 著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進?！ ??統(tǒng)一分類號保證檢索查全率 計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理?！ ??規(guī)范題名保證檢索查準率 檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是?在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委?北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委?還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種?必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用?！ ×硗馕覀冞€利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎?！ ∪?、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程 在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作 不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果?！ ??分清輕重緩急，循序漸進 檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率?！ ??分級次著錄，省時省力 在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄?對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄?而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率?！ ??分門別類，充分利用檔案原基礎 對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引?而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度?！ ??用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率 “主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊?我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯?關鍵詞 進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如?擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”有人寫“基建”有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題?分屬關系 。 近年來我們在推進檔案管理現(xiàn)代化的進程中通過實行標準化、規(guī)范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實行計算機管理打下了扎實的基礎。 
★秘書公關利益素養(yǎng)與秘書工作★某某產(chǎn)品市場調(diào)查報告★成功公關活動的要素分析★秘書人員成就與秘書工作★秘書如何與領導相處★專業(yè)待寫論紋請加扣扣 壹舞六陸貳零伍★知識經(jīng)濟時代對秘書人員的要求★文學素養(yǎng)與秘書工作★2009年經(jīng)濟形勢對秘書就業(yè)的影響★語言表達能力與秘書工作★論秘書如何讓與領導相處★論秘書的保密工作★淺談秘書的溝通職能★秘書與領導的關系分析★淺析秘書應具備的知識和能力★秘書工作被動性與主動性關系之分析★上市公司董事會秘書的素養(yǎng)分析★現(xiàn)代秘書禮儀議★秘書的參謀作用談★論“朦朧詩”★論秘書的素養(yǎng)★從“人性”說秘書怎樣處理人際關系★論提高秘書素質(zhì)的方法與途徑★秘書的素質(zhì)優(yōu)化★秘書的人際交往與分析★論秘書如何讓與領導相處★秘書溝通與協(xié)調(diào)行工作的修煉★淺析現(xiàn)代秘書的職業(yè)道德和能力★淺析現(xiàn)代秘書應具備的知識和能力★信息社會對秘書人員的素質(zhì)要求★知識經(jīng)濟時代對秘書人員的素質(zhì)要求★知識經(jīng)濟時代對秘書人員的要求★論秘書的會務工作★信息社會對秘書人員的素質(zhì)要求★秘書的一份調(diào)查報告★淺論秘書的職業(yè)道德與協(xié)調(diào)藝術★成功公關活動的要素分析★淺論涉外秘書人員禮儀★情商在秘書工作中的作用及秘書情商培養(yǎng)對策研究★文學素養(yǎng)與秘書工作★秘書的人際交往之分析★新時期秘書人員的心理困惑及其調(diào)適★上市公司董事會秘書的素養(yǎng)分析★秘書人員成就與秘書工作★12汶川大的證給秘書工作帶來的啟示★淺析秘書應具備的知識和能力★秘書公關禮儀素養(yǎng)與秘書工作★秘書人際交往之分析★秘書公關禮儀素養(yǎng)與秘書工作★語言表達能力與秘書工作★新時期秘書工作發(fā)展趨勢之我見★知識經(jīng)濟時代對秘書人員的要求★文學素養(yǎng)與秘書工作★正確認識公關職業(yè)和公關市場★論現(xiàn)代秘書人員的信息素養(yǎng)★談秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化★論企業(yè)秘書的能力構成★論涉外秘書的知識—技能結構★淺析當前秘書工作所遇到的困境及對策分析★對我國秘書培養(yǎng)模式的思考★論文秘工作者的人格魅力★論情感交流在文秘工作的作用★中國秘書人員女性化的利與弊★論性別對秘書工作的影響★試論市場經(jīng)濟形勢下女性秘書的職業(yè)規(guī)劃★談秘書的性別差異與處事方法★“秘書腐敗”現(xiàn)象思考★論秘書的心理健康★論企業(yè)秘書人員的心理困惑及其解決辦法★現(xiàn)代秘書人才的法律意識★秘書的危機意識★秘書外在形象的塑造★論秘書增強社交能力的方法和技巧★論秘書辦公室工作中的處世技巧★談贈送與接受禮品的藝術★談辦公環(huán)境管理藝術★特殊接待禮儀舉要★試談秘書的善諫藝術★談談秘書工作中的文明禮儀★秘書涉外交往中的禮儀研究★淺析秘書的態(tài)勢語言★談差旅工作中秘書的職責★論企業(yè)秘書人員人際交往特點及基本原則★論秘書的“擋駕”藝術★論秘書的說話藝術★論秘書的社交語言★怎樣做好外資企業(yè)辦公室秘書★試論秘書在突發(fā)事件中的參謀作用★論秘書的公關能力★論秘書工作的適度原則★論秘書工作的創(chuàng)造性空間★秘書的參謀和助手身份淺析——以某某公司為例★基礎寫作對于秘書寫作的作用★文秘人員寫作能力的構成以及培養(yǎng)途徑★試析起草領導講話稿過程中的角色意識★論公文寫作中應注意的幾個問題★中國傳統(tǒng)公文的文種與語言特征★現(xiàn)階段商務文書的新發(fā)展★談談公文中的歧義問題★論公文寫作的求新與務實★應用文語言也應講究文采★論應用文語言的準確性★企業(yè)常用應用文質(zhì)量研究★論公文標題撰擬的技巧與方法★論正確選用公文文種的方法與技巧★論公文寫作的程式性★檔案管理中的幾個問題★檔案利用初探★如何積極利用檔案為現(xiàn)實服務★試論文書工作與檔案管理的關系★結合企業(yè)檔案室現(xiàn)有情況談談如何更合理的籌建一個企業(yè)檔案室★現(xiàn)代信息技術對檔案管理工作的影響★檔案利用工作中存在的問題及對策★電子檔案與檔案信息化建設★檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中的地位★電子檔案的整理與保管★聲像檔案及其管理★網(wǎng)絡時代的文書檔案管理★試論電子檔案的利與弊★某地（或某單位）辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢調(diào)查研究★時間安排與秘書工作——××案例給我們的啟示★設計一個參觀活動方案 ★設計一個大型會議會務工作接待方案★企業(yè)秘書隊伍素質(zhì)現(xiàn)狀調(diào)查★文秘專業(yè)學生就業(yè)情況調(diào)查★XX活動(大型會議、公關活動、慶典等)策劃方案★秘書工作藝術研究★“秘書腐敗”現(xiàn)象研究★論信息管理與秘書工作★論秘書調(diào)研的重要意義★公共關系危機處理的對策★論電子政務與政府秘書能力建設★論秘書工作的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化★辦公自動化與文秘工作★論秘書心理障礙及其調(diào)節(jié)★論文學修養(yǎng)與秘書語言★論性別對秘書工作的影響★論秘書人員的道德建設★秘書人員與文書檔案的關系研究★試論檔案的管理與利用★試論檔案資源的開發(fā)和利用★論檔案人員的素質(zhì)修養(yǎng)★檔案利用工作中存在的問題及對策★電子檔案與檔案信息化建設研究★互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策★聲像檔案及其管理研究★公文寫作與修辭研究★論古今秘書職能的異同與演變★論中國古代地方秘書機構和人員的歷史演變★古代公文大家研究★論秘書專業(yè)技能訓練★秘書工作發(fā)展趨勢研究★機關、企業(yè)秘書工作比較研究★會務工作研究★秘書素養(yǎng)與傳統(tǒng)文化研究★論中小企業(yè)秘書的禮儀修養(yǎng)★論公關理論在現(xiàn)代秘書工作中的運用
