英文商務(wù)書信的基本格式包括三種格式

1、 商務(wù)書信的格式(1) ：齊頭式

齊頭式（block?style）是一種簡便的商務(wù)書信格式，在齊頭式中，文件或信中的每個(gè)部分都從左邊界起頭。不同的部分——比如說不同的段落或地址——?jiǎng)t以空行的方式隔開。齊頭式很簡單，因此非常受歡迎。其主要格式如下：

段落齊頭：在齊頭式中，文件或信中的每個(gè)部分都從左邊界起頭。不同的段落之間要空行：不同的部分（比如說不同的段落，或商務(wù)書信中的地址），則以空行的方式隔開——

(1)?寄信人地址和收件人的地址之間：空三行(2)?稱呼與信件正文的第一段之間：空一行(3) 信件正文的段落之間：空一行(4)?大小標(biāo)題與隨后的段落之間：不空行

2、商務(wù)書信的格式(2)：改良齊頭式

改良齊頭式（modified?block style）結(jié)合了縮排式與齊頭式的特點(diǎn)，它看起來跟縮排式很像，而最大的不同，就是在改良齊頭式中：

①段落首行齊頭，新段落與左邊界齊頭（flush?left）。

②寄件人地址、日期、結(jié)尾敬辭和簽名都縮排，如同縮排式。改良齊頭式就跟齊頭式一樣，版面看起來清晰整齊，它是商務(wù)書信經(jīng)常使用的格式。

3、商務(wù)書信的格式(3)：縮排式

縮排式（indented?style）比其他通用的商務(wù)書信格式稍微復(fù)雜一些。縮排式是比較老式的商務(wù)書信格式，所以很多人都熟悉這種格式。在縮排式里，每個(gè)段落的首行要縮排，信件中某些其他部分也要縮排。

有些人覺得縮排式是商務(wù)書信最傳統(tǒng)的格式，但是也有些人覺得這種格式過時(shí)了。有些人覺得縮排式在頁面上看起來不是那么清晰，有時(shí)候要把縮排的地方上下對齊也不是那么容易，而其他的格式應(yīng)用起來通常比較簡單。

現(xiàn)在大家更喜歡采用其他新的格式，但是很多商務(wù)人士還是習(xí)慣使用縮排式。在商務(wù)書信中，縮排式的意思就是要縮排，要縮排的部分包括：

1) 段落的第一行2) 寄件人地址（return address）3) 寄件日期（date）4) 結(jié)尾敬辭（complimentary?close）5) 簽名（signature）

采用縮排式時(shí)，最重要的就是要前后一致，縮排最少要六格，要縮更多格也可以——只要每個(gè)段落縮排的距離都一樣。對于商務(wù)書信中的其他要素也一樣，重要的原則是縮排的距離一樣，彼此上下對齊。

① 段落的第一行要縮排

每個(gè)段落的首行都縮排，與正文的左邊界距離 1.5 厘米左右；這是最常見的縮排距離，但是大于 3.5 厘米的縮排也有人用。不同的公司對于怎么縮排、縮排多少可能有不同的習(xí)慣。關(guān)鍵就是要前后一致，也就是每段縮排的距離都一樣。要把段落縮排有幾種可行的做法：

可以按幾次空格鍵可以按一次tab 鍵也可以利用段落格式設(shè)定的功能

通常你會(huì)用 enter 鍵在段落之間多空一行，但是采用縮排式的商務(wù)書信，也可能在段落之間不空行。不過最重要的原則仍然是要前后一致。

② 商務(wù)書信中的其他部分縮排商務(wù)書信采用縮排式時(shí)，還有其他的部分也要縮排：寄件人地址、日期、結(jié)尾敬辭、簽名。這些部分的縮排方式，應(yīng)該從頁面的右半邊起頭，統(tǒng)一從頁面中線稍微往右的地方起頭。

商務(wù)書信介紹

商務(wù)書信就是公司寫給其他公司、客戶、顧客或合作伙伴的信件，其使用的語言比一般朋友之間的書信語言要正式，并以商業(yè)流程或商業(yè)交易等為主要內(nèi)容。

需要寫商務(wù)書信的情況

你會(huì)用商務(wù)書信與顧客、客戶、商業(yè)伙伴和其他公司進(jìn)行溝通。有些商務(wù)書信是“公司寫給公司”，有些則是不同公司個(gè)人之間的書信往來。

商務(wù)書信的格式，與學(xué)術(shù)寫作或創(chuàng)意寫作不同。通常一家公司會(huì)就所有的內(nèi)部文件和通信，采用一種固定的格式。如果你的公司已經(jīng)有固定的格式，那就按照公司的格式。

信的長度超過一頁時(shí)，安排格式

如果信的內(nèi)容比較長，會(huì)超過一頁，那就換一張紙繼續(xù)打下去，但是不要加入信頭，而是用空白、紙質(zhì)好的白紙。至于第二頁的格式要怎么安排，有幾種不同的做法，但是你至少都要在頁面頂端寫上收件人的姓名、頁數(shù)和日期，有些人還會(huì)加上參考文號(hào)或主旨。

你可以把所有這些信息都靠左對齊，或是把姓名靠左對齊，頁數(shù)打在中央，日期則靠右，然后空三行，繼續(xù)信的內(nèi)容。

擴(kuò)展材料

商務(wù)信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.

②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。

⑤對外國高級(jí)官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （復(fù)數(shù)為 Excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時(shí)，一般用 Your Highness (復(fù)數(shù)為 Highnesses)。商務(wù)信函信的正文（Body of the Letter）信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時(shí)，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P. S.表示補(bǔ)敘。

商務(wù)信函結(jié)束語（Complimentary Close）結(jié)束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個(gè)詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號(hào)。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定。

簽名（Signature）信末的簽名一般低于結(jié)束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號(hào)注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時(shí)知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務(wù)或頭銜

附件（Enclosure）信件若有附件，應(yīng)在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫出2（或3，4，5等）Encls.

再啟（Postscript, 縮寫為 P. S.）再啟部分用于補(bǔ)敘正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。

私人和公務(wù)信函--注意事項(xiàng)首先，寫信者應(yīng)設(shè)身處地想到對方，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣。

其次，英文信應(yīng)該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應(yīng)用盡可能少的文字表達(dá)其必須傳遞的信息，而且寫信者應(yīng)將其所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。

書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語。

最后，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，信中所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤.私人和公務(wù)信函--常用句式。