1.份號(hào)

　　份號(hào)是指公文印制份數(shù)的順序號(hào)，是將同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。并不是所有的公文都需要編制份號(hào)，《條例》規(guī)定：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。編制份號(hào)的目的是掌握公文的印制份數(shù)、分發(fā)范圍和對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀時(shí)，就可以對(duì)照份號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。

　　如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

　　2.密級(jí)和保密期限

　　秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的實(shí)效加以規(guī)定的說明。《條例》規(guī)定：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密和保密期限。如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如密級(jí)★1年。

　　3.緊急程度

　　緊急程度是指公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注特急、加急，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注特提、特急、加急、平急。

　　如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角;如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

　　4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志是公文版頭部分的核心，用套紅大字居中印在公文首頁上半部，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。字體要莊重、規(guī)范、美觀、大小適度(一般應(yīng)小于上級(jí)機(jī)關(guān)的字體大小)。

　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志主要有兩種形式：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字組成;二是也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前;如有文件二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

　　5.發(fā)文字號(hào)

　　發(fā)文字號(hào)是指黨政機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號(hào)。公文標(biāo)注發(fā)文字號(hào)，一可表明該公文出自什么單位，二可表明形成的時(shí)間及順序，便于公文的管理和統(tǒng)計(jì)，并可有效地利用發(fā)文字號(hào)進(jìn)行查詢檢索，同時(shí)方便公文引用，有利于提高公文處理工作的效率。

　　發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。如國發(fā)〔2012〕12號(hào)，國發(fā)是國務(wù)院機(jī)關(guān)代字，〔2012〕代表年份，12號(hào)是文件的發(fā)文順序號(hào)。其中發(fā)文字號(hào)中的機(jī)關(guān)代字應(yīng)由機(jī)關(guān)的辦公廳(室)統(tǒng)一編排，從機(jī)關(guān)和單位名稱中選取最有代表性的字，并注意名稱相近的單位機(jī)關(guān)代字不能重復(fù)或雷同。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)〔〕括入;發(fā)文順序號(hào)不加第字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加號(hào)字。

　　聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

　　6.簽發(fā)人

　　《條例》規(guī)定：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，主要目的是為了讓上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰對(duì)上報(bào)的公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。同樣，也是下級(jí)單位表示誰可以對(duì)上報(bào)的公文負(fù)責(zé)，以保證上報(bào)公文的及時(shí)辦理。

　　簽發(fā)人，由簽發(fā)人三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。簽發(fā)人三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。最后一個(gè)簽發(fā)人姓名應(yīng)與發(fā)文字號(hào)處在同一行并距紅色分割線4mm。